Agent administratif (h/f)

Détails de l'offre

Adjoint administratif

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
• Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

• Activités et tâches :
• Traitement des dossiers et saisie des documents ;
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
• Planification et suivi.
• Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
• Contacts directs et permanents avec le public ;
• Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux ;
• Relations fréquentes avec les services de la collectivité ;
• Relations avec d'autres collectivités et partenaires.
• Quotité de travail : Temps complet.
• Sujétions particulières liées à l'emploi :
• Travail en bureau ;
• Horaires réguliers fixes ;
• Risques de tension dans la relation au public.

• Conditions d'accès :
• Concours : externe ou interne — Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade.
• Compétences professionnelles :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.

• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des tableaux d'activités ;
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances ;
• Identifier les sources de documentation.

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels,...) ;
• Utiliser des logiciels et des progiciels.
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
• Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.

• Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité ;
• Suivre les dossiers administratifs et gérer les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
• Activités et tâches :
• Traitement des dossiers et saisie des documents ;
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents ;
• Planification et suivi.
• Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
• Contacts directs et permanents avec le public ;
• Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux ;
• Relations fréquentes avec les services de la collectivité ;
• Relations avec d'autres collectivités et partenaires.
• Quotité de travail : Temps complet.
• Sujétions particulières liées à l'emploi :
• Travail en bureau ;
• Horaires réguliers fixes ;
• Risques de tension dans la relation au public.
• Conditions d'accès :
• Concours : externe ou interne — Possibilité de recrutement direct pour les cadres d'emplois de catégorie C en fonction du grade.
• Compétences professionnelles :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.

• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures ;
• Rédiger des tableaux d'activités ;
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les instances ;
• Identifier les sources de documentation.

• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous ;
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service ;
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels,...) ;
• Utiliser des logiciels et des progiciels.
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Intermédiaire.
• Technicité/expertise requise par le poste : Intermédiaire.

Pour les contractuels, recrutement en application des dispositions des articles de L332-8 à L332-14.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.