Travailler comme archiviste - Fiche métier

L'archiviste est un professionnel qui crée, organise et gère des archives, c'est-à-dire un ensemble cohérent de documents. Les documents dont l'archiviste s'occupe peuvent être des textes, des dessins, des photographies, des enregistrements audio et vidéo de valeur culturelle, historique, artistique ou de type administratif.

Que fait un archiviste ?

L'archiviste travaille pour des organismes publics et privés, des entreprises et fondations, des instituts ecclésiastiques, où il s'occupe de la conservation des archives historiques et de l'organisation des archives présentes.

Les archives présentes sont des archives qui contiennent les documents et dossiers produits durant le déroulement des activités normales du sujet producteur (entreprises, organismes, professionnels indépendants, etc.). Elles ont une fonction pratique, administrative, comptable, juridique. Pour ce type d'archives, les fonctions de l'archiviste comprennent la disposition de l'architecture de conservation (en privilégiant par exemple l'ordre chronologique, alphabétique, ou selon le support : papier, optique, informatique), le maintien de cette structure grâce au catalogage et au fichage, ainsi que la sélection du matériel à conserver et de celui qui doit être éliminé.

En revanche, les archives historiques sont celles qui, avec le temps, ont perdu leur fonction pratique, mais ont gagné une importance historique et culturelle : elles ne sont plus productives, donc le nombre de classeurs, papiers et documents n'augmente pas, et tout ce qui est présent doit être conservé. La conservation peut demander une attention particulière lorsqu'il s'agit de documentation ancienne, fragile ou périssable.

Mais l'archiviste ne s'occupe pas uniquement de la conservation en tant que telle : il doit garantir que les informations peuvent être recherchées et trouvées par les utilisateurs, qu'ils soient internes ou externes, et il gère ensuite leur consultation. L'accès à la documentation de la part des utilisateurs est réglementé par des normes spécifiques à chaque archive, qui visent à protéger l'intégrité du matériel conservé (en particulier pour les archives historiques) et la confidentialité des données (pour les archives présentes). Le public des archives est très varié, selon le type de documentation qu'elles contiennent : personnel administratif, légal, historiens, professeurs, étudiants, chercheurs ou simplement des passionnés.

Le profil professionnel de l'archiviste et ses fonctions se transforment, s'ouvrant de plus en plus aux innovations numériques. C'est la raison pour laquelle un archiviste peut également être un expert en conservation numérique, les documents conservés étant physiques mais aussi numériques et électroniques. L'archiviste numérique est un profil de plus en plus recherché dans les entreprises qui souhaitent entreprendre un parcours de transformation de leur administration sur papier en administration numérique. Pour pouvoir gérer au mieux ce passage, un professionnel expert est nécessaire pour coordonner le processus et former le personnel aux bonnes pratiques d'archivage ainsi qu'à l'utilisation des instruments informatiques et de gestion nécessaires.

L'archiviste travaille généralement à temps plein, suivant les heures de travail d'un bureau.

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Le travail de l'archiviste peut s'articuler selon différentes fonctions :

• La conservation des documents
• Le fichage, le catalogage et l'ordre des documents
• L'acquisition de la documentation sur papier et son archivage électronique
• L'assurance de l'accessibilité des documents
• La conception de l'architecture d'une archive
• La surveillance de l'état de conservation des documents
• La valorisation des documents conservés et des archives

La formation nécessaire à l'archiviste change selon le type de documentation dont il s'occupe. Pour les archives historiques une préparation académique de type historique, artistique est nécessaire, ainsi que de gestion et de protection des biens culturels ; pour les archives présentes des compétences administratives, en gestion, catalogage et classement des dossiers sont requises.

La préparation informatique est importante, sur les processus de numérisation, conservation et accès aux documents. L'un des aspects fondamentaux est la connaissance de la législation en vigueur en matière d'archivage, laquelle varie selon le type d'archives : la documentation juridique demande par exemple des procédures et des temps d'archivage différents de ceux de la documentation administrative ou médicale.

Selon le domaine où il souhaite travailler (archives historiques, archives d'entreprise, archives informatiques, etc.), l'archiviste peut devoir suivre des cours de formation et connaître des langues spécifiques, anciennes ou modernes.

Les compétences qui sont le plus souvent requises dans les offres d'emploi pour archiviste sont les suivantes :

• Connaissance des principes de l'archivage, notamment numérique
• Connaissance de la législation en matière d'archivage
• Techniques de description et de classement
• Techniques de gestion informatique des archives
• Compétences dans la conservation des unités d'archives
• Grande précision et attention aux détails

La carrière d'un archiviste progresse suivant l'augmentation de ses responsabilités : il peut en effet devenir responsable d'une section ou de différentes phases de traitement au sein des archives, pour arriver à des postes de coordination et de gestion, jusqu'à la direction des archives.

Une évolution est également possible dans les bureaux administratifs d'une entreprise : en étoffant ses fonctions sur les archives présentes de tâches de gestion et de saisie des données, il peut accéder au secrétariat administratif.

Un archiviste peut également se spécialiser dans un certain type de documentation (par exemple numérique), une période historique (les compétences nécessaires pour conserver des archives de documents médiévaux ne sont pas les mêmes que celles qui sont requises pour la documentation contemporaine) ou des institutions spécifiques (ecclésiastiques, militaires ou industrielles).

Les raisons qui poussent le plus souvent à entreprendre une carrière d'archiviste sont de type culturel : la possibilité de travailler pour étudier, conserver et transmettre les informations d'un passé plus ou moins lointain est très attirante.

De plus, l'application des nouvelles technologies révolutionne le domaine de l'archivage, ouvrant également des portes intéressantes sur la possibilité de travailler dans les archives d'entreprises ou de l'administration.

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