Une carrière d'assistant de gestion (fiche métier) - Comment devenir secrétaire de direction ?

L'assistant de gestion travaille aux côtés des dirigeants d'une entreprise dans la gestion quotidienne des activités. Il exerce principalement des fonctions de caractère administratif et organisationnel : il s'occupe de la gestion du planning d'un top manager, du courrier, de la rédaction des documents et de leur archivage.

Le rôle est également appelé personal assistant (PA) ou assistant personnel, secrétaire de direction, executive assistant, manager assistant.

Que fait un agent de gestion ?

L'assistant de direction n'est pas simplement une secrétaire de haut niveau, il s'agit plutôt du « bras droit » d'un manager, du directeur, d'un cadre, du PDG. Il facilite son travail en effectuant de nombreuses tâches quotidiennes qui peuvent être déléguées mais sont nécessaires au bon déroulement des activités, et il est le premier point de contact entre le manager et les autres personnes dans l'organisation de l'entreprise et à l'extérieur de celle-ci.

L'on pourrait dire que le PA travaille dans les coulisses afin d'assurer l'efficacité parfaite de son chef et de permettre au manager d'avoir plus de temps à consacrer aux affaires.

Avant tout, l'agent de gestion gère l'emploi du temps de son responsable, en prenant les rendez-vous, définissant les meeting et réunions, et en lui rappelant les échéances et ses obligations. Il organise les voyages, déplacements, déjeuners et dîners de travail, en faisant toutes les réservations nécessaires pour assurer la bonne exécution du déplacement (billets d'avion et de train, taxi, location de voiture avec conducteur, hôtels, restaurants, etc.). Il voyage parfois personnellement et accompagne le manager lors de ses déplacements dans le pays ou à l'étranger.

Le personal assistant s'occupe également de la gestion du courrier reçu et envoyé par son chef, transmet les appels téléphoniques, les courriels, répond aux demandes d'information, rédige les lettres et communications au nom de son supérieur, alimente les relations avec les partenaires, clients et fournisseurs.

Plus en général, il filtre les communications qui doivent arriver directement au manager, afin que celui-ci puisse se concentrer uniquement sur les plus importantes ou sur celles qui exigent son intervention personnelle.

Si elle occupe un poste à un guichet, la secrétaire de direction accueille les visiteurs et les introduit auprès de son supérieur en suivant les rendez-vous prévus.

Une executive assistant se charge également de la préparation de documents de différents types. Elle rédige par exemple les rapports et présentations pour les rencontres de son supérieur, rédige les procès-verbaux des réunions, prépare les discours et communiqués de presse, les textes institutionnels et promotionnels, remplit les formulaires et les dossiers bureaucratiques.

Selon ses compétences spécifiques, une assistante de direction peut être chargée de la rédaction des documents comptables et financiers (notes de frais, factures, rappels de paiement, etc.).

La secrétaire de direction est également responsable de l'archivage des dossiers et documents fiscaux et de la bonne gestion des bases de données et archives (sur papier et numériques).

Les fonctions concrètes d'une personal assistant peuvent varier en fonction de la taille et de l'organisation de l'entreprise, le niveau supérieur (président directeur général, directeur, senior manager, etc.), son domaine d'appartenance (ventes, marketing, production, administration, ressources humaines, etc.), mais surtout en fonction des requêtes et exigences personnelles du manager qu'elle assiste.

Une bonne assistante de direction doit savoir répondre à ses exigences ou, mieux encore, les anticiper.

Une executive assistant peut en effet être chargée des tâches les plus variées, comme rappeler les aspects liés à sa famille comme les anniversaires et fêtes, acheter des cadeaux et gadgets d'entreprise, faire des recherches en tous genres sur Internet, gérer l'inscription dans un club sportif ou à un cours de formation professionnelle.

Où travaille une assistante de direction ?

Le rôle d'assistante de direction est fréquent, surtout dans les entreprises et organisations de grande taille, comme les multinationales et les grandes entreprises dont l'organigramme est structuré et l'échelle hiérarchique complexe, où les managers ont besoin d'une secrétaire et assistante personnelle pour exercer au mieux leurs fonctions. Le poste de personal assistant ou d'assistante de direction est également répandu dans l'administration publique, dans les petites et moyennes entreprises et dans les cabinets médicaux, afin d'épauler efficacement les titulaires de l'activité.

Travaillant avec les managers et responsables de haut niveau, dont les journées sont bien remplies et l'emploi du temps chargé, la profession d'executive assistant demande d'excellentes capacités de multitasking et peut être stressante. En effet, tout tourne autour des exigences du chef, et l'assistante de direction doit savoir faire face à tous les problèmes de business (ou imprévus personnels) du manager de la meilleure manière possible.

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Les principales responsabilités et fonctions d'une assistante de direction sont les suivantes :

• Organiser le planning de son supérieur
• Gérer et filtrer le courrier, les appels téléphoniques et les visites
• Organiser les voyages, déplacements et réservations
• Rappeler à son chef ses rendez-vous et échéances
• Organiser des meeting, réunions et autres événements auxquels le manager doit participer
• Rédiger des textes et documents de différents types
• Gérer l'archivage et la conservation de la documentation

Il est généralement demandé aux candidats au poste de secrétaire ou d'assistante de direction d'avoir suivi une formation universitaire, bien que le bac soit puisse être suffisant pour accéder aux fonctions de premier niveau.

Les diplômes les plus appropriés pour entreprendre la profession d'executive assistant ou personal assistant sont un bac pro en gestion et administration, un BTS d'assistant de direction ou secrétariat de direction, ou une licence en gestion, comptabilité ou langues.

Il existe également des cours pour assistant de direction ainsi que des certifications qui fournissent toutes les compétences nécessaires en termes d'organisation, de relations humaines et de communication nécessaires au rôle d'executive assistant. Les cours traitent de thèmes tels que la communication écrite, verbale et téléphonique, la tenue d'archives et la gestion de la documentation, l'administration et la comptabilité, l'informatique (pour l'utilisation des technologies et logiciels spécifiques du travail de bureau).

Outre les diplômes, l'expérience à des poste de secrétariat et la connaissance de langues étrangères sont perçues de manière très positive : l'anglais des affaires est indispensable pour travailler avec les dirigeants et entrepreneurs, mais dans certains secteurs et contextes professionnels il peut également être utile de connaître des langues telles que l'allemand, le chinois, le russe ou l'arabe.

Les compétences caractéristiques qui distinguent une bonne assistante de direction sont les suivantes :

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion
• Compétences en communication verbale et écrite
• Excellentes capacités de gestion du temps et d'identification des priorités
• Capacités de médiation et de maîtrise de soi
• Capacité de travailler de manière indépendante
• Précision, efficacité et capacité de résoudre les problèmes
• Réserve, discrétion et courtoisie
• Excellent standing
• Résistance au stress
• Flexibilité et capacités de multitasking

L'on devient souvent assistant de direction après avoir acquis une expérience solide en tant que secrétaire, mais il est également possible d'accéder à ce poste en partant de rôles d'employé dans un secrétariat de direction.

Les personnes qui font preuve de fiabilité, d'efficacité et de capacité d'agir en synergie avec les managers peuvent par exemple faire carrière en allant travailler pour des multinationales prestigieuses, ou en devenant executive assistant de dirigeants et fonctionnaires de niveau de plus en plus élevé, jusqu'à arriver aux postes de direction générale (secrétaire de du président-directeur général ou personal assistant du CEO).

Les assistants de direction expérimentés peuvent également devenir virtual assistant ou assistant personnel en ligne. L'assistant personnel virtuel exerce les mêmes activités d'assistance des dirigeants qu'une assistante de direction, mais à distance.

La carrière de l'assistante de direction est indiquée pour les personnes qui disposent de grandes capacités d'organisation, d'excellentes capacités de multitasking et qui savent être à la fois proactives et discrètes, précises et flexibles.

Il s'agit d'un rôle stimulant, dans un environnement de travail très dynamique : une personal assistant exerce différentes activités afin de décharger les dirigeants de certaines activités et s'acquitte chaque jour de nouvelles tâches et nouveaux défis, en relation avec les principau décideurs de l'entreprise.

Il s'agit donc d'un rôle stratégique, auquel correspond une rémunération très intéressante, bien que la juste reconnaissance professionnelle ne soit pas toujours accordée aux assistantes de direction.

De plus, les offres d'emploi pour assistant de gestion sont nombreuses, dans une pluralité de secteurs, et les possibilités de carrière sont excellentes, parfois à l'étranger.

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