Adjoint administratif secretaire de direction

Descriptif

Le poste est à pourvoir à compter d'avril 2025.

POSITION DANS LA STRUCTURE

• La Directrice déléguée
• La Directrice adjointe des Ressources Humaines

• Le Directeur des Soins
• L'Attaché d'Administration Hospitalière chargé des Affaires Générales et Juridiques
• L'ensemble du personnel d'encadrement administratif, technique, soignant et médico-technique.
• Le secrétariat général du CHU
• Les divers secrétariats.

Durée Quotidienne de Travail : 7h30 ; une demi-journée de repos par semaine ou une journée de repos tous les 15 jours

Il assiste la direction dans ses missions au quotidien et assure l'accueil physique et téléphonique. Il gère le traitement et la circulation de l'information interne et externe ainsi que le suivi des dossiers en lien avec la direction et la direction des ressources humaines.

1. Mise en uvre et suivi des tâches administratives liées au secrétariat de Direction, au secrétariat de la Direction des Ressources Humaines et de la Direction des Soins

• Accueil physique et téléphonique
• Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
• Prise de rendez-vous, tenue et suivi de l'agenda des deux Directions, organisation de réunions
• Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, procès-verbaux
• Préparation et suivi de dossiers
• Gestion du planning d'occupation de la salle des instances
• Lien avec le personnel de la DRH

1. Courriers

• Ouverture, tri et ventilation du courrier de direction en l'absence du 2ème adjoint administratif
• Gestion et diffusion du courrier et des courriels administratifs

1. Instances : CSE et F3SCT

• Participation au contenu de l'ordre du jour, préparation des dossiers
• Prise de notes et rédaction de comptes rendus
• Diffusion des procès-verbaux

1. Communication

• Contact avec organismes externes (ARS, Conseil Régional, Conseil Départemental, CHU, Mairie, Presse)
• Organisation de divers évènements (cérémonie des vux) en binôme avec l'adjoint administratif
• Mises à jour divers documents (liste encadrement)

1. Planification annuelle

• Participation à la planification de l'agenda institutionnel (programmation annuelle des instances et autres réunions), en collaboration avec l'adjoint administratif du secrétariat de direction

1. Divers

• Classement, archivage
• Suppléance de la secrétaire de direction en son absence

• Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique
• Bonne expression orale
• Capacités rédactionnelles
• Aptitude à travailler en équipe

• Accueillir, filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques ainsi que les personnes
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Renseigner les interlocuteurs
• Utilisation des modes de communication et de logiciels bureautiques (téléphone, scanner, messagerie, agenda électronique, )
• Capacité d'organisation, polyvalence

• Organisation, discrétion, anticipation, méthode, disponibilité, dynamisme, autonomie, sens de la confidentialité, gestion des priorités, réactivité
• Capacité relationnelle, bonne qualité detapos;écoute, rigueur, sens du service
• Curiosité naturelle alliée à des capacités de recherche et de synthèse
• Bonne présentation, ouverture d'esprit
• Capacité d'adaptation, esprit d'initiative
• Secret professionnel

• Positionnement privilégié pour bénéficier d'une bonne connaissance de l'institution tant au niveau de ses composantes que de son fonctionnement
• Collaborateur direct du Directeur Délégué

Pour postuler, merci d'adresser votre CV et une lettre de motivation à l'attention de Mme Aurélie PAVIZA, Directrice des Ressources Humaines.