Organisateur événementiel - Fiche métier

L'organisateur événementiel (event planner) est le responsable de la conception et de l'organisation d'évènements tels que les concerts, spectacles, festivals, salons, meeting, inaugurations, évènements corporate, mariages, fêtes privées.

Il s'agit d'un professionnel qui est en mesure de gérer tous les aspects qui caractérisent un événement : il coordonne les différentes activités qui mènent de la phase créative et de la conception de l'événement à la phase exécutive, mais aussi l'équipe de personnes qui participent à la manifestation.

Pour organiser un événement qui ne soit pas simplement un moment spécial mais aussi une stratégie de marketing et de communication, le planificateur d'évènements (event planner) coordonne les activités de nombreux autres professionnels. La phase de création du concept de l'événement demande le professionnalisme des créatifs comme le concepteur-rédacteur, le designer, les chorégraphes, etc. La phase de réalisation pratique requiert l'intervention des techniciens lumière, techniciens du son, installateurs, designer d'intérieur, décorateurs, fleuristes.

Durant le déroulement de l'évènement, l'organisateur événementiel coordonne et gère le travail des hôtesses et steward, des personnes chargées du secrétariat organisationnel, du présentateur, des orateurs et interprètes, des performer et DJ, du personnel des services de traiteur, des photographes et vidéastes.

Organiser un événement de succès n'est pas simple : il faut du travail, de la créativité, un sens esthétique et surtout des capacités de gestion.

Le planificateur d'événements doit avant tout analyser les requêtes des clients (entreprises, magasins, restaurants, hôtels, institutions, organismes publics et privés) et définir les objectifs, cibles, contenus, temps et ressources disponibles pour l'événement. Il s'occupe ensuite de l'élaboration du concept de l'événement, afin d'en faire un moment enthousiasmant, en mesure d'impliquer le public, notamment du point de vue émotif. Il choisit ensuite le lieu le plus adapté et intervient pour faire en sorte qu'il soit propre à l'événement (par exemple en y prévoyant la décoration, l'éclairage, les fleurs, etc.). Puis il définit en détail tous les aspects techniques et productifs et planifie la réalisation de l'installation et de la logistique (technologies et équipement à louer et monter, parkings, plan d'urgence dans le respect des normes de santé et de sécurité), en veillant à toujours respecter le budget.

S'il s'agit d'organiser des événements ouverts au public (comme les salons, congrès, défilés de mode, spectacles, nouvelles ouvertures, manifestations gastronomiques, initiatives de charité), l'organisateur d'évènements s'occupe aussi souvent de la campagne de promotion et d'autres activités de communication et marketing. Pour favoriser la meilleure participation et assurer l'écho de l'événement, il recourt aux différents canaux de publicité, des invitations aux affiches, des communiqués de presse à la publicité dans les mass média traditionnels, des relations publiques à la communication en ligne et sur les réseaux sociaux.

Les événements peuvent en effet être considérés comme des instruments de « communication intégrée », visant à atteindre le public de manière dynamique. Ils répondent à des objectifs de marketing bien précis : transformer les valeurs et l'image d'un produit, d'une marque ou d'une entreprise en une expérience concrète, vécue au niveau émotif par ses participants (clients potentiels), et ils font partie des stratégies de marketing direct.

Cet aspect ne figure évidemment pas dans l'organisation d'événements privés tels que les mariages, dîners de gala, fêtes et célébrations de personnages ou occasions spéciales sur invitation.

Au terme de l'événement, l'organisateur d'événements se consacre ensuite à l'évaluation des résultats en termes économiques, de participation et de satisfaction du public et des sponsors, il gère l'activité de suivi après l'événement.

Le planificateur d'évènements doit savoir gérer une organisation très complexe, et être compétent sous tous les aspects de l'événement, de la communication à la réalisation technique. Pour effectuer au mieux leur travail, les organisateurs événementiel font appel à des fournisseurs de confiance pour la location et le transport de l'équipement et des appareils technologiques, la fourniture des décorations, les services des traiteurs, l'embauche du personnel qui intervient lors de l'événement (hôtesses, promoteurs, etc.) et de nombreux autres professionnels, comme les experts du secteur de la communication et du marketing, les techniciens, photographes, vidéastes, etc.

Il doit également être prêt à intervenir en cas d'imprévu, quel qu'il soit, qui peut survenir avant ou pendant l'événement (erreurs ou retards des fournitures, absence de personnel, mauvais temps, etc.). Les organisateurs d'événements doivent donc avoir des capacités de communication et médiation, de l'autorité, mais surtout la capacité de travailler dans les situations de stress.

L'organisateur événementiel peut travailler de manière autonome, comme freelance, et concevoir et coordonner l'organisation d'événements innovants et originaux pour les particuliers, les entreprises, les organismes et organisations de tous types. Il peut également être employé ou collaborateur d'agences d'organisation d'événements tels que les manifestations culturelles, les salons, expositions, lancements de produits, congrès, mariages et autres initiatives. L'organisateur évènementiel travaille également dans les hôtels équipés d'un convention center, les palais des congrès, les organismes chargés de l'organisation de salons, les parcs de divertissement thématiques, où il est responsable des événements qui se tiennent dans la structure en question.

L'activité comporte des déplacements fréquents afin de participer aux réunions, rencontres et états des lieux, mais aussi aux événements lorsqu'ils ont lieu. Les heures, et surtout les rythmes de travail, varient en fonction du calendrier des événements, avec des pics de travail à l'approche des manifestations.

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Que fait l'organisateur événementiel ?

Voici ses principales fonctions :

• Définir les contenus, les thèmes et les caractéristiques de la manifestation
• Elaborer le concept de l'évènement
• Planifier en détail les différents aspects et les phases de l'événement
• Identifier les fournisseurs et définir les modes et délais de fourniture des produits et services
• Organiser le travail des personnes qui collaborent à la réalisation de l'initiative
• Gérer l'installation
• Programmer la campagne de promotion et de communication afin de valoriser l'événement auprès du public
• Superviser l'exécution de l'événement
• Suivre et évaluer les résultats de l'initiative

Le meilleur parcours pour devenir organisateur événementiel consiste à obtenir une maîtrise en sciences de la communication, marketing, relations publiques ou dans le domaine touristique, pour compléter ensuite la formation par un cours d'event planning ou event management dans des instituts professionnels et organismes de formation.

S'inscrire à un cours pour organisateur d'événements permet d'acquérir les connaissances spécifiques dans le domaine du marketing pour les évènements, la gestion des ressources et l'optimisation du budget, le management, la communication. De plus, pour entreprendre cette carrière et devenir un spécialiste de l'organisation d'événements une grande expérience sur le terrain est indispensable, ainsi que la mise à jour continuelle sur les nouveautés et les événements au programme.

Les qualités et compétences requises dans les offres d'emploi pour organisateur événementiel sont les suivantes :

• Capacité de programmation et de gestion d'un projet
• Connaissance des techniques d'installation (interior, light et sound design)
• Compétences en marketing, event communication et RP
• Capacités de gérer les ressources humaines
• Capacités en organisation, leadership, autonomie dans la prise de décisions
• Capacités en communication et relations humaines
• Créativité et sens esthétique
• Prédisposition à la résolution des problèmes
• Résistance au stress

La carrière de l'organisateur événementiel évolue à travers l'acquisition progressive de responsabilités. On peut commencer comme assistant à l'organisation d'évènements et être chargé de participer au travail du planificateur d'évènements. Après avoir acquis suffisamment d'expérience, on peut devenir producer, le rôle qui consiste à gérer et coordonner au niveau opérationnel les personnel technique qui travaille à la réalisation des événements, et enfin devenir responsable des événements.

Il est également possible d'ouvrir une agence d'organisation d'événements pour son compte, ou de se spécialiser dans un type d'événements : dans la mode (fashion events), dans le domaine des congrès, les évènements trade tels que les salons, les initiatives corporate, ou encore dans l'organisation de mariages, comme Wedding Planner.

Travailler comme organisateur d'événements est le choix idéal pour les personnes créatives, très organisées, qui savent gérer brillamment les situations complexes, même dans des conditions stressantes.

La profession permet de travailler avec un grand nombre de personnes différentes et d'entretenir un réseau de contacts avec les clients, les sponsors et les fournisseurs, un réseau essentiel au succès de l'activité.

Cette profession permet de planifier toutes sortes d'événements, des vernissages aux manifestations sportives, des salons B2B aux inaugurations de restaurants et cafés, en ouvrant ainsi la voie à une carrière professionnelle flexible aux multiples facettes.

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