Facility manager - Fiche métier : tâches, compétences et formation

Que fait un facility manager ?

Le facility manager s'occupe de la gestion des bâtiments et services instrumentaux à l'activité d'une entreprise : bureaux, établissements, utilitaires, sécurité, télécommunications, service de cantine. Il définit les temps et les modes d'entretien des immeubles et structures, et coordonne le personnel préposé aux services, en tenant compte des contraintes du budget.

L'activité d'organisation, gestion et contrôle du facility manager a pour objectif d'assurer un environnement de travail efficace et professionnel, en mesure de satisfaire aux exigences de l'entreprise.

Les services généraux dont s'occupe le facility manager sont de deux types :

• Services liés aux infrastructures physiques (hard services). Exemples de hard services : les systèmes de chauffage et climatisation, l'installation électrique, hydrique et anti-incendie, ainsi que tout ce qui touche à l'entretien des structures, portes et fenêtres, mobilier de bureau.
• Services qui améliorent le poste de travail (soft services). Exemples de soft services : les services de nettoyage et gestion des déchets, le service de réception et conciergerie de sécurité, de courrier et logistique interne, le service traiteur pour la cantine.

Concrètement, que fait un facility manager ?

Le facility manager analyse les besoins de l'entreprise et planifie la gestion des ressources disponibles pour les hard et soft services (prévision des dépenses et répartitions des coûts). Il définit les programmes d'entretien des espaces de l'entreprise, des structures et des installations, établit les procédures opératoires, et veille à ce qu'elles soient suivies. Parmi les tâches importantes du facility manager figure également le développement et la planification stratégique du patrimoine immobilier de l'entreprise : selon les besoins, il propose l'achat ou la mise au rebut de biens immeubles, ou la reconversion de leur usage.

De plus, le facility manager coordonne les activités du personnel chargé des services du point de vue opérationnel : techniciens chargés de l'entretien, peintres, menuisiers, personnel préposé au nettoyage. Si ces services sont fournis par des entreprises externes, le facility manager gère les relations avec les sociétés qui les fournissent, en négociant les termes des contrats de fourniture et en veillant à ce qu'ils soient respectés.

Le facility manager vérifie également que tout se déroule conformément aux normes de référence et aux contraintes normatives en vigueur en matière de santé et sécurité sur le lieu de travail (H&S, Health and Safety).

En cas d'urgence pouvant mettre à risque la continuité des activités, le facility manager doit intervenir pour assurer que la situation soit résolue rapidement et de manière efficace, en gênant le moins possible les activités primaires de l'entreprise (le « core business »).

Le facility manager analyse ensuite les résultats de gestion : cela lui permet en premier lieu de se rendre compte de son travail de dirigeant, mais aussi d'évaluer les écarts entre le budget prévisionnel/réel, la qualité des services, d'identifier les points critiques et les gaspillages. En effet, l'objectif du travail du facility manager est d'assurer le fonctionnement et l'efficacité de toutes les structures au moindre coût possible : en renégociant par exemple les contrats de fourniture des utilitaires et services ou en mettant en œuvre de nouvelles solutions pour optimiser les frais.

Si le facility manager travaille pour le compte de tiers, par exemple pour des sociétés qui proposent des services de facility management, ses fonctions comprennent également le contact avec les clients, afin de les informer et de les mettre à jour quant aux activités effectuées, à la recherche de nouvelles opportunités pour développer le portefeuille clients.

Où travaille un facility manager ?

Un facility manager peut être employé par de grandes entreprises, industries, organismes du secteur public et privé, ou travailler pour des sociétés de facility management, d'ingénierie, ou des bureaux techniques. Des débouchés sont également possibles dans les entreprises de construction et entretien du bâtiment, et les sociétés de développement immobilier.

Le contrat de travail est généralement à temps plein. Il peut lui être demandé de faire des heures supplémentaires afin de gérer les urgences ou lorsque la date d'échéance d'un projet est proche, tandis qu'il est très fréquent de faire des déplacements dans les installations qui se trouvent en des lieux divers.

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Les principales fonctions d'un facility manager sont les suivantes :

• Identifier les besoins de l'entreprise et définir les stratégies et politiques de gestion des installations avec le top management
• Préparer un devis des frais et optimiser la répartition du budget
• Gérer et surveiller les activités de gestion des installations au niveau économique et financier
• Rédiger les programmes de maintenance
• Coordonner l'équipe interne préposée aux services auxiliaires
• Établir les procédures opérationnelles et veiller à leur respect
• Trouver des fournisseurs et sociétés externes à qui confier les activités d'entretien et soft services
• Gérer les relations avec les sociétés externes (contrat, fourniture des services, contrôle qualité, etc.)
• Vérifier le respect des normes de référence
• Préparer les rapports sur les résultats de la gestion à présenter à la direction

Il n'existe aucun parcours formatif standard pour devenir facility manager. Les offres d'emploi mentionnent souvent une formation de type technique, comme un diplôme d'ingénieur (les plus recherchés sont en gestion ou construction) ou une maîtrise en économie.

Mais plus que le diplôme, les entreprises se concentrent sur l'expérience acquise et elles cherchent des professionnels senior aux compétences consolidées dans les aspects techniques, économiques et financiers de la gestion immobilière.

Dans certains cas, une expérience directe dans la gestion d'installations spécifiques peut être demandée, comme les bureaux commerciaux, points de vente, bâtiments résidentiels, installations logistiques ou usines.

Au niveau international, il existe des certifications en facility management spécifiques, qui peuvent constituer un plus dans le CV et une condition préférentielle en phase de sélection.

Les principales compétences demandées à un facility manager sont les suivantes :

• Capacité d'analyse des processus physiques et logistiques, et de leur organisation
• Compétences en finance et contrôle de gestion
• Compétences en real estate & property management
• Compétences dans la gestion intégrée des services d'aide au core business
• Capacité de gestion des projets infrastructurels (gestion de projet)
• Connaissances des normes de référence en matière d'environnement, santé et sécurité (EHS)
• Excellentes capacités d'organisation et de gestion
• Capacités de communication
• Capacités managériales
• Résistance au stress
• Capacité de résolution des problèmes

La carrière peut par exemple commencer comme chargé des services généraux/installations, un excellent poste pour acquérir de l'expérience dans les activités d'administration et de gestion des contacts avec les entreprises partenaires pour les services d'entretien et de nettoyage, les sociétés de fourniture d'utilitaires, la direction et les différents interlocuteurs de l'entreprise.

Dans d'autres cas, le rôle de facility manager ou responsable des services généraux est confié à du personnel interne dont les fonctions sont proches, comme le responsable de l'entretien et des services de nettoyage, le responsable de la sécurité ou EHS Manager.

La carrière peut ensuite évoluer : dans le cas des très grandes entreprises ou multinationales, un facility manager peut devenir responsable du fonctionnement efficace de plusieurs points de vente, sièges ou établissements dans un secteur qui relève de ses compétences, en qualité de chef de secteur ou responsable régional (par exemple comme « facility manager Nord de la France »).

Il est également possible d'entreprendre une carrière de consultant externe, et d'exercer la profession comme indépendant dans le domaine de la gestion des installations.

La profession de facility manager est très complexe et stimulante. Son objectif est la gestion intégrée de tous les services d'assistance aux activités primaires d'une entreprise : une tâche difficile, qui demande un bagage de compétences très varié, de la gestion économique et financière au property management.

Il s'agit d'un métier très qualifié, avec un excellent niveau d'emploi et un salaire élevé. Les entreprises ont en effet de plus en plus besoin de profils compétents pour l'optimisation générale et la governance des services d'assistance, dans une optique de plus grande productivité, efficacité et limitation des frais.

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