Hôtesse d'accueil - Fiche métier : Taches, compétences et formation

Hôtesse d'accueil - Définition et description du métier

Hôtesse d'Accueil - fiche métier, définition et description de poste

L'hôtesse est le profil professionnel qui épaule les organisateurs lors des événements, salons, congrès ou manifestations de différents types : commerciales, culturelles, sportives, musicales.

Sa principale fonction consiste à accueillir et aider les participants et fournir une assistance à l'organisation aussi bien durant les phases d'installation que durant le déroulement de l'initiative.

Que fait une hôtesse d'accueil, concrètement ?

Généralement, les activités des hôtesses et des steward sont définies au moment du briefing, la formation initiale organisée par l'entreprise, l'agence ou l'organisme chargé de l'organisation pour fournir au personnel toutes les informations nécessaires à l'exercice efficace de ses fonctions.

Les tâches d'une hôtesse événementiel comprennent :

  • Avant l'événement, collaborer à l'installation des stands et à la préparation de la salle ou des locaux qui reçoivent la manifestation
  • Durant l'événement, accueillir et assister les participants à leur arrivée (hôtes, intervenants, visiteurs). L'hôtesse evenementiel leur indique le bon endroit, leur donne le programme, distribue le matériel d'information et répond aux questions de manière claire et exhaustive. Si l'événement le prévoit, elle enregistre les noms des participants et leur donne le badge d'entrée. L'hôtesse doit être à disposition tout au long de la durée de manifestation, prête à intervenir rapidement en cas de besoin et à signaler les éventuels problèmes au coordonnateur
  • Au terme de la manifestation, saluer les participants et participer aux activités de clôture - comme par exemple rédiger les attestations de participation, distribuer les questionnaires ou autres instruments permettant de relever la satisfaction des clients

Toutefois, le monde des hôtesses ne se limite pas uniquement aux congrès.

Elles peuvent par exemple travailler comme hôtesses-promotrices aux stands d'exposition d'une entreprise ou d'une organisation (lors des salons, dans les centres commerciaux ou lors d'initiatives de différents types). Dans ce cas, le rôle est plus tourné vers le marketing et la promotion d'une entreprise, d'un produit ou d'un service, et l'hôtesse a véritablement une fonction d'ambassadeur de marque.

Hôtesse d'Accueil - compétences clés

Il existe également le rôle d'hôtesse dans les villages touristiques : elle est alors chargée d'aider les animateurs lors des différentes activités quotidiennes, et est à la disposition des hôtes du village afin de leur fournir des informations et de l'aide.

Le principal canal pour trouver du travail est celui des agences d'hôtesses et promoteurs, spécialisés dans la sélection de personnel pour les événements, foires et congrès.

S'agissant d'une activité basée sur l'image, les principales exigences sont par exemple la belle présentation, la taille et surtout le soin de la personne (il faut généralement éviter les piercing, tatouages visibles et le maquillage trop marqué). Ces caractéristiques sont très importantes, car l'objectif de l'entreprise est donner bonne impression, et les hôtesses sont de véritables cartes de visite.

Dans cette optique, la tenue vestimentaire joue également un rôle important : dans certains cas, les hôtesses et stewards portent un uniforme de représentation, et si ce n'est pas le cas il convient d'adopter une tenue formelle (tailleur et chemise blanche).

Les attitudes personnelles sont fondamentales pour être hôtesse d'accueil : travailler au contact du public demande en effet de l'aisance, une personnalité solaire et extravertie, ainsi que d'excellentes capacités de communication et relations. La communication avec les clients doit toujours être extrêmement courtoise et polie, afin de créer une atmosphère agréable et positive et de mettre les personnes à l'aise.

L'activité est frénétique et physiquement contraignante : l'accueil et le service des hôtes et participants implique en effet de rester debout presque constamment, ou de faire des allées et venues dans de grands espaces, avec de rares occasions de faire des pauses.

Les heures de travail sont très flexibles : les hôtesses travaillent souvent de longues heures d'affilée, tard le soir, surtout les week-ends et jours fériés.

Ces caractéristiques en font le travail idéal des étudiants et étudiantes, même sans expérience, pour les personnes qui cherchent un emploi à temps partiel ou pour une période limitée.

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Hôtesse d'accueil - Tâches et fonctions

Hôtesse d'Accueil - tâches et responsabilités

Voici certaines des tâches typiques d'une hôtesse d'accueil :

  • Participer à l'installation de l'événement
  • Accueillir les visiteurs et enregistrer les participants
  • Fournir informations et assistance
  • Distribuer les gadgets et le matériel d'information
  • Rester à disposition tout au long de l'événement
  • Superviser le déroulement de la manifestation
  • Remplir les attestations de participation
  • Distribuer et recueillir les questionnaires et fiches d'évaluation

Comment devenir hôtesse ? Formation et qualités requises

Formation Hôtesse d'Accueil

Aucun diplôme spécifique n'est nécessaire pour devenir hôtesse d'accueil. Les annonces mentionnent généralement un baccalauréat, mais elles comptent plus sur la belle présentation, l'expérience dans le rôle et la connaissance de langues étrangères, en particulier lorsqu'il s'agit de travailler pour des événements, salons et concerts qui prévoient un public international ou dans des lieux touristiques.

Un diplôme ou une maîtrise en langues étrangères peut donc constituer une qualité préférentielle, ainsi que l'expérience dans le monde de l'accueil et de l'assistance clientèle.

Après avoir été sélectionnées, les hôtesses sont tenues de participer aux formations (briefing) expressément organisées par les entreprises ou les agences.

La formation initiale a pour objectif de permettre aux hôtesses et steward de développer une connaissance approfondie de l'événement, du salon, du congrès, afin de pouvoir travailler de manière efficace : par exemple les aspects organisationnels, la logistique, le contenu, les participants, etc.

Compétences d'une hôtesse evenementiel

Voici les qualités et compétences requises pour travailler comme hôtesse :

  • Bonne présentation et taille minimum
  • Aspect soigné
  • Connaissance des langues étrangères
  • Capacité de communication et relations
  • Prédisposition à l'accueil et l'assistance des clients
  • Gentillesse et cordialité
  • Capacités de résolution des problèmes
  • Patience et résistance au stress
  • Disponibilité à travailler le week-end et les jours fériés

Hôtesse - Débouchés et carrière

Évolution de carrière - Hôtesse d'Accueil

Les entreprises qui cherchent des hôtesses pour leurs évènements font souvent appel à des agences spécialisées dans la sélection des hôtesses, promoteurs, mannequins.

Commencer à travailler par le biais d'une agence est une excellente manière d'acquérir rapidement de l'expérience sur le terrain, car cela permet d'être appelé pour différentes activités (congrès, initiatives d'entreprise, salons, sponsorisations), dans des secteurs différents : mode, technologie, food & beverage et bien d'autres encore.

Les hôtesses de congrès qui parlent couramment une ou plusieurs langues étrangères peuvent travailler comme hôtesse-interprète lors d'événements, rencontres et conventions internationales, et se diriger petit à petit vers une carrière dans l'interprétation.

En général, travailler comme hôtesse evenementiel et se consacrer à l'accueil et à la gestion des info-points des salons et manifestations permet de développer des capacités de communication et d'apprendre les principes de l'assistance clientèle : des compétences très utiles pour ceux qui souhaitent par exemple faire carrière dans le marketing et la communication, les ventes et l'assistance clientèle, ou naturellement dans l'organisation d'évènements.

Les principaux attraits du métier d'hôtesse

La profession d'hôtesse d'accueil est adaptée aux jeunes femmes dynamiques et habiles qui recherchent un emploi flexible ou à temps partiel, qui permette d'avoir d'autres activités en même temps. Cela en fait un travail typique pour les étudiantes, à exercer pendant leurs études.

Toutefois, choisir de travailler comme hôtesse/steward a aussi d'autres aspects positifs : cela permet de perfectionner des compétences telles que la capacité de travailler au contact du public, les capacités en relations et communication, la résolution des problèmes, afin de jeter les bases d'une carrière future dans l'assistance clientèle, le marketing et la communication, ou encore dans le tourisme, autant de secteurs qui offrent de nombreuses possibilités d'emploi.

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