Gestionnaire import-export - Fiche métier : fonctions, compétences et carrière

Le responsable import-export gère, organise et surveille les expéditions import/export par mer, terre ou voie aérienne. Il reçoit les commandes d'expédition, compose les charges de marchandises et gère toute la documentation pertinente (bordereaux, listes de colisage, dossiers des douanes, factures, etc.), en assurant le contact constant avec les fournisseurs, clients et agents commerciaux.

Au niveau opérationnel, que fait un gestionnaire import-export ?

Le gestionnaire import-export gère les expéditions internationales de marchandises au niveau administratif et opérationnel, de la commande à la livraison.

Il prépare les devis pour les clients, négocie les tarifs commerciaux avec les fournisseurs et organise le transport : il planifie et compose les chargements complets (CC, conteneurs complets) ou des associations de chargements en groupage (conteneurs CL, conteneurs de groupage).

Le gestionnaire import-export veille ensuite à la réservation des moyens de transport : bateau, avion, transport routier.

Au-delà de l'organisation logistique de l'expédition, le gestionnaire import-export prépare et vérifie la documentation de transport qui doit accompagner la marchandise, selon les réglementations : polices de chargement à l'exportation, mainlevée des polices à l'importation, assurances sur les marchandises, certificats douaniers nécessaires pour passer les frontières.

La documentation qui accompagne le chargement est essentielle au suivi de l'expédition, afin de pouvoir informer le client quant aux déplacements de la marchandise et, si nécessaire, d'intervenir à travers le réseau d'intermédiaires en cas de problème durant le transport.

Parmi les activités quotidiennes du gestionnaire import-export figurent également les fonctions de type administratif et comptable : saisie des données, mise à jour du système CRM de l'entreprise, gestion des archives, facturation active et passive, comptabilité, collaboration avec le service des achats et le service commercial afin de les aider à la communication en langues étrangères avec les fournisseurs, clients et partenaires à l'étranger, par email et par téléphone.

Le gestionnaire import-export est donc un professionnel qui doit savoir communiquer de manière claire et efficace avec tous les acteurs de l'expédition d'un chargement : clients, fournisseurs, employés du service des achats, magasiniers, responsables de la logistique, douaniers, agents de commerce, représentants à l'étranger.

Quels sont les débouchés et la carrière du gestionnaire import-export?

Les gestionnaires import-export trouvent principalement du travail dans le secteur de la logistique et des transports, par exemple chez les transporteurs nationaux et internationaux, agences des douanes, agences maritimes, compagnies aériennes cargo, sociétés d'import-export qui organisent le transport de fret depuis et vers l'étranger pour des tiers.

Ils peuvent également trouver un poste dans les manufactures qui disposent d'un service interne de gestion directe de l'importation et l'exportation, dans la vente au détail ou dans le secteur de l'e-commerce, dans les sociétés commerciales qui achètent et/ou vendent leurs produits à l'étranger.

Le contexte professionnel traditionnel d'un gestionnaire import-export est le service import/export ou l'entrepôt, tandis que ses heures de travail peuvent varier en fonction du type d'entreprise : dans la plupart du temps, il s'agit d'un emploi à temps complet traditionnel, mais il pourrait lui être demandé de travailler tôt le matin ou tard le soir, ou de travailler sur 2 ou 3 quarts (y compris les week-end et jours fériés) afin d'assurer un service 24h/24.

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Les fonctions typiques d'un gestionnaire import-export sont les suivantes :

• Traitement des commandes d'expédition
• Organisation et gestion opérationnelle des expéditions CC et CL
• Réservation des moyens de transport (booking)
• Émission des documents pour l''importation/exportation
• Vérification du respect des normes en matière d'expédition internationale
• Suivi des expéditions
• Vérification des frais de transport
• Activités administratives, comptables et d'aide commerciale
• Contact avec les clients, gestion du prélèvement de la marchandise et des éventuelles réclamations, service clientèle

La formation requise pour un gestionnaire import-export est généralement un bac+2, comme un BTS commerce international, un DUT logistique et transport ou un DUT gestion administrative et commerciale. Ce cursus court peut être complété par des stages professionnalisants ou par une licence professionnelle spécialisée dans le domaine.

Le gestionnaire import-export apprend principalement son métier sur place, suivi par des employés import-export plus expérimentés.

Il existe également des cours de formation pour gestionnaires import/export qui permettent d'acquérir les connaissances nécessaires à la gestion des expéditions internationales. Ces cours comprennent différents modules, comme le classement des marchandises, les poids et mesures des unités de transport, le type d'expédition (sur route, chemin de fer, par voie aérienne ou maritime), les paiements internationaux et taux de change, registres comptables, documents de transport à l'import/export, la communication en langue étrangère avec l'étranger.

La formation d'un gestionnaire import-export accorde une part importante à la législation qui régit les exigences légales pour l'importation/exportation des marchandises, l'économie et le droit international, la réglementation douanière.

Il est également très utile de disposer de compétences informatiques, car les activités de gestion des commandes et expéditions se font à travers des systèmes informatiques et logiciels de gestion.

Voici les principales compétences dont un gestionnaire import-export doit faire preuve :

• Excellente connaissance de l'anglais (écrit et parlé) et de préférence d'une seconde langue étrangère (espagnol, allemand, etc.)
• Connaissance des procédures qui régissent les opérations d'import/export
• Compétences dans la rédaction de devis de transport et organisation des expéditions, notamment par groupage
• Connaissance de la documentation d'importation/exportation et de la législation applicable aux expéditions internationales
• Maîtrise des principaux outils informatiques (Office, et notamment Excel)
• Excellentes capacités de communication et relations
• Capacités d'organisation et de résolution des problèmes
• Capacité de négociation
• Aptitude à travailler par objectifs
• Capacité de travail en équipe
• Précision et fiabilité

L'on peut commencer à travailler comme gestionnaire import-export directement à la fin de ses études, ou après quelques années d'expérience dans le domaine, par exemple comme secrétaire commerciale, employé du service de comptabilité, du services des achats, du service commercial international, du service expéditions.

La carrière du gestionnaire import-export peut ensuite se développer de différentes manières. Il peut par exemple se spécialiser comme agent d'import maritime (chargé de la gestion et de l'organisation des expéditions maritimes), agent d'import aérien ou comme chargé du transport import/export Europe, hors-CEE, Chine ou encore d'autres pays ou régions.

Il peut également faire carrière et se diriger vers des postes de direction, comme le responsable import-export, responsable des expéditions ou export manager.

Enfin, il peut évaluer la possibilité d'ouvrir sa propre société d'import/export et organiser des transports routiers, ferroviaires, maritimes et aériens depuis et vers l'étranger pour ses clients.

Dans un contexte où le commerce international est en croissance continue, le gestionnaire import-export est une profession destinée à devenir de plus en plus répandue.

Il s'agit d'un métier qui associe des compétences administratives et comptables (pour la gestion de la documentation de transport et de douane), des compétences commerciales (pour la communication avec les clients et fournisseurs, ainsi que la négociation des prix des expéditions) et des compétences à caractère fortement opérationnel dans le domaine de la logistique et des transports (comme l'organisation et le contrôle des chargements). Toutes ces compétences peuvent facilement être utilisées dans de nombreux domaines professionnels variés : des sociétés de transport à l'industrie qui importe des matières premières et des machines et exporte des produits finis.

Un travail de gestionnaire import-export est donc dynamique et varié, et offre de nombreuses possibilités d'emploi et de carrière sur le marché international.

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