Office manager - Définition et fiche métier : travailler comme chef de bureau

Définition et fiche métier - Office manager

Office Manager - fiche métier, définition et description de poste

Le chef de bureau, également connu sous le nom d'office manager, est le responsable des activités d'un bureau : il gère les personnes, les fonctions et les ressources afin d'assurer son bon fonctionnement.

Mais quelles sont précisément les fonctions d'un chef de bureau ?

Dans son travail quotidien, l'office manager assure le bon fonctionnement de toutes les activités du bureau. Dans certains cas, il exerce personnellement les principales fonctions administratives, comme remplir les documents, gérer les dossiers bureaucratiques, saisir les données (data entry) et archiver les documents.

Le responsable du bureau veille également au plein respect des normes durant l'exécution des différentes opérations. Si un problème survient, de quelque type que ce soit, il est tenu de le résoudre le plus rapidement possible.

Il évalue les procédures en vigueur, définit les objectifs, priorités et échéances, et cherche de nouvelles manières d'organiser le flux de travail afin d'augmenter la productivité et l'efficacité. Dans des contextes de plus en plus informatisés, cela entend également vérifier la nécessité d'utiliser de nouveaux instruments ou d'implémenter des logiciels de gestion spécifiques.

L'office manager vérifie le travail du personnel du bureau et surveille son rendement grâce aux indicateurs de performances (KPI) définis selon les exigences et les politiques de l'entreprise. Dans un bureau commercial par exemple, les critères d'évaluation peuvent être le nombre de rendez-vous fixés et la quantité de ventes conclues.

En sa qualité de superviseur, le chef de bureau évalue la qualité du travail de ses préposés de manière équitable et efficace, en intervenant quand il relève des carences et de la place pour l'amélioration. Il motive les employés afin qu'ils fassent de leur mieux, les stimule par le biais de primes liées à l'atteinte de certains résultats, et il planifie les activités de formation selon les besoins.

D'autres activités du chef de bureau sont liées à la gestion du personnel : la sélection, l'embauche et le licenciement des employés, ainsi que la résolution de tous les litiges ou controverses entre les membres de l'équipe.

Office Manager - compétences clés

Mais ce n'est pas tout :

L'office manager alimente les relations avec les responsables des autres secteurs de l'entreprise, comme les ressources humaines et la direction générale, il organise les rencontres et réunions et prépare les rapports sur les activités et les résultats du bureau qu'il gère.

Il revêt également des fonctions liées à la gestion du budget affecté au bureau. Il veille par exemple à passer les commandes du matériel nécessaire aux activités administratives normales (comme le matériel de bureau, le papier et les consommables), contacte les fournisseurs et négocie les prix, les dates de livraison et les différents termes de l'achat. Il supervise l'entretien ordinaire des machines du bureau, envoie les demandes de réparation ou de remplacement des dispositifs endommagés.

Selon les contextes, le chef de bureau peut également être chargé de fonctions comptables, comme l'envoi des factures et la vérification du registre comptable.

Où travaille un office manager ?

Le chef de bureau travaille comme responsable dans un grand nombre de contextes différents : dans les entreprises, les cabinets, les organisations et organismes publics. En d'autres termes, partout où il y a un bureau à gérer : du bureau administratif au bureau technique, du bureau de presse et communication au bureau comptable, du bureau commercial au bureau du personnel, mais aussi le bureau de gestion des réservations, des retours, des réclamations, et bien d'autres encore.

Les fonctions spécifiques d'un office manager varient largement en fonction de la taille et du secteur de l'établissement où il travaille, et du fait qu'il s'agisse d'un bureau au contact du public (front office) ou non (back office).

Autres noms pour cette profession : Chef de Bureau

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Office manager - Tâches et fonctions

Office Manager - tâches et responsabilités

Voici les activités du chef de bureau :

  • Gérer et organiser le travail dans le bureau
  • Planifier et surveiller le flux de travail
  • Vérifier que les processus respectent les normes en vigueur
  • Proposer des améliorations des procédures de l'entreprise
  • Gérer le budget du bureau
  • Superviser le personnel
  • Évaluer les performances et la qualité du travail de ses préposés
  • Coordonner le maintien des archives et bases de données
  • Veiller aux relations avec les responsables des autres secteurs de l'entreprise

Comment devenir chef de bureau ? Formation et qualités requises

Formation Office Manager

Il n'existe aucun parcours spécifique pour devenir chef de bureau. Plutôt que considérer la formation, les entreprises tendent à sélectionner les office manager parmi leurs employés. L'expérience directe du travail dans les différents bureaux à gérer est en effet la meilleure formation pour devenir un chef de bureau efficace. Ainsi, les candidats au rôle de chef d'un bureau administratif sont un employé administratif, un assistant ou une secrétaire qui travaillent déjà dans le contexte et expert de toutes les activités du bureau.

Toutefois, certaines offres d'emploi peuvent demander un diplôme universitaire : les plus demandés sont ceux à orientation économique, comptable et administrative, ou encore en droit. Il pourrait par exemple être demandé au responsable d'un bureau juridique d'avoir une maîtrise en droit.

Les personnes qui aspirent à devenir office manager peuvent étoffer leur CV en suivant un cours pour office manager : elles y développeront leurs connaissances techniques, comme la gestion du personnel, la planification et l'organisation du travail, les techniques de communication, les stratégies de gestion et de résolution des conflits, et acquerront des compétences pratiques, par exemple en gestion et conservation des documents ou utilisation des logiciels de gestion.

Compétences d'un office manager

Les principales compétences d'un chef de bureau sont les suivantes :

  • Excellentes capacités en gestion et organisation
  • Capacité de définir les priorités, objectifs et échéances
  • Compétence en gestion des personnes et évaluation du personnel
  • Capacité de gestion de projet
  • Connaissance des principaux logiciels de gestion
  • Capacités informatiques de base
  • Capacités de leadership
  • Capacités de communication et entretien des relations
  • Résolution des problèmes
  • Esprit d'initiative et proactivité
  • Flexibilité
  • Capacité de gérer le stress

Chef de bureau - Débouchés et carrière

Évolution de carrière - Office Manager

On atteint le poste de chef de bureau après avoir accumulé quelques années d'expérience aux postes de préposés. La plupart des responsables a en effet été assistant, chargé, employé ou fonctionnaire du bureau qu'ils gèrent. Cela permet de se familiariser avec les activités, les protocoles, les instruments et les normes de qualité requis.

Les perspectives de carrière à partir du rôle d'office manager varient selon le contexte de travail. On peut par exemple devenir chef de plusieurs bureaux faisant partie d'une seule business unit, chef de secteur, ou encore chef de département (administratif, comptable, juridique, technique, etc.), autant de rôles qui garantissent un salaire plus élevé.

Les principaux attraits du métier de chef de bureau

Le travail de chef de bureau est indiqué pour les personnes dotées de capacités d'organisation et de gestion, et d'une inclination naturelle au leadership. Il s'agit d'un rôle clé pour assurer que la routine quotidienne du bureau se déroule sans accrocs, en donnant l'exemple, la motivation et l'assistance nécessaires à toute l'équipe pour atteindre les objectifs établis et améliorer constamment l'efficacité et la productivité.

Les offres d'emploi pour office manager sont nombreuses et répandues dans tous les types de contextes : toutes les entreprises, sociétés ou organismes publics ou privés qui comprennent un bureau, aussi petit qu'il soit, ont besoin d'un responsable qui coordonne les tâches opérationnelles, organisationnelles et administratives.

Les perspectives de carrière sont positives, et elles permettent d'obtenir des salaires qui peuvent être très compétitifs.

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