Chargé-e d'accueil et Assistant-e Administratif-tive (H/F)

Le poste de Chargé-e d'accueil et Assistant-e Administratif-tive (H/F)

35H Autre

Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Missions :

• Accueillir le public avec amabilité
• Prendre des messages
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Appliquer les règles de communications et de protocole
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• S'adapter aux publics
• Gérer un système de mesure de la fréquentation
• Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un lieu, une activité

• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Présenter des documents d'information et de communication des différents services
• Gérer un planning de réservation
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Vérifier la conformité des dossiers de demandes et participer à l'aide à la complétude des dossiers des usagers : aide au remplissage des dossiers, vérification de la mise en état, recevabilité, assistance pour les copies et numérisation de dossiers

• Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage au sein des services
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

• Gestion des agendas (véhicules, salle.)
• Assurer l'organisation logistique de réunions et de missions (réserver un lieu, convoquer les participants...)

• Renseigner des tableaux de suivi des activités
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Saisir des données informatiques
• Recueillir des données et mettre à jour une base de données
• Participer à la rédaction des documents administratifs

Profil demandé :

• Diplôme de niveau V : CAP, BEP. ou diplôme équivalent
• Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
• Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
• Permis B (exigé)

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maitrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
• Maitrise de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance de base de la fonction publique territoriale
• Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
• Savoir rédiger un document administratif
• Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
• Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
• Savoir rechercher une information
• Disponibilité
• Discrétion
• Rigueur dans le traitement des informations
• Réactivité

• Rémunération selon la grille indiciaire de la Fonction Publique
• RIFSEEP (Régime indemnitaire)
• S.F.T. (Supplément Familial de Traitement)

• Temps complet (35/35ème)
• Temps de travail du poste : 35 heures
• Droits à congé : 25 jours par an

• Travail en bureau et guichet d'accueil
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
• Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité
• Horaires fixes

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Permis : B - Véhicule léger exigé

L'entreprise

L'ensemble des activités pratiquées peut être consulté sur le site internet de la base de loisirs :

Avantages

Autre

À savoir

Référence : 12573654