Agent de voyage - Fiche métier : formation, tâches et compétences

Définition et fiche métier - Agent de voyage

Agent de Voyage - fiche métier, définition et description de poste

L'agent de voyage, ou voyagiste, aide les clients à planifier leurs voyages : il s'occupe des réservations des transports et de l'hébergement, prépare les itinéraires et propose les formules touristiques des tour-opérateurs, stipule les assurances de voyage et de la bureaucratie pertinente, fournit des informations pratiques quant aux destinations. Son objectif est de vendre aux clients le voyage ou les vacances de leurs rêves dans les limites du budget établi.

Quel est le travail d'un agent de voyage ?

L'agent de voyage travaille au contact direct du public et communique avec le client pour identifier ses exigences spécifiques.

Les clients qui s'adressent à une agence de voyage sont de différents types : des professionnels qui doivent organiser un voyage d'affaires aux familles qui cherchent des vacances de détente aux jeunes qui souhaitent partir à l'aventure. L'agent de voyage identifie, avec le client, le budget disponible pour le voyage et essaie de répondre à ses attentes en respectant les limites de frais prévues. L'agent de voyage propose donc différentes solutions, des voyages organisés ou des formules personnalisées, et il fournit des conseils quant aux destinations.

Les employés d'une agence de voyage préparent les devis des différentes solutions proposées et, en fonction du choix du client, se chargent ensuite des réservations (booking). L'agent de voyage peut également réserver les déplacements (billets d'avion et de train, mais aussi location de voitures), l'hébergement (dans les hôtels, resort, villages de vacances, etc.) et autres services accessoires tels que les billets pour les excursions, visites de musées, concerts, événements.

Agent de Voyage - compétences clés

L'agent de voyage fournit des informations détaillées quant à la destination, afin de garantir aux clients la meilleure expérience de voyage possible : des informations pratiques, comme les conditions météo, la devise, l'alimentation, les coutumes et traditions, aux informations bureaucratiques, comme la documentation nécessaire pour entrer dans le pays (passeport, visas). Il aide ensuite le client à effectuer les différentes procédures nécessaires pour partir : par exemple recevoir les documents de voyage ou stipuler une assurance voyage (assurance sur les déplacements ou les bagages, assurance santé, etc.).

En cas de problèmes pendant le voyage ou de besoin de modifier l'itinéraire, l'agent de voyage est disponible pour organiser des solutions alternatives ou réduire au minimum les difficultés des clients. De plus, le voyagiste gère pour ses clients les éventuelles réclamations et demandes de remboursement.

Travailler dans une agence de voyage, c'est aussi exercer d'autres activités : il s'agit par exemple de préparer le matériel promotionnel, de classer et ranger les catalogues, brochures et guides touristiques, de mettre à jour les bases de données à partir des informations sur les clients et alimenter les relations avec les tour-opérateurs et partenaires, compagnies aériennes et chaînes d'hôtels, sociétés de location de voitures et compagnies de croisière, afin de pouvoir proposer aux clients des prix avantageux et compétitifs. L'agent de voyage s'occupe d'étudier les tendances du marché Travel & Tourism, afin d'identifier de nouvelles opportunités et d'élaborer des stratégies innovantes de promotion et de vente de services touristiques.

Enfin, un agent de voyage doit préparer des rapports sur les résultats des ventes en fonction des objectifs commerciaux prévus par l'agence.

Un voyagiste peut travailler pour de petites agences de voyage indépendantes ou pour de grandes chaînes d'agences qui comptent des filiales sur l'ensemble du territoire, pour les tour-opérateurs et agences de réservation en ligne, mais aussi pour les compagnies aériennes et de croisière.

Le travail dans une agence de voyage s'intensifie au moment des vacances et des fêtes, ainsi qu'en été : en haute saison les agents de voyage sont amenés à gérer les dernières modifications des voyages planifiés et à effectuer les réservations de dernière minute. En basse saison, l'agent de voyage se concentre surtout sur la recherche de nouvelles destinations et localités touristiques, la mise à jour professionnelle et le travail en réseau.

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Agent de voyage - Tâches et fonctions

Agent de Voyage - tâches et responsabilités

Les principales fonctions d'un agent de voyage sont les suivantes :

  • Identifier les exigences et préférences des clients
  • Planifier et organiser les voyages et vacances
  • Calculer les devis de différentes solutions
  • Promouvoir les formules touristiques, les assurances de voyage et autres services accessoires
  • Réserver les déplacements, hébergements et billets d'événements pour le client
  • Fournir des informations quant aux destinations touristiques et aux documents demandés pour le voyage
  • Préparer des solutions alternatives en cas de changement avant et pendant le voyage
  • Gérer les problèmes de voyage, réclamations ou remboursements pour le compte des clients
  • Créer et alimenter un réseau de relations avec les tours-opérateurs et partenaires
  • Rédiger des rapports quant aux résultats obtenus en fonction des objectifs de vente de l'agence
  • Conserver et mettre à jour la base de données des clients

Comment devenir agent de voyage ? Formation et qualités requises

Formation Agent de Voyage

Pour devenir agent de voyage il suffit généralement de disposer d'un bac professionnel, si possible lié au domaine touristique. Il existe également des BTS et DUT et une licence professionnelle des métiers du tourisme.

La connaissance de langues étrangères est une autre exigence importante pour travailler dans une agence de voyages, aussi bien pour communiquer avec les clients étrangers qui arrivent (le tourisme « réceptif ») que pour organiser de manière plus efficace des voyages internationaux et communiquer avec les correspondants de référence sur place.

Lors de la sélection des candidats, de l'importance est accordée à l'expérience personnelle en tant que voyageur et touriste.

Il existe également des cours pour devenir agent de voyage et travel planner, qui fournissent les compétences nécessaires pour travailler dans le secteur. Les principaux thèmes traités durant le cours sont les destinations touristiques nationales et internationales, les techniques de vente et stratégies de marketing, les normes qui réglementent le marché des services touristiques, l'organisation des voyages en groupe, les logiciels et systèmes de réservation, la planification des conventions avec les agences, tours-opérateurs, chaînes d'hôtels, compagnies aériennes et de transport.

Les cours prévoient souvent une période de formation ou de stage final à effectuer dans une agence de voyage, afin d'acquérir une expérience pratique dans les différentes fonctions.

Compétences d'un agent de voyage

Les compétences requises pour travailler dans une agence de voyage sont les suivantes :

  • Connaissance du marché du tourisme national et international
  • Connaissances des procédures et instruments de réservation en ligne (OBT, Online Booking Tools)
  • Connaissance des techniques de marketing et promotion touristique
  • Connaissance des principales compagnies de transport de passagers par terre, air et eau
  • Compétences dans l'utilisation des logiciels CRS (Computer Reservations System) et GDS (Global Distribution System)
  • Connaissance des normes de voyage nationales et internationales
  • Capacités d'organisation et de gestion
  • Prédisposition aux relations avec le public
  • Capacités de communication
  • Orientation vers le client
  • Précision et attention à l'égard des échéances
  • Patience et courtoisie
  • Résolution des problèmes

Agent de voyage - Débouchés et carrière

Évolution de carrière - Agent de Voyage

Un agent de voyage débute souvent sa carrière en travaillant comme chargé de la billetterie, chargé des réservations, promoteur touristique, employé d'une agence voyage, pour développer ses compétences jusqu'à devenir directeur technique d'une agence de voyage.

S'il travaille pour une chaîne, il peut également devenir responsable d'un ensemble de filiales, comme responsable de secteur au niveau local, national ou international.

Certains voyagistes décident également d'ouvrir leur propre agence de voyage indépendante afin de développer leurs activités de manière autonome.

Il existe différentes possibilités de se spécialiser sur le marché du tourisme, selon la clientèle visée (familles, célibataires, jeunes, retraités, etc.), les destinations (organisation des voyages et vacances dans un pays ou une région spécifique), le type de voyage (voyages d'affaires, croisières, voyages de noces).

Les principaux attraits du métier d'agent de voyage

Travailler comme agent de voyage est le choix idéal pour les passionnés de voyage qui ont de grandes capacités d'organisation et une propension marquée pour le travail par objectifs.

Le salaire est très bon, sans oublier les avantages prévus dans de nombreux contrats (comme les réductions sur les prix d'hôtels partenaires).

L'apparition des services et plateformes de réservation en ligne de plus en plus simples, fonctionnels et accessibles à tous ont révolutionné le travail des agences de voyage, en augmentant la concurrence et posant les voyagiste face à de nouveaux défis. Il s'agit donc d'un marché dynamique et stimulant, qui permet aux plus entreprenants d'avoir de bonnes possibilités de carrière.

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