Que fait un acheteur ? Définition, travail, tâches, compétences

L'acheteur est l'employé du service d'approvisionnement qui s'occupe d'acheter les produits qui sont nécessaires à une entreprise pour poursuivre ses activités.

En tant que chargé de l'approvisionnement, l'acheteur est chargé de planifier et gérer les achats de l'entreprise et de coordonner les activités d'achat de biens et services dans l'optique de l'optimisation des stocks, d'amélioration des flux et processus de stockage et de réduction des frais.

Selon le type d'entreprise dans laquelle il travaille, l'acheteur peut s'occuper de l'achat des matières premières nécessaires à la production industrielle, de l'achat de tout ce qui est nécessaire au fonctionnement quotidien des services internes : de la fourniture des articles de bureau aux contrats d'énergie.

L'acheteur en gros s'occupe quant à lui d'acheter directement auprès des producteurs la marchandise destinée à être revendue aux chaînes de vente au détail, tandis que l'acheteur au détail s'occupe d'acheter chez les grossistes la marchandise et les produits destinés à être revendus aux consommateurs à travers les points de vente, et il travaille dans les entreprises commerciales ou dans la distribution, par exemple dans le domaine de la mode (comme Fashion Buyer), la vente au détail et la grande distribution.

La tâche principale d'un acheteur consiste à planifier les achats en fonction des besoins de l'entreprise et des exigences de la chaîne d'approvisionnement, afin de garantir l'efficacité des processus d'approvisionnement et à la fois d'assurer des économies sur le budget qui lui revient. Le chargé des achats s'occupe d'identifier les fournisseurs potentiels, d'analyser les offres en évaluant le meilleur rapport qualité/prix, de valider et de contacter les fournisseurs choisis et de négocier les termes d'achat et les conditions de la fourniture : quantité, temps, prix, modes de livraison. Il stipule les contrats d'achat, gère les commandes au niveau administratif et entretient les relations commerciales avec les fournisseurs, nationaux et internationaux. Il s'occupe de vérifier le respect des procédures définies (temps de livraison, qualité des produits, paiements, etc.), notamment en collaboration avec le service contrôle qualité, et traite directement avec les fournisseurs en cas de réclamations et de retours. Le service approvisionnement est également chargé de gérer les stocks de l'entreprise et les archives des fournisseurs.

Le cœur du travail de l'acheteur est donc la relation avec les fournisseurs : traiter et négocier pour acheter des biens et services au prix le plus compétitif, sans compromettre la qualité et en respectant le budget. L'activité de recherche de nouveaux fournisseurs est très importante, et c'est la raison pour laquelle les acheteurs participent régulièrement aux salons du secteur, évènements B2B dédiés, où les entreprises proposent le meilleur de leur production aux acheteurs.

L'acheteur doit également avoir des capacités d'analyse pour prévoir l'évolution des marchés et des prix, et parfaitement connaître les logiques opérationnelles afin d'anticiper leurs besoins. Il doit également très bien connaître les contrats commerciaux, ainsi que les caractéristiques techniques et productives des fournitures à traiter. L'acheteur analyse constamment les informations des services internes (production, secteur commercial, logistique, etc.), des fournisseurs, du réseau de vente et du marché (concurrents, données économiques et financières, etc.), et il veille à modifier les plans d'achat si nécessaire en fonction de ces indications.

Si l'entreprise travaille par projets, le chargé des achats ou acheteur de projet s'occupe de planifier les commandes en fonction du besoin de matériel et des priorités spécifiques aux projets, en s'organisant avec le chef de projet.

S'il travaille comme acheteur au détail, et s'il s'occupe d'acheter des produits destinés à la vente, le chargé des achats doit avoir une connaissance approfondie du marché de référence : il analyse les données de vente par catégorie de produit, marques, tendances, concurrents, etc. afin de choisir, acheter et introduire dans les points de vente les produits qui répondent aux goûts des consommateurs, et de prévoir l'évolution des ventes. Il travaille en contact directe avec les Store Manager et Area Manager, il rédige des rapports d'entrée et de sortie des points de vente, contribue à l'activité de ravitaillement des magasins et de contrôle des stocks. Parmi les fonctions de l'acheteur au détail pourrait également figurer la création des programmes d'insertion dans l'entreprise de nouveaux articles achetés : par exemple en préparant, avec le marketing et les responsables des ventes, les opérations de merchandising ou les périodes de formation liée aux nouveaux produits.

L'acheteur travaille chez les producteurs de tous les secteurs – alimentaire, chimique, pharmaceutique, cosmétique, informatique, mécanique et métallurgique, automobile, textile et bien d'autres encore – et dans les entreprises commerciales et les industries de la grande distribution comme la vente au détail et l'e-commerce. Le lieu de travail est généralement le service d'achats, bien que des déplacements pour rendre visite aux fournisseurs puissent être nécessaires. Les heures de travail sont généralement un temps plein traditionnel.

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Mais que fait l'acheteur durant sa journée de travail ?

Voici les principales fonctions d'un employé du service d'achat :

• Planifier l'achat de la marchandise et des matières premières en fonction des exigences de la chaîne d'approvisionnement de l'entreprise
• Exercer des activités de recherche et de validation des meilleurs fournisseurs du point de vue du rapport qualité/prix
• Négocier les conditions économiques et contractuelles : les temps, frais, quantités, modes de livraison des fournitures
• Gérer les achats, saisir les commandes et les références des articles dans les logiciels de gestion
• Contrôler l'évolution des livraisons et l'état des stocks
• Rédiger les rapports pertinents au service des achats
• Etudier les tendances du marché
• Evaluer l'achat et l'introduction de nouveaux produits

Pour travailler dans le service d'approvisionnement, il est utile de suivre des cours de commerce dans un institut technique ou une école professionnelle. Les offres d'emploi pour buyer demandent parfois une maîtrise, si possible en économie ou en gestion de projets. Il existe également des master et cours de spécialisation dans le domaine des achats et de la logistique, qui fournissent des connaissances en matière de gestion de l'approvisionnement et de la chaîne d'approvisionnement, d'organisation d'entrepôt, logistique intégrée, distribution, administration et contrôle de la gestion.

Un buyer doit également avoir des compétences en informatique et savoir utiliser les instruments communs d’office automation et logiciels de gestion (comme SAP) qui permettent de contrôler l'état des commandes, paiements et livraisons, de gérer les procédures administratives pertinentes aux achats et suivre l'ensemble des fournisseurs. De plus, la connaissance de langues étrangères est souvent demandée aux candidats, car elle est nécessaire pour communiquer avec les fournisseurs étrangers et participer aux salons internationaux.

La connaissance du secteur de marchandise dans lequel on évolue et l'expérience acquise sur le terrain constituent des éléments préférentiels qui peuvent être plus appréciés que les diplômes.

Les principales compétences de l'acheteur sont les suivantes :

• Compétence dans la gestion des achats, des stocks et de la distribution
• Connaissance du secteur de marchandise de référence
• Compétences en gestion et évaluation du budget prévisionnel et du bilan
• Capacités de mener des négociations commerciales
• Connaissance des procédures administratives pour la gestion des commandes
• Connaissance des normes en matière de transactions commerciales
• Utilisation des principales applications informatiques et logiciels de gestion
• Capacités analytiques

Avant de devenir buyer, on peut commencer à travailler dans le secteur commercial ou le service d'approvisionnement d'une entreprise en tant qu'employé(e) ou chargé(e) du service d'achat junior : on exerce alors des fonctions d'aide, comme le contrôle des livraisons ou de l'état des stocks, ou encore de rédaction des rapports.

Avec l'expérience et la capacité dont on fait preuve dans l'identification des fournisseurs et la conduite de négociations qui permettent d'obtenir un meilleur prix et la meilleure qualité à des meilleures conditions, on peut devenir senior buyer, afin de travailler de manière autonome pour garantir une efficacité optimale de l'approvisionnement. Le senior buyer suit personnellement les négociations, gère les demandes d'achat et lance les initiatives de réduction des frais et cost sharing, en travaillant au quotidien avec la direction.

La carrière peut se développer vers des postes à responsabilité, comme le directeur/responsable des achats.

La fonction du buyer est stratégique dans une entreprise, car le service d'achat (au même titre que la logistique et la distribution) fait partie des principaux éléments sur lesquels le management peut intervenir pour optimiser les coûts et maximiser l'efficacité des processus. Le buyer est chargé d'assurer à l'entreprise un approvisionnement qui respecte à tout moment les exigences commerciales, en garantissant à l'entreprise compétitivité et flexibilité. L'impact du travail du bureau d'approvisionnement sur le succès d'une entreprise est donc remarquable et il constitue une source de grande satisfaction professionnelle.

Les caractéristiques de la profession permettent de travailler à des heures relativement stables, et dans certains cas de voyager, par exemple pour rendre visite aux fournisseurs ou participer à des salons internationaux du secteur.

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