Syndic - Fiche métier : formation, tâches et compétences

Le syndic est un professionnel exécutif qui s'occupe de la gestion administrative des parties communes d'une copropriété et de l'application des décisions prises lors des assemblées. Ses tâches et obligations, tout comme les exigences nécessaires pour exercer sa fonction, sont réglementées par la loi. Il peut travailler dans un cabinet d'administration de biens immobiliers ou dans une société de gestion immobilière, ou encore exercer à son compte.

La désignation du syndic se fait lors de l'assemblée générale des copropriétaires, qui a également la faculté de renouveler ou révoquer son mandat. La rémunération du syndic est définie par l'assemblé au moment de sa désignation, tous les trois ans.

Par cette désignation, le syndic se voit attribuer les pouvoirs exécutifs au sein de la copropriété : il lui revient de gérer les parties communes et les services, en respectant les décisions prises lors de l'assemblée générale. Il est également investi de la représentation légale de la copropriété. En d'autres termes, il représente les copropriétaires et peut engager des actions judiciaires à l'égard des copropriétaires (par exemple en cas de retards de paiement ou de conduite préjudiciable).

De la même manière, les personnes qui entendent intenter un procès contre la copropriété, envoyer des rappels ou communications, doit transmettre ces actes au syndic.

Mais que fait en détail un syndic ?

Le syndic peut être un professionnel (une personne physique exerçant en son nom propre ou une société) ou un non-professionnel choisi parmi les copropriétaires. Pour exercer sa fonction, il doit remplir certaines conditions :

• présenter une garantie financière suffisante à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite
• disposer d'une assurance de responsabilité civile professionnelle
• posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la Chambre de commerce et d'industrie (CCI).

Le syndic peut également être un copropriétaire bénévole ou exercer sous forme de coopérative (plusieurs copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical). Dans ce cas, il n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, de présenter une garantie financière ni une assurance de responsabilité civile. Il est lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.

Ses tâches sont les suivantes :

• Convoquer l'assemblée générale annuelle et veiller à l'exécution des décisions prises
• Rédiger un compte-rendu de gestion de la copropriété à soumettre à l'approbation de l'assemblée
• Ouvrir un compte bancaire de la copropriété, sur lequel verser les sommes reçues par la copropriété ainsi que les cotisations des copropriétaires, notamment pour le fonds travaux
• Assurer l'entretien ordinaire des parties communes du bâtiment et des installations communes (chauffage et climatisation, ascenseur, circuit hydrique, etc.)
• Etablir le budget prévisionnel de la copropriété, à soumettre à l'approbation de l'assemblée
• Veiller à l'immatriculation de la copropriété
• Tenir la liste des copropriétaires indiquant leur lot
• Gérer et archiver la documentation pertinente à la copropriété (procès-verbaux des assemblées, registres de comptabilité, documents liés à la gestion technique et administrative du bâtiment), qu'il doit rendre à la copropriété lorsqu'il est relevé de ses fonctions
• Faire respecter le règlement de la copropriété et adopter les mesures nécessaires en cas de manquement
• Assurer le recouvrement forcé des créances à l'égard de la copropriété (par exemple en cas de retard de paiement des factures de chauffage d'un copropriétaire)

La gestion d'une copropriété prévoit donc une grande partie de travail comptable, afin d'assurer la bonne gestion des frais de la copropriété.

De plus, le syndic définit les cotisations des copropriétaires selon leur lot en millièmes, il enregistre les versements, les frais prévisionnels et encourus, rédige les factures et effectue les paiements aux prestataires de services, enregistre toutes les sommes reçues et versées sur le compte bancaire de la copropriété. Gérer la comptabilité de la copropriété n'est pas toujours facile, c'est pourquoi le syndic utilise des logiciels de gestion spécifiques pour les copropriétés, qui sont très utiles pour enregistrer les opérations et rédiger le contre-rendu de gestion.

Parmi les tâches les plus difficiles d'un syndic figure également la gestion des assemblées générales, le moment où il s'agit de soumettre à l'approbation des copropriétaires le compte-rendu annuel, d'illustrer un devis des frais pour l'année suivante et proposer le renouvellement de son mandat (tous les trois ans).

Les assemblées sont également le moment où le syndic doit répondre aux plaintes et prévenir les litiges. En cas de discorde ou de dispute entre les copropriétaires, le syndic joue un rôle de médiateur essentiel afin d'accommoder les différents intérêts dans le contexte plus vaste de la copropriété.

Le rôle du syndic est également très important pour ce qui touche à l'entretien des parties communes de la copropriété – par exemple la révision annuelle des installations, les petits travaux d'entretien, la désinfection, l'entretien des espaces verts – et la gestion de la propreté des parties communes (ménage dans les escaliers, gestion des poubelles communes pour le tri des déchets) et la conciergerie, si elle est présente.

Le syndic s'occupe également de faire exécuter dans les meilleurs délais toutes les interventions nécessaires à la conservation des parties communes, notamment les interventions urgentes afin d'éviter les dommages de la copropriété, comme en cas de panne des installations.

Il est également chargé des travaux de maintenance extraordinaire du bâtiment, comme la réfection du toit et de la façade aux fins de la requalification énergétique du bâtiment. Dans ce cas, le syndic mandate des entreprises spécialisées et des artisans tels que les maçons, électriciens, plombiers, peintres, il supervise les travaux et vérifie que tout soit conforme.

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Les tâches et responsabilités du syndic sont les suivantes :

• Tenir les registres de la copropriété et archiver les procès-verbaux des assemblées
• Tenir la comptabilité de la copropriété sous forme électronique
• Calculer les frais de la copropriété et les répartir de manière équitable entre les copropriétaires
• Recevoir les cotisations et effectuer les paiements
• Faire effectuer les travaux d'entretien ordinaire et extraordinaire décidés lors de l'assemblée des copropriétaires
• Convoquer chaque année l'assemblée générale afin de procéder à l'approbation du compte-rendu de gestion
• Veiller au respect du règlement de copropriété
• Effectuer les communications de service (début de travaux, convocation des assemblées, etc.)

Comment devenir syndic de copropriété ?

Il n'existe pas de diplôme spécifique à la profession, mais différents cursus permettent d'y accéder, comme les BTS des professions immobilières, les licences professionnelles des métiers du droit et de l'immobilier, certains masters en gestion des patrimoines et de l'immobilier. Toutefois, des écoles et instituts publics et privés proposent des formations spécialisées, et les écoles de commerce proposent elles aussi des formations débouchant sur l'immobilier.

La gestion d'une copropriété génère un grand nombre de difficultés (aussi bien de par la nature des biens qui la composent que de la complexité des rapports qui y règnent), des problèmes qui peuvent être résolus par une simple approche professionnelle.

Les compétences techniques dont doivent disposer les personnes qui sont amenées à être « gérantes » officielles des biens communs d'une copropriété sont donc multiples : de la comptabilité (pour le compte-rendu annuel) à l'urbanisme (règlementations de la construction, sécurité des bâtiments, barrières architecturales), du droit (droit civil et immobilier) aux connaissances fiscales (exonérations et allégements).

Après avoir obtenu la carte professionnelle, on peut commencer à faire de la pratique dans un cabinet d'administration de biens immobiliers ou dans une société de gestion immobilière, pour évaluer ensuite la possibilité de s'installer à son compte.

Exercer le rôle de syndic de copropriété requiert les compétences suivantes :

• Compétences dans le domaine administratif et comptable
• Connaissance approfondie du code civil et des normes qui régissent la gestion des immeubles
• Connaissance des normes de sécurité des installations
• Maîtrise des logiciels de gestion de copropriété professionnelle
• Capacités d'organisation et de gestion
• Excellentes capacités de relations et communication
• Habileté de négociateur et médiateur

Un syndic peut travailler dans un cabinet ou exercer son activité de manière indépendante, et donc gérer son travail en tout autonomie, éventuellement en plus d'autres activités professionnelles. Il s'agit d'une perspective de carrière intéressante pour les personnes qui disposent de diplômes dans le domaine de l'immobilier et souhaitent développer de nouvelles compétences professionnelles.

Un syndic de copropriété professionnel est en mesure de proposer une gestion de copropriété qualifiée et sérieuse, marquée par l'efficacité et la valorisation de l'immeuble. Il dispose de tous les instruments nécessaires pour faire carrière et être amené à gérer un nombre croissant de copropriétés qui, si elles sont bien administrées, peuvent assurer une bonne rémunération au syndic. Il est fondamental de faire preuve de compétence et de se faire de la publicité pour acquérir de nouveaux clients, notamment par le bouche à oreille. De plus, l'expérience et la croissance en termes de nombre de copropriétés gérées peuvent lui permettre de devenir directeur d'un cabinet de gestion immobilière qui emploie d'autres collaborateurs et employés.

Le parcours d'un syndic de copropriété lui permet d'acquérir des connaissances complètes en matière de gestion immobilière, qu'il peut exploiter pour trouver d'autres débouché professionnels : agent immobilier, gestionnaire immobilier ou responsable des installations.

Les personnes qui choisissent de devenir syndics de copropriété doivent être intéressées par l'immobilier. Il s'agit d'une profession complexe, qui permet d'exercer un rôle à responsabilité.

Les tâches d'un syndic de copropriété ne se limitent pas au rôle de médiateur entre des personnes plus ou moins prêtes à se disputer : elles nécessitent en revanche une formation technique adéquate et de bonnes capacités d'organisation, des compétences diversifiées et la mise à jour continue (par exemple en matière de comptabilité transparente, requalification des bâtiments, économie d'énergie et sécurité des installations), essentielles pour garantir le bon fonctionnement de la copropriété et protéger ses intérêts.

C'est la raison pour laquelle le travail du syndic de copropriété est l'un de ceux qui, s'il est exercé avec sérieux, peut donner de grandes satisfactions et reconnaissances professionnelles, et permettre d'accéder à l'indépendance économique.

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