Responsable d'entrepôt - Fiche métier : Tâches, compétences et formation

Le travail d'un responsable d'entrepôt est d'assurer le fonctionnement efficace d'un entrepôt. Il gère donc le personnel (comme les magasiniers, caristes et chargés de la logistique) et organise les ressources et processus nécessaires à la réception, au tri, à l'entreposage et à l'expédition des marchandises de tous les types : électronique, vêtements, fruits et légumes, composants mécaniques, pièces automobiles, etc.

Que fait un responsable d'entrepôt ?

Le responsable d'entrepôt supervise et gère toutes les activités d'un entrepôt, en résumé :

• Réception/acceptation de la marchandise
• Contrôle
• Stockage
• Prélèvement
• Emballage
• Expédition

Lorsqu'il organise le travail de ces domaines fonctionnels de l'entrepôt, le responsable tient compte des standards de qualité et objectifs de l'entreprise qui portent sur la quantité de marchandise en transit, la vitesse des opérations, le respect des conditions de livraison, le niveau des stocks moyens et autres paramètres type utilisés pour mesurer les performances de l'entrepôt. Une gestion efficace de l'entrepôt est en effet déterminante pour le fonctionnement de la chaîne logistique (supply chain) d'une entreprise, et donc pour la compétitivité de l'entreprise entière.

Le responsable d'entrepôt coordonne et gère le personnel qui travaille dans le dépôt : magasiniers, caristes, chargés de la logistique, employés du bureau des expéditions et chargés de la documentation de transport. Il communique également avec les fournisseurs et les transporteurs qui livrent la marchandise qui arrive et prélèvent celle qui sort, en se coordonnant avec le responsable de la logistique et le responsable de la production.

Le responsable d'entrepôt organise les activités quotidiennes, planifie les quarts et surveille les procédures de réception, mouvement, conservation, picking/packing et expédition des marchandises. Il supervise les activités de l'inventaire du matériel en transit et en stock, garantit l'intégrité et la bonne disposition des articles dans l'entrepôt, vérifie la correspondance entre les produits et la documentation et assure le niveau de stock optimal pour répondre aux nécessités de l'entreprise.

Mais ce n'est pas tout :

Un responsable d'entrepôt garantit que tous les travailleurs respectent les normes de sécurité en vigueur dans l'entrepôt, afin de réduire au minimum les risques d'accident durant les opérations quotidiennes.

Il rationalise l'utilisation du budget, des ressources, et organise les espaces physiques disponibles (postes de travail, zones de chargement/déchargement, étagères, machines, équipements, technologie et logiciels) afin de rendre le mouvement et le stockage de la marchandise plus économiques et efficaces. En cas de problèmes ou de ralentissements des flux de travail, le responsable de l'entrepôt doit en identifier les causes et intervenir rapidement afin de résoudre les problèmes.

Il est également chargé de l'analyse et du contrôle de la gestion de l'entrepôt, afin d'assurer le suivi de toutes les activités et de leur coût pour l'entreprise.

Où travaille un responsable d'entrepôt ?

Toute entreprise qui a des entrepôts, dépôts, zones de stockage ou centres de distribution peut avoir besoin d'un responsable d'entrepôt.

La plupart des offres d'emploi pour responsables, référents ou coordinateurs d'entrepôt proviennent des usines du secteur industriel et manufacturier, d'entreprises qui proposent des services de logistique et transport, de sociétés commerciales qui s'occupent de vente en gros ou au détail, par le biais de magasins physiques (comme la grande distribution, les chaînes de magasins) ou de la vente en ligne (e-commerce).

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Les principales fonctions d'un responsable d'entrepôt sont les suivantes :

• Assurer la pleine efficacité de l'entrepôt
• Gérer les ressources humaines qui travaillent dans l'entrepôt
• Superviser les activités de chargement, déchargement et mouvement de la marchandise
• Surveiller les procédures de l'entrepôt et vérifier les stocks
• Identifier et résoudre les éventuels problèmes qui ralentissent les activités
• Gérer le budget affecté et vérifier les coûts de l'entrepôt
• Optimiser les ressources, espaces et activités de l'entrepôt
• Assurer le respect des normes de sécurité de l'entrepôt

Pour devenir responsable d'entrepôt il faut généralement avoir une expérience directe du travail dans un entrepôt : les entreprises sélectionnent en général pour ce poste du personnel interne, comme les magasiniers et chargés de la logistique qui ont de bonnes capacités de gestion et de management, ainsi que des années d'expérience dans la logistique d'entreprise.

Parmi les exigences requises pour ce rôle figurent par exemple la connaissance approfondie des domaines fonctionnels et des procédures typiques d'un entrepôt, des différentes méthodes de gestion des stocks – par point de rangement, période fixe, consignment stock, vendor management inventory (VMI), collaborative planning, forecasting and replenishment (CPFR) – et de la documentation d'un entrepôt (comme les bordereaux et factures d'accompagnement, les fiches de chargement et déchargement, les listes d'achat et de vente).

Il est également très important de connaître les instruments informatiques et électroniques utilisés dans la gestion de l'entrepôt, comme les logiciels de gestion d'entrepôt (WMS, Warehouse Management System) et les systèmes d'identification automatique des articles (du code-barres à l'RFID).

Il peut également être demandé au responsable d'entrepôt de posséder le permis cariste, au cas où il serait nécessaire de conduire et de manœuvrer les chariots élévateurs pour les activités de chargement/déchargement de la marchandise, de stockage et de prélèvement.

Suivre un cours pour responsable d'entrepôt peut être utile pour obtenir une qualification et acquérir d'autres compétences, notamment pour les aspects du management et de la gestion économique typiques de ce rôle.

Les cours traitent par exemple de thèmes comme la gestion des ressources humaines, la gestion du compte économique de l'entrepôt et les prévisions, les analyses et le contrôle des frais, l'amélioration des prestations de l'entrepôt.

Les principales compétences et qualités d'un responsable d'entrepôt sont les suivantes :

• Compétences dans la gestion des opérations d'entrepôt
• Connaissance des procédures de mouvement de la marchandise, stockage, inventaire
• Compétences dans la gestion des stocks
• Compétences dans l'évaluation des performances de l'entrepôt
• Maîtrise des instruments informatiques et des logiciels de gestion d'un entrepôt
• Connaissance des normes de sécurité du travail dans les entrepôts
• Capacités d'organisation et de gestion
• Capacités de communication et de leadership
• Orientation vers les objectifs
• Fiabilité et précision

La carrière d'un responsable d'entrepôt commence généralement par des postes entry-level tels que magasinier, chargé de la logistique ou cariste, afin d'apprendre les aspects pratiques et techniques du travail, ainsi que les bonnes pratiques du secteur de la logistique.

Après avoir atteint le poste de responsable d'entrepôt, on peut développer sa carrière en postulant pour des rôles semblables dans de plus grandes entreprises, dont le volume de marchandise géré est plus grand, ou qui opèrent au niveau international.

Il est également possible de se spécialiser dans la gestion d'un type de marchandise spécifique, par exemple comme responsable d'entrepôt alimentaire ou d'entrepôt chimique et pharmaceutique, chacun étant caractérisé par des méthodes de stockage et procédures de gestion des stocks différentes.

La phase suivante consiste à développer ses compétences en logistics management et supply chain management, afin de devenir expert en gestion efficace de tous les aspects de la logistique d'une entreprise, par exemple comme responsable logistique ou supply chain manager.

La profession du responsable d'entrepôt est indiquée pour les personnes qui comptent une expérience solide dans la logistique d'entrepôt et ont les capacités de gestion et management nécessaires pour coordonner toutes les ressources concernées, aussi bien humaines qu'économiques. Il s'agit d'un rôle difficile et stimulant, qui entend de grandes responsabilités : la gestion efficace de l'entrepôt est en effet fondamentale pour le succès des entreprises, quel que soit le secteur, de l'industrie à la distribution.

Le responsable d'entrepôt doit être en mesure d'optimiser constamment les prestations de l'entrepôt (stocks, disponibilité du matériel, etc.) en réduisant les temps et les frais, et de résoudre rapidement les situations critiques : l'environnement de travail peut donc devenir frénétique et stressant.

Toutefois, les responsabilités et le stress sont récompensés par un bon salaire, qui prévoit souvent des bonus liés à l'atteinte de objectifs établis.

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