Chef de projet - Fiche métier : Tâches et compétences

Un chef de projet est chargé de gérer un projet et de le conclure en respectant des échéances et le budget.

Le chef de projet planifie un projet, le coordonne et en surveille l'évolution de façon à atteindre les objectifs établis ; il est le trait d'union entre l'organisation qui finance le projet et toutes les parties qui participent à sa réalisation.

Les responsables de projet travaillent dans des contextes extrêmement variés. Au-delà des fonctions spécifiques qui caractérisent les différents domaines, l'on peut dessiner des caractéristiques communes applicables à la coordination et à la gestion de projets dans tous les secteurs.

Voyons donc en détail ce que fait le responsable de projet :

La responsabilité première du project manager est de créer un plan stratégique finalisé à l'atteinte du résultat voulu. L'importance du plan ne réside pas seulement dans le fait qu'il indique la marche à suivre lors de l'exécution du projet, mais aussi dans l'étude de faisabilité nécessaire à convaincre la direction à approuver le projet. Dans certains cas, c'est le chef de projet lui-même qui propose l'idée sur laquelle le développement du projet est fondé, dans d'autres cas il est amené à gérer des projets proposés par d'autres personnes.

La planification comprend la définition du résultat attendu et des ressources à employer (planification des ressources), l'estimation des temps et des frais nécessaires, ainsi que les méthodes que l'on entend utiliser pour suivre l'évolution du projet. Dans le domaine du project management, le résultat (output) est un aspect critique, et il est désigné par le terme technique deliverable. Le produit délivré (matériel ou immatériel) peut avoir différentes formes : ce peut par exemple être un document, un objet, un prototype, un logiciel, ou un objectif de chiffre d'affaires, l'amélioration d'un indicateur physique, chimique, économique ou social.

Pour réaliser le projet, le project manager a avant tout besoin de ressources humaines. Il doit donc constituer une équipe de personnes dont les compétences sont adéquates et fonctionnelles au projet, en les sélectionnant parmi les employés de l'entreprise ou en faisant appel à des consultants et du personnel externe.

Après avoir créé l'équipe, il attribue les fonctions et échéances, fournit les instruments pour collaborer et réduit au minimum les interférences extérieures qui peuvent ralentir l'opérativité. Le chef de projet organise régulièrement des réunions et rencontres, individuelles et de groupe, afin de surveiller l'évolution du travail, il rédige des rapports sur les progrès faits et intervient s'il s'avère nécessaire de réorganiser les fonctions ou de refondre le groupe de travail. Le responsable de projet gère également les contacts avec toutes les personnes de référence extérieures à l'équipe, comme les fournisseurs, clients, investisseurs et stakeholders (tous les sujets, organisations ou individus qui participent à une initiative économique).

Le budget est le second pilier d'un projet, et le responsable de projet doit estimer précisément l'envergure de l'investissement nécessaire, et compléter le projet en respectant le budget estimé. Il est donc essentiel d'estimer les frais du projet. Instruments, machines, installations, logiciels, matières premières, logistique, personnel, publicité : chacun des éléments utiles doit être pris en considération dans l'évaluation du budget. Après avoir reçu les ressources financières pour le projet, le project manager vérifie constamment que l'utilisation du budget respecte les prévisions, voire qu'elle y soit inférieure : si ce n'est pas le cas, il doit modifier le projet afin de respecter les limites de l'investissement prévu.

Le troisième élément sur lequel repose le project management est la gestion du temps. Le chef de projet estime de la manière la plus précise possible les temps nécessaires à l'exécution du projet, il définit la durée des différentes phases et planifie un calendrier.

Le responsable de projet surveille constamment l'avancement des travaux, afin de s'assurer que les temps prévus soient respectés et que l'objectif soit atteint à la date prévue (la deadline).

Mais ce n'est pas tout :

Le project manager gère également tous les problèmes (issues) et les risques (risks) que chaque projet implique inévitablement. Il doit d'une part faire face et résoudre dans les meilleurs délais les problèmes qui surviennent : il effectue un examen approfondi de la situation et trouve une solution concrète pour éviter de perdre du temps, de l'argent et de l'énergie, ou éviter que le projet n'évolue dans un sens qui n'est pas celui qui était prévu.

De l'autre, le chef de projet doit effectuer une activité constante d'analyse des risques, c'est-à-dire des problèmes potentiels qui ne sont pas encore apparus : il doit analyser quels problèmes pourraient se produire et préparer un plan d'action pour les contrecarrer s'ils devaient se survenir (plan de gestion des risques).

L'activité de project management est fortement conditionnée par les informations disponibles : la personne qui gère le projet doit veiller à recueillir toutes les informations nécessaires afin d'éviter les inconvénients.

Le responsable de projet doit ensuite définir les données principales, les indicateurs pertinents, les éléments à surveiller (les Indicateurs Clé de Performance, ICP, ou en anglais Key Performance Indicator, KPI). Cela lui permet de vérifier l'évolution réelle du projet (appelé état d'avancement des travaux), s'assurer que le projet suit le cours prévu et que les temps et les frais planifiés soient respectés. Sur la base de ces évaluations, le project manager apporte toutes les modifications nécessaires pour adapter le projet à la situation concrète.

Parmi les activités fondamentales du responsable de projet figure également celle de rédiger des rapports et de la documentation comme forme de communication à l'égard de l'équipe de travail et des stakeholders. L'équipe a besoin d'avoir des informations détaillées et de recevoir un retour sur le travail effectué, tandis que les stakeholders veulent être informés sur l'évolution générale du projet, afin d'être sûrs que les résultats sont conformes (ou supérieurs) aux attentes en termes de qualité et satisfaisants du point de vue du retour sur l'investissement (ROI, Return On Investment). Les chefs de projet s'occupent également de gérer et de conserver cette documentation, afin de créer des archives chronologiques de toutes les phases du projet.

Le project manager travaille pour les entreprises, industries, organisations organismes publics et privés, l'administration publique, les multinationales et les PME, quasiment dans tous les secteurs : électronique, informatique, marketing, construction, architecture et construction, énergie, santé, ingénierie, automobile, grande distribution.

Les possibilités sont très nombreuses, répandues et en croissance continue, et la rémunération est compétitive, bien qu'elle soit proportionnelle à la complexité du projet et aux compétences requises pour le porter à terme avec succès.

Les heures de travail peuvent varier en fonction du secteur et du type de projet, mais il arrive fréquemment de faire des heures supplémentaires à l'approche de l'échéance. Ce sont là les phases où le stress est majeur : le responsable de projet doit être en mesure de le gérer, de prendre des décisions et d'assumer ses responsabilités même quand il est sous pression.

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Les fonctions du responsable de projet sont les suivantes :

• Planifier, mettre en œuvre et gérer les projets
• Développer un plan de projet détaillé (ressources humaines, capital économique et temps prévu)
• Coordonner le personnel interne et externe pour l'exécution des projets
• Surveiller constamment l'état d'avancement des travaux afin de s'assurer que le plan est respecté
• Mesurer les prestations du projet à l'aide des systèmes, indicateurs, instruments et techniques appropriés
• Mettre en œuvre et gérer les modifications nécessaires pour atteindre les résultats du projet
• Atteindre les objectifs et livrer les deliverables à temps et dans les limites du budget
• Analyser les risques du projet et proposer des solutions aux problèmes rencontrés
• Gérer les communications avec l'équipe, les stakeholders et les tiers (clients, fournisseurs)
• Créer et archiver l'ensemble de la documentation du projet

La formation pour devenir chef de projet change beaucoup selon le domaine professionnel : les diplômes les plus recherchés sont la maîtrise en économie, management et finance, au vu de l'importance de la gestion financière du projet. Toutefois, si l'on souhaite coordonner des projets dans des domaines techniques spécifiques, comme le responsable d'un projet d'ingénierie ou informatique, il peut être utile d'avoir une maîtrise en informatique, ingénierie ou marketing par exemple.

Dans certains cas, la désignation du project manager valorise l'expérience acquise, la connaissance approfondie et les compétences dans un secteur donné, plutôt d'un simple diplôme.

En général, il peut être utile de suivre des cours de project management (proposés par les universités, instituts et centres de formation), et d'obtenir des certifications en gestion de projet : les plus communes au niveau international sont les certifications PMP (Project Management Professional) et Prince2.

Enfin, rappelons que les connaissances informatiques sont fondamentales pour les responsables de projet, et d'autant plus pour ceux qui évoluent dans le domaine technologique.

Les compétences demandées à un chef de projet sont les suivantes :

• Compétences dans la gestion de projets
• Capacités de planification stratégique, gestion du risque et gestion du changement
• Connaissances des logiciels de gestion de projet
• Esprit critique et résolution des problèmes
• Leadership et capacités de prise de décision
• Capacités d'organisation
• Capacités de communication écrite et orale
• Attention envers les détails
• Capacité de négociation et de résolution des conflits
• Capacité d'adaptation
• Résistance au stress

Il existe différents parcours pour atteindre le poste de chef de projet : par exemple la connaissance approfondie d'un secteur, après un parcours professionnel qui a permis d'acquérir des compétences nécessaires pour gérer et coordonner de manière efficace des projets dans le domaine en question.

Dans d'autres cas, l'on vise immédiatement une carrière dans la gestion de projet : on investit donc dans une formation spécifique, des certifications, et l'on fait ses premières expériences comme project manager junior, dans la gestion de projet de petite envergure, avec un budget et des responsabilités limitées.

Au fur et à mesure que les capacités de gestion s'approfondissent, les projets deviennent de plus en plus complexes, et l'on devient enfin project manager senior, le rôle qui consiste à contrôler l'évolution de projets d'importance stratégique, qui demandent un investissement important.

La principale évolution de la carrière de responsable de projet est devenir program manager, le responsable qui coordonne un ensemble de projets rattachés les uns aux autres et qui visent la réalisation d'un programme global.

Toutefois, les compétences en project management peuvent être utilisées facilement dans de nombreux domaines du management et de la direction, tous différents selon le secteur : rien n'empêche par exemple un PM de devenir responsable de production (production manager), responsable de produit (product manager), responsable informatique (IT manager), ou responsable de la qualité (quality manager).

La profession de chef de projet permet d'accéder à un marché du travail très vaste et en expansions continue : les postes disponibles sont nombreux, dans un grand nombre de domaines, et ils sont également répandus à l'étranger, pour ceux qui ont l'ambition d'une carrière internationale.

Le salaire est compétitif, bien que le secteur, les années d'expérience et le lieu de travail puissent influer sur la rémunération.

La variété est assurée : chaque projet est unique, tout comme les personnes qui composent l'équipe et les défis à relever changent.

Le responsable de projet apprend donc continuellement quelque chose de neuf, et il est chaque jour en contact avec de nouvelles compétences, qui enrichissent son bagage d'expérience et de connaissances.

Et si la flexibilité est sans aucun doute une exigence importante pour ce poste, les compétences en gestion et leadership développées ouvrent la voie vers de nombreuses autres carrière, dans un grand nombre de domaines différents.

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