Devenir Assistant Administratif - Fiche Métier

L'assistant administratif est la personne chargée des fonctions administratives au sein des entreprises et organisations de tous types, dans le public ou le privé. Il s'agit d'un rôle fondamental dans tous les bureaux administratifs, bien que les fonctions spécifiques puissent changer en fonction du type, de la taille et de la structure de la société ou de l'organisme dans lequel il travaille : entreprises privées, cabinets juridiques, cabinets médicaux, services publics, écoles, hôpitaux.

Que fait un assistant administratif ?

La majeure partie des tâches de l'employé administratif est liée à la gestion de la documentation nécessaire au fonctionnement efficace de l'entreprise.

L'assistant administratif crée et remplit des documents, saisit les données (data entry), classe les dossiers et veille à ce que toutes les obligations administratives soient effectuées correctement et ponctuellement. Il s'occupe également de tout ce qui touche aux aspects bureaucratiques et de secrétariat, conformément aux procédures de l'entreprise : il trie le courrier et les appels téléphoniques, rédige les documents et lettres, coordonne les calendriers des réunions et rendez-vous, gère l'agenda et organise les voyages et déplacements de ses collègues et supérieurs (comme l'agenda des commerciaux ou les voyages du directeur). Il aide ses collègues à résoudre les problèmes administratifs qui peuvent survenir, en faisant toujours référence au responsable administratif.

Outre l'aide administrative et le secrétariat, l'assistant peut également être amené à fournir une aide commerciale : parmi les tâches de l'assistant administratif commercial figurent la gestion des commandes des clients et fournisseurs à l'aide des logiciels de gestion (comme par exemple SAP), la préparation des offres commerciales, la gestion des requêtes de la clientèle, la création de présentations pour la vente, des fonctions proches de celle du back office commercial.

S'il travaille dans l'administration et la comptabilité, l'assistant administratif s'occupe également des activités de facturation (active et passive), aide à la rédaction du bilan de la société dans le respect des normes en vigueur, gère le paiement des taxes, impôts et autres charges, et remplit tous les dossiers administratifs nécessaires à la bonne comptabilité de l'entreprise, dans le respect des procédures internes. Dans ce cas il est plus correct de parler d'assistant administratif comptable.

Dans les petites entreprises et en l'absence de personnel spécifique, il peut également se voir chargé des tâches d'autres secteurs : il peut par exemple s'occuper de la gestion des ressources humaines, comme la gestion des vacances, congés maladies et maternité.

La forme d'encadrement la plus fréquente pour un assistant administratif est celui d'un employé à temps plein ou temps partiel, selon les exigences de l'entreprise.

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Quelles sont les principales responsabilités et les tâches habituelles d'un assistant administratif ?

Voici ses principales fonctions quotidiennes :

• Gestion des dossiers administratifs, en respectant les échéances
• Rédaction et renseignement des documents
• Saisie des données
• Classement de la documentation sur papier et/ou électronique
• Programmation des réunions et rendez-vous, gestion de l'agenda
• Activités de secrétariat général

Lors de l'exercice de ses fonctions, l'assistant administratif veille à ce que tout soit effectué selon le protocole de l'entreprise et dans le respect de la législation en vigueur.

La formation nécessaire pour devenir assistant administratif et de type gestionnaire et administratif. Les employeurs apprécient donc les diplômes d'instituts techniques et commerciaux, les diplômes universitaires en matières économiques ou droit. L'exercice du travail nécessite en effet des compétences en gestion et conservation de la documentation, économie, comptabilité, droit.

Un assistant administratif doit bien connaître les normes applicables en matière de bureaucratie et dossiers administratifs, en particulier pour ce qui touche à l'administration publique. Il doit également savoir utiliser les appareils de bureau les plus répandus (systèmes téléphoniques et de vidéoconférence, fax, imprimantes, photocopieurs, etc.) et avoir les compétences informatiques nécessaires pour utiliser les feuilles électroniques, élaborer des textes à l'ordinateur, gérer les archives, bases de données et autres applications (comme les logiciels de gestion).

L'expérience acquise à un poste d'employé administratif dans le domaine comptable, commercial ou du secrétariat, ou à d'autres postes semblables (back office, saisie des données, etc.) est une caractéristique préférentielle.

Les compétences professionnelles et les qualités personnelles requises dans les offres d'emploi pour assistant administratif sont variées. Voici les principales :

• Compétences dans le domaine administratif
• Connaissance actualisée des normes et procédures bureaucratiques
• Connaissance des principaux systèmes informatiques et logiciels de gestion
• Excellentes qualités en communication écrite et orale, afin de gérer de manière autonome le courrier et les appels téléphoniques
• Précision, ordre et attention à l'égard des détails
• Capacité d'organisation
• Capacité de gérer les priorités et respecter les échéances
• Flexibilité opérationnelle et résolution des problèmes
• Patience et fiabilité

La carrière de l'assistant administratif évolue naturellement vers des postes à plus grandes responsabilités : après quelques années il peut devenir chef de bureau (office manager) ou responsable administratif.

S'agissant d'un rôle générique, l'assistant administratif peut également décider d'acquérir des compétences spécifiques (par exemple en comptabilité, fiches de paie et gestion des ressources humaines) et changer de service au sein de la même organisation. Il peut encore se focaliser sur les aspects liés au secrétariat et devenir assistant de direction ou executive assistant.

Le principal avantage de la profession d'assistant administratif est qu'elle permet de travailler à heures fixes. Elle est adaptée aux personnes très organisées et dotées d'une grande attention à l'égard des détails.

C'est également un excellent point de départ pour une carrière au sein de l'administration d'une entreprise ou dans l'administration publique. Presque toutes les organisations pouvant avoir besoin d'un assistant administratif, les offres d'emploi sont très nombreuses et répandues sur l'ensemble du territoire.

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