Secrétaire juridique - Fiche métier : tâches, compétences et formation

Une secrétaire de cabinet juridique est une secrétaire experte dans la gestion administrative de la documentation juridique. Une secrétaire juridique s'occupe principalement de remplir et archiver les dossiers juridiques, et assure son assistance administrative aux avocats et autres membres du cabinet juridique, comme les consultants et les stagiaires.

La secrétaire juridique prépare les documents tels que les notes légales, les citations en justice et les mémoires, et remplit les actes administratifs et dossiers bureaucratiques nécessaires à la bonne exécution des activités du cabinet. Elle exerce les fonctions de saisie des données dans les systèmes informatiques, par exemple pour garder les registres et répertoires à jour. Elle s'occupe également de l'organisation et de l'archivage des documents, sur papier ou au format électronique.

Une secrétaire juridique fournit également son assistance directe aux avocats : elle les aide par exemple à rechercher des références légales et des cas passés, à recueillir des preuves et les présenter dans les tribunaux. Elle exerce des fonctions administratives, comme fixer les rendez-vous des avocats et gérer le calendrier des audiences, dépositions, rencontres, etc. Elle répond au téléphone et gère le courrier du cabinet. Elle s'occupe également des fonctions typiques du front desk, comme accueillir les clients du cabinet et les diriger vers leurs avocats.

Où travaillent les secrétaires juridique ?

Outre les cabinets juridiques et notariaux de petite et grande taille, les secrétaires juridiques peuvent également travailler dans les tribunaux et les bureaux juridiques internes des entreprises, organisations et organismes publics.

Le contrat de la plupart des secrétaires de cabinet juridique prévoit les heures de bureau traditionnelles, mais il existe également des postes à temps partiel pour celles qui cherchent un travail flexible.

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Quelles sont les tâches d'une secrétaire juridique ?

Voici ses principales fonctions :

• Élaborer les documents juridiques et administratifs
• Effectuer des recherches de caractère légal pour le compte des avocats
• Organiser et conserver les documents sur papier et numériques
• Gérer l'agenda et les rendez-vous des avocats
• Répondre aux appels téléphoniques et gérer le courrier du cabinet juridique
• Garder les répertoires, données et documents à jour

Les offres d'emploi pour secrétaire de cabinet juridique recherchent le plus souvent des candidats qui possèdent des compétences de base dans le domaine juridique (droit commercial, tributaire, civil, du travail, pénal et de la famille). Certains cabinets juridiques ne sélectionnent que des candidats qui possèdent une licence en droit, tandis que d'autres acceptent également les candidats titulaires d'un baccalauréat, à condition qu'ils aient une grande expérience au même poste.

Il existe des cours pour secrétaire juridique, qui forment des professionnels experts des procédures et protocoles juridiques et judiciaires (notamment télématiques) liées aux phases des procès, comme le décret d'injonction et la saisine, et qui savent gérer les dossiers bureaucratiques avec les tribunaux et l'administration publique.

Durant le cours, on apprend également à utiliser les logiciels utiles à la profession, des programmes de traitement de texte aux programmes d'archivage, de gestion, aux logiciels de transcription.

Une période de pratique dans un cabinet juridique est souvent prévue au terme du parcours formatif.

Les principales compétences d'une secrétaire de cabinet juridique sont les suivantes :

• Connaissance de la terminologie technique juridique
• Compétences dans la gestion administrative des actes et dossiers
• Maîtrise des instruments informatiques du bureau
• Capacités d'organisation et de gestion
• Excellentes capacités de communication
• Capacité d'écrire de manière rapide et précise
• Ponctualité, précision et fiabilité
• Comportement cordial, discret et professionnel
• Capacité de multitasking

Une secrétaire juridique peut développer sa carrière en suivant des cours de mise à jour et de spécialisation. La mise à jour constante est nécessaire pour que ses connaissances suivent toujours l'évolution des normes et procédures légales. Les cours de spécialisation permettent quant à eux d'approfondir une branche du droit : droit pénal, droit civil, droit sociétaire, droit industriel, ou encore droit immobilier, de la famille, tributaire ou international.

De plus, une secrétaire juridique qualifiée peut faire carrière en allant travailler dans des cabinets plus grands et prestigieux, où les salaires sont plus élevés, ou si elle travaille dans une entreprise ou dans l'administration publique, elle peut devenir responsable du cabinet juridique.

Enfin, il ne faut pas oublier que les compétences acquises en travaillant comme secrétaire dans un cabinet juridique peuvent être utilisées dans d'autres contextes : elle peut trouver un poste comme secrétaire d'un cabinet professionnel (par exemple chez un comptable), comme secrétaire de direction, employée administrative ou encore comme executive assistant.

Travailler comme secrétaire juridique est un choix indiqué pour les personnes précises et organisées qui souhaitent entreprendre une carrière administrative dans le domaine juridique.

Il s'agit d'un travail varié et dynamique, où il faut savoir gérer un grand nombre de processus et de cas en même temps, toujours avec discrétion.

Les résultats et l'efficacité d'un cabinet juridique sont en partie dus à la capacité des secrétaires de coordonner les activités, afin que tout fonctionne sans accrocs : c'est donc un travail contraignant et à responsabilité, qui donne satisfactions personnelles et stabilité professionnelle.

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