[réf. v99837722] Assistant-e Administratif-tive (H/F)

Le poste de Assistant-e Administratif-tive (H/F)

35H Autre

A en charge la logistique des instances de la collectivité sous la supervision de son supérieur hiérarchique.

Accueille, oriente, renseigne le public ponctuellement en cas d'absence de la personne en charge de l'accueil. Représente l'image de la collectivité et/ou de l'établissement auprès des usagers.

Missions :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment règlementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Rédiger des notes synthétiques
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Identifier les sources de documentation

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels.)

• Assister son supérieur hiérarchique dans les instances de la collectivité (Conseil communautaire.)
• Participer sous la supervision du supérieur hiérarchique à la gestion des dossiers du foncier (tableaux de bord, courriers.)
• Assister son supérieur hiérarchique dans la gestion du RGPD (informer et conseiller, tenir des registres, sensibiliser.)

Profil demandé :

• Diplôme de niveau 5 (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG . ou diplôme équivalent
• Spécialité : fonctionnement d'une collectivité
• Expérience : 1 an sur un poste similaire appréciée
• Permis B (exigé)

• Maîtrise des techniques de secrétariat
• Maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
• Connaissance des procédures administratives
• Connaissance de techniques d'accueil et des règles de communication (orales et écrites)
• Connaissance de base de la fonction publique territoriale

• Savoir recueillir une information et la traiter en fonction de consignes
• Savoir rédiger une note, un rapport ou un procès-verbal
• Savoir rendre compte, hiérarchiser les informations en fonction de leur importance ou urgence
• Savoir organiser un rendez-vous ou une réunion
• Savoir rechercher une information
• Savoir tenir une régie
• Sens de l'organisation
• Qualités rédactionnelles
• Disponibilité
• Discrétion
• Rigueur dans le traitement des informations
• Confidentialité
• Réactivité

Le profil recherché

Expérience souhaitée : Débutant accepté

Permis : B - Véhicule léger exigé

L'entreprise

L'ensemble des activités pratiquées peut être consulté sur le site internet de la base de loisirs :

Avantages

Autre

À savoir

• 1
• Niveau d'études : bac+2
• Expérience : 0
• 2 ans (débutant)

Référence : 12573660