Que fait une secrétaire ? Tâche et responsabilités

La secrétaire est une employée qui s'occupe de la gestion correcte et ponctuelle des activités de secrétariat, sous ses différents aspects techniques et organisationnels.

C'est une profession qui demande de grandes capacités d'organisation et de précision, afin de coordonner les nombreuses activités de front-office et back-office, en évaluant et gérant les priorités et exigences exprimées par ses supérieurs et collègues.

Que fait la secrétaire ?

Parmi les tâches les plus communes confiées à une secrétaire figurent la gestion du front office, la répartition des appels téléphoniques, la gestion du courrier papier et électronique, la rédaction et l'écriture de documents, la gestion et l'archivage des dossiers de nature administrative, la saisie des données comptables dans le système de gestion, la planification du calendrier des rendez-vous de la direction et/ou de ses collègues.

Dans certains cas, la secrétaire est également responsable de l'accueil des clients dans le bureau ou l'entreprise, dans un rôle proche de celui de la réceptionniste : elle surveille les accès, reçoit les visiteurs et les accompagne dans le bâtiment. Elle doit donc toujours faire preuve de gentillesse et cordialité, mais aussi soigner son image et porter une tenue adaptée à sa fonction.

Outre ces activités de secrétariat général ou ordinaire, les fonctions spécifiques de la secrétaire peuvent varier en fonction du contexte dans lequel elle travaille.

Il existe en effet différents profils professionnels spécialisés, dont les principaux sont les suivants :

• La secrétaire administrative, qui s'occupe principalement d'administration et comptabilité, de la préparation du matériel pour la rédaction du bilan, de l'archivage des documents et dossier administratifs, du catalogage des factures et autres transactions économiques de l'entreprise
• La secrétaire commerciale, qui aide le bureau commercial et s'occupe de la saisie et de la transmission des commandes, de gérer la correspondance commerciale avec les clients et d'organiser le calendrier de la force de vente
• La secrétaire de direction, qui répond directement à la direction générale et se consacre à la planification des rencontres d'un dirigeant (organisation du calendrier des rencontres, réunions, déjeuners, voyages d'affaires), ainsi qu'à la gestion des relations, de la correspondance et de l'aide au manager dans ses différentes activités
• La secrétaire de cabinets professionnels comme la secrétaire de cabinet médical et de cabinet dentaire, la secrétaire juridique, des cabinets de comptables, etc., qui s'occupe de planifier les rendez-vous et visites, d'accueillir les clients/patients dans le cabinet et de répondre à leurs questions, de gérer les aspects administratifs et comptables de l'activité (par exemple la gestion de la documentation médicale ou juridique)

Le travail d'une secrétaire est généralement effectué dans un bureau ou au front office, selon des heures de travail qui peuvent être celles d'un temps plein ou d'un temps partiel, selon son contrat. Il est souvent demandé aux secrétaires d'être flexibles quant aux heures de travail afin de répondre aux exigences du bureau, du dirigeant ou de l'entreprise. Elle doit aussi avoir de bonnes capacités de travailler en équipe et de gérer le stress, en particulier dans les bureaux où elle a de nombreux collègues, lorsqu'elle travaille pour un dirigeant très occupé ou un cabinet dont la charge de travail est importante.

Une secrétaire trouve du travail dans de nombreux contextes.

Les annonces « recherche secrétaire » sont publiées par tous les types d'entreprises (des petites et moyennes entreprises aux grandes multinationales), bureaux de conseil et cabinets professionnels, organismes publics et bureaux de l'administration publique, les écoles et instituts scolaires, agences de voyages, agences immobilières, hôtels, salles de sport et salons de beauté.

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En quoi consiste le travail d'une secrétaire ?

Voici ce qu'elle doit savoir faire et quelques-unes de ses principales fonctions :

• Organisation indépendante des activités de secrétariat ordinaire
• Gestion et transfert des appels téléphoniques et de la correspondance papier et électronique
• Activités administratives et gestion de la comptabilité
• Rédaction autonome de lettres, documents, rapports, présentations
• Archivage des dossiers, documents, contrats
• Accueil des hôtes et clients
• Organisation du calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres
• Planification des voyages d'affaires et gestion de la comptabilité des frais de déplacement
• Aide dans l'organisation du travail de bureau

Un diplôme d'enseignement secondaire (comme un bac technique) ou d'autres diplômes, de préférence commerciaux, sont généralement demandés pour devenir secrétaire. L'expérience dans des activités de front-office et/ou back-office dans le domaine administratif, commercial ou comme assistante de secrétariat constitue un titre préférentiel.

Pour les personnes non expérimentées, il existe des cours de formation professionnelle pour « chargé(e) du secrétariat », ainsi que des possibilités de formations spécifiques qui peuvent enrichir le CV, comme par exemple :

• Cours de secrétariat administratif et comptable
• Cours de secrétariat d'entreprise
• Cours de secrétariat de cabinet médical
• Cours de secrétariat de cabinet juridique

Ces cours traitent de matières telles que l'économie d'entreprise, l'administration, la comptabilité, la gestion de la documentation. Ils permettent en outre d'acquérir des compétences informatiques de base, généralement pour l'utilisation de programmes de traitement de texte et des feuilles de calcul, du courrier électronique et des logiciels de gestion les plus répandus (par exemple les programmes d'archivage numérique ou CMS pour la saisie des commandes).

La formation est complétée par une excellente maîtrise de la langue écrite et parlée, et l'éventuelle bonne connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères.

Certaines compétences et qualités spécifiques sont requises pour exercer efficacement la profession de secrétaire :

• Compétences dans l'utilisation des appareils de bureau tels que les ordinateurs, imprimantes, téléphones et fax
• Bonne utilisation des instruments informatiques (Office, systèmes de gestion)
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination
• Capacités de travailler de manière indépendante, structurée et attentive
• Capacités de communication écrite et orale
• Attitude cordiale, discrète et professionnelle
• Excellent standing et belle présentation
• Prédisposition aux relations personnelles
• Ponctualité, précision et fiabilité
• Flexibilité et dynamisme

La carrière d'une secrétaire compte différentes possibilités, qui changent beaucoup selon le contexte de travail.

Une secrétaire administrative ou comptable employée dans une grande entreprise peut par exemple, au fur et à mesure qu'elle acquiert des compétences dans le secteur de la comptabilité, de la finance et du contrôle, passer à des rôles de coordination et de programmation comme celui de responsable du secrétariat administratif.

Si elle travaille comme secrétaire d'un cabinet médical ou juridique, après quelques années d'expérience une secrétaire peut postuler aux offres d'emploi pour secrétaire dans des cabinets plus grands et prestigieux, qui garantissent de meilleurs salaires.

Une secrétaire qui fait preuve de grande fiabilité et de bonnes capacités d'organisation au poste de secrétaire de direction peut se voir confier le rôle d'executive assistant de manager de niveau de plus en plus élevé, jusqu'à devenir secrétaire de l'administrateur délégué du du PDG.

Les compétences techniques, en organisation, gestion, communication et relations nécessaires pour exercer toutes les fonctions d'une secrétaire peuvent être utilisées pour entamer une carrière dans les domaines de l'administration (par exemple comme employée administrative) ou de l'assistance clientèle, comme chargée du front-office ou réceptionniste.

Le travail de secrétaire est idéal pour les personnes très organisées, précises et ponctuelles. Il s'agit d'un rôle fondamental pour assurer que la routine quotidienne d'un bureau fonctionne bien et sans accrocs, en fournissant de l'aide à toute l'équipe et à la direction dans les fonctions opérationnelles, organisationnelles et administratives.

Les personnes qui souhaitent entreprendre cette profession ont généralement une inclination naturelle pour l'organisation et d'excellentes capacités de planification.

La secrétaire est en effet responsable de nombreuses activités liées à la correspondance, à la gestion administrative, aux archives, à la vérification des échéances, à la gestion des clients et des rendez-vous, ce qui rend son travail très dynamique.

Les compétences administratives, comptables et gestionnaires de la secrétaire lui permettent en outre de travailler dans des contextes très différents, ce qui rend la profession extrêmement versatile.

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