Secrétaire à l'IFAS 50% H/F

Descriptif

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos personnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé.

Activité 1 : Accueil physique et téléphonique

• Répondre aux demandes des élèves (absences, documents à compléter, renseignements divers)
• Accueillir et renseigner les candidats pour la sélection par téléphone ou en face à face
• Renseigner les usagers extérieurs
• Assurer le secrétariat de direction, ouvrir le courrier, taper le courrier, faire les photocopies, prendre les rendez-vous...

• Préparer les documents relatifs à la rentrée des élèves (certificats scolarité, cartes de self, feuillets renseignements administratifs, différentes listes, attestations...)
• Saisie numérique de l'attestation de l'entrée en formation des élèves boursiers
• Préparer la liste d'émargement pour le paiement des frais de dossiers
• Mettre à jour les dossiers administratifs des élèves (classer les justificatifs d'absence, les feuilles de compétences, les fiches horaires, changement de coordonnées, etc...)

Activité 3 : Gestion des absences

Activité 4 : Evaluations

• Photocopier les épreuves d'évaluation et en assurer la confidentialité
• Préparer et éditer les procès-verbaux relatifs aux épreuves d'évaluation, les feuilles d'émargement
• Mettre en ligne le calendrier des épreuves d'évaluation
• Préparer les convocations de rattrapage aux épreuves d'évaluation et en assurer l'émargement
• Réceptionner les dossiers supports pour les évaluations et en assurer l'émargement

Activité 5 : Gestion des résultats des évaluations

Activité 7 : Jury Diplôme d'Etat d'Aide-Soignant (D.E.A.S.)

• Vérifier toutes les notes avec les formatrices référentes
• Editer et relier les dossiers individuels pour le Jury D.E.A.S.
• Préparer le tableau ODESSA support à la Diplomation :
• saisir les identités et les coordonnées de chaque élève
• saisir les notes et les compétences de chaque élève
• Vérifier le tableau ODESSA avec le Responsable Pédagogique de l'IFAS avant transfert dans la base de données définitives pour la DREETS
• Transmettre les dossiers individuels au Responsable Pédagogique de l'IFAS pour la présentation au Jury D.E.A.S.
• Afficher et mettre en ligne la liste des résultats du Jury D.E.A.S

• Réceptionner les dossiers de la sélection et les classer
• Sur Forméis, en lien avec le Responsable Pédagogique :
• éditer les convocations des Jurys
• éditer les convocations des candidats
• éditer les listes quotidiennes de passage des candidats devant les Jurys
• préparer les dossiers des candidats pour examens par les Jurys

• Actualiser le dossier de rentrée et assurer le suivi des informations sur Forméis
• Envoyer le dossier de rentrée aux futurs élèves
• Réceptionner les dossiers de rentrée
• Pointer les documents administratifs et médicaux du dossier de rentrée
• Editer et envoyer la liste des élèves en formation au service de santé au travail
• Constituer le dossier administratif des élèves

Activité 10 : Paiement des intervenants

• Gérer les commandes mensuelles de papeterie LYRECO
• Saisir et éditer les listings individualisés des apprenants en lien avec le Responsable Pédagogique sur la plateforme de la R.N.A.
• Déclarer les accidents du travail / trajet à la CPAM via la plateforme numérique NET-ENTREPRISE

PROFIL RECHERCHÉ : Poste à temps non complet à 50%

Loyauté