Secrétaire médicale - Fiche métier : tâches, compétences et formation

La secrétaire médicale s'occupe des activités administratives et d'organisation du cabinet médical comme la réception, la gestion des rendez-vous et l'archivage des documents pour les professionnels de la santé qui travaillent dans un cabinet médical. Elle joue avant tout un rôle de liaison entre les patients et le médecin auquel ils s'adressent (qu'il s'agisse d'un ophtalmologue, d'un pédiatre ou d'un gynécologue).

Concrètement, que fait une secrétaire médicale ?

La secrétaire médicale est souvent la première personne avec laquelle le patient entre en contact quand il va chez le médecin : elle accueille les clients, les invite à s'asseoir dans la salle d'attente et les oriente vers le spécialiste. Elle remplit la documentation du patient, comme les examens et les dossiers cliniques, et saisit les données dans les logiciels de gestion.

La secrétaire médicale s'occupe également du courrier et des appels téléphoniques, gère le calendrier des rendez-vous et élabore les paiements des prestations effectuées par les professionnels de la santé qui travaillent dans le cabinet. Elle effectue toutes les procédures liées aux assurances santé des patients pris en charge : la secrétaire médicale doit donc gérer, mettre à jour et archiver un grand nombre d'informations, sur papier et au format numérique.

La secrétaire médicale est également souvent chargée de la gestion de la fourniture et des stocks : elle veille à ce que tous les instruments et matériaux nécessaires aux visites et aux soins médicaux, ainsi qu'aux activités administratives, soient toujours disponibles, et contacte les fournisseurs afin de passer les commandes.

Les tâches spécifiques d'une secrétaire médicale peuvent varier en fonction de la taille du cabinet dans lequel elle travaille : si la structure est petite, elle peut exercer seule toutes les fonctions d'aide au professionnel, et lui répond directement. Si la structure est plus grande, comme un poly-ambulatoire, elle exerce ses fonctions avec d'autres secrétaires et assistants et a généralement une fonction spécifique (comme la gestion de rendez-vous, des paiements et des factures, des commandes de matériel, etc.). Dans ce cas, un chef de bureau peut coordonner le travail.

Où une secrétaire médicale trouve-t-elle du travail ?

Les offres d'emploi proviennent des petits et grands cabinets médicaux, centres médicaux polyfonctionnels, ambulatoires, cliniques et établissements sanitaires publics et privés. Les contrats sont pour la plupart à temps plein, bien que des formes de travail flexible (temps partiel) existent, selon les heures d'ouverture du cabinet.

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Quelles sont les fonctions de la secrétaire médicale ? Voici ce qu'elle fait :

• Accueillir les patients dans le cabinet
• Gérer le courrier et les appels téléphoniques
• Gérer les rendez-vous
• Veiller aux aspects administratifs de l'activité du cabinet médical
• Gérer les paiements des prestations effectuées par le médecin
• Archiver les documents papier et électroniques
• Passer les commandes de matériel nécessaire aux différentes activités du cabinet

Il n'existe aucune exigence spécifique en matière de formation pour devenir secrétaire médicale : un baccalauréat (par exemple commercial) peut suffire, suivi d'une période de stage.

Il existe toutefois des cours pour secrétaire médicale qui sont très utiles pour les personnes qui souhaitent accéder à cette profession. Ces cours fournissent aussi bien une formation de base de type socio-sanitaire que des compétences en administration et comptabilité, secrétariat, archivage des documents, communication et informatique. Ils permettent en outre d'apprendre à utiliser les logiciels de gestion et les programmes pour fixer les rendez-vous communément employés dans les cabinets médicaux.

Les compétences requises dans les offres d'emploi pour secrétaire médicale sont les suivantes :

• Connaissance de la terminologie et des procédures médicales et sanitaires
• Capacités d'organisation et de gestion administrative
• Compétences dans la gestion de la comptabilité
• Capacités de communication écrite et orale
• Gentillesse et disponibilité dans les relations avec le public
• Capacité de travailler de manière indépendante, structurée et attentive
• Bonne connaissance et utilisation d'un ordinateur et des systèmes informatiques
• Ponctualité, précision et fiabilité
• Efficacité et rapidité
• Discrétion dans la gestion des informations personnelles

Une secrétaire médicale peut faire carrière en allant travailler dans de grands cabinets organisés de manière moderne, où les salaires sont plus élevés. Au fur et à mesure qu'elle acquiert expérience et compétences, elle peut passer à des rôles de coordination et de gestion comme chef de bureau ou responsable du secrétariat.

Lorsqu'elle travaille comme secrétaire de cabinet dentaire ou assistante de cabinet d'odontologie, elle peut également entreprendre un cours de qualification professionnelle spécifique afin de devenir assistante dentaire, un rôle qui lui permet de travailler aux côtés du dentiste.

Les capacités de communication, organisation et gestion acquises lors de l'exécution des fonctions de secrétaire médicale peuvent être utilisées pour entreprendre une carrière en-dehors du domaine médical, par exemple comme secrétaire dans une entreprise ou un organisme public, comme employée administrative, chargée de l'accueil ou réceptionniste.

Le travail de secrétaire est idéal pour les personnes organisées, précises et ponctuelles.

Il s'agit d'un rôle important, aussi bien pour le bon fonctionnement du cabinet médical que pour les relations entre les patients et le spécialiste. La journée de travail est variée, surtout grâce au fait que l'on est beaucoup au contact avec le public.

Les offres d'emploi sont répandues sur l'ensemble du territoire, et l'on peut aussi bien trouver des annonces de cabinets privés de médecins individuels que de centres polyfonctionnels.

Les compétences administratives et dans l'assistance clientèle acquises au poste de secrétaire médicale permettent de travailler dans des domaines autres que celui de la santé, ce qui rend la profession extrêmement versatile.

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