secrétaire médical(e) 100%- Pôle Anesthésie-Réanimation et médecine périopératoire (ARMO) - Strasbourg

Descriptif

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non-médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d'Alsace.

LE POSTE : MISSIONS ET ACTIVITES

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service
• Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint
• Gérer le planning d'occupation des 2 salles de réunion du service
• Gérer la boite aux lettres
• Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint
• Local courrier : alimenter les copieurs en papier et cartouches d'encre
• Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d'anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés

• Planifier - organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d'unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA
• Créer la visioconférence si nécessaire réserver la salle
• Etablir l'OJ en centralisant les demandes
• Participer et prendre des notes pour établir le CR
• Transmettre le CR pour lecture/ajout modification
• Enregistrer et envoyer le CR
• Archiver
• Planifier les cours et séminaires pour les internes
• Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d'émargement)
• Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an Bischenberg) en collaboration avec Service d'anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR

• Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM
• Vérifier les concordances feuille d'astreinte, mettre en signature, transmettre à l'administration copie au PH et archiver
• Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante papier dans l'imprimante)
• Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles
• Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle
• Centraliser et archiver les demandes du pôle
• Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes
• Mettre en signature et transmettre au service DPC
• Etre personne support/ressource dans l'utilisation de GTMed et Odysweb

• Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service
• Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES
• Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d'Intérêt sur le site DPI France
• Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d'examen
• Déplacements réguliers (MACSF ARRES HAS CFAR CA ART - Congrès Cours ...)
• Reporter les réunions sur les agendas et confirmer ou excuser la participation
• Imprimer les OJ
• Etablir les notes d'honoraires
• Colliger les justificatifs nécessaires à la demande de remboursement
• Transmettre l'ensemble des documents

PROFIL RECHERCHÉ : QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• Rigueur
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d'adaptation
• Esprit d'équipe et de coopération
• Sens des priorités
• Disponibilité
• Bonnes capacités relationnelles
• Esprit d'initiative

7h30 par jour