Le Secteur Administratif : Métiers, Compétences et Carrières

Le secteur administratif comprend les activités de gestion d'une entreprise ou d'un bureau du point de vue de l'organisation et de l'économie. Il rassemble différents professionnels : de ceux qui assurent un bureau organisé et efficace, c'est-à-dire les secrétaires, assistants administratifs, réceptionnistes, employés, responsables de bureau, jusqu'aux fonctionnaires, directeurs et membres du conseil d'administration qui gèrent un business complet.

Les professionnels qui travaillent dans les bureaux administratifs exercent donc différents rôles selon le poste qu'ils occupent au sein de l'organigramme de l'entreprise. Ils s'occupent de la saisie des données (data entry), des communications administratives et de l’archivage des documents d'entreprise. Ils veillent également aux nombreux dossiers bureaucratiques nécessaires à la gestion administrative des relations avec les clients et les fournisseurs, ainsi qu'à la gestion des ressources humaines (paies et contributions du personnel). Ils collaborent également à la rédaction du bilan et à la préparation des documents comptables.

Ceux qui ont des postes de managers de l'Administration coordonnent les services administratifs, comptables et financiers, et sont responsables du contrôle de la gestion pour ce qui est des transactions économiques de l'entreprise.

La formation requise pour les offres d'emploi dans le secteur de l'administration est très variée : pour les postes de niveau de base, un baccalauréat est souvent suffisant, tandis que pour les managers et fonctionnaires une maîtrise (par exemple en économie, droit ou sciences politiques) ou un master sont nécessaires, ainsi que des compétences approfondies dans le secteur de référence.

L'administration est un domaine d'importance stratégique pour tous les types d'organisation : petites et grandes entreprises, privées et publiques, bureaux publics et organisations sans but lucratif, indépendamment de leur appartenance, ont besoin de personnel aux compétences administratives solides.

Il existe en outre des sociétés de conseil aux entreprises, dans lesquelles travaillent des professionnels experts des différents aspects de l'administration et du contrôle de la gestion.

Les principales entreprises qui recrutent dans le secteur de l'administration sont les suivantes :

Certaines tendances de l'emploi sont communes à l'ensemble du secteur de l'administration, tout en tenant compte des différences qui peuvent caractériser les différentes branches de l'industrie et de l'administration publique.

Avant tout, le développement de la technologie a un impact sur les modalités de gestion des informations : de l’archivage numérique à l'utilisation des données massives et au développement d'applications de bureautique. Cela permet de rendre la gestion des données et des processus administratifs plus efficaces, et d'exécuter le travail plus rapidement et avec moins de personnel, en réduisant les frais. En conséquence, le nombre d'offres d'emploi diminue pour les employés administratifs génériques, mais la demande de professionnels experts en informatique et technologies numériques augmente.

En revanche, la complexité croissante et la globalisation de l'économie portent les entreprises à toujours avoir besoin de personnel administratif compétent et préparé, en mesure de les épauler dans les processus administratifs et dans la gestion des informations de nature économique, comptable et financière.

Chaque profil professionnel qui travaille dans le domaine administratif doit disposer de capacités spécifiques. Il est toutefois possible de définir certaines compétences qui sont transversales aux différents postes, des assistants administratifs aux secrétaires et aux dirigeants :

Capacités d'organisation et de planification

Toutes les professions de l'administration demandent de grandes capacités d'organisation : pour gérer en même temps les différentes tâches, recueillir un grand nombre d'informations en assurant une grande précision, exploiter au mieux les disponibilités du calendrier, etc. De plus, la capacité de planifier les activités afin d'être prêt pour les différentes échéances administratives et fiscales est également très importante.

Capacités de communication

Le personnel du secteur de l'administration travaille constamment en relation avec ses collègues et responsables, avec les autres services de l'entreprise, avec les clients et les fournisseurs. Les capacités de communication doivent donc être bien développées, qu'elles soient orales (en personne ou au téléphone) ou écrites, afin d'assurer la communication à un haut niveau professionnel et d'efficacité.

Compétences informatiques

Les processus administratifs sont de plus en plus souvent gérés à l'aide de la technologie : des logiciels de gestion d'entreprise, ou des programmes pour l'archivage électronique des documents. Avoir de bonnes compétences informatiques permet d'apprendre facilement à utiliser de nouveaux instruments numériques et d'améliorer son efficacité et sa compétitivité.

Administration - Fiches Métiers

Pour en savoir plus sur les métiers et sur les postes à pourvoir dans l'administration, lire les fiches métiers suivantes :