Assistant administratif (h/f)

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

• Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers confiés (projet, mission, démarche qualité ;
• Organiser l'agenda du responsable de service.

• Activités et tâches :
• Traitement de dossiers et saisie de documents ;
• Gestion et suivi administratif des dossiers confiés ;
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents Planification de réunions et suivi.
• Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
• Relations directes et permanentes avec les services en interne au CCAS et/ou partenaires ;
• Participation aux réunions du service ;
• Relation avec les élus communaux et autres services sociaux communaux, départementaux, etc..
• Quotité de travail : Temps complet.
• Sujétions particulières liées à l'emploi :
• Travail en bureau ;
• Horaires réguliers fixes ;
• Risques de tension dans la relation au public ;
• Formation/tutorat de stagiaires ;
• Devoir de confidentialité.

• Compétences professionnelles :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.

• Rédiger des documents administratifs de manière claire, précise et professionnelle, en respectant les normes et les procédures en vigueur ;
• Collecter, traiter et archiver les informations pertinentes pour chaque dossier technique, en veillant à leur confidentialité et leur accessibilité ;
• Analyser les informations recueillies, à en extraire les éléments essentiels et à les synthétiser de manière à faciliter la prise de décision ;
• Communiquer efficacement avec les différents intervenants impliqués dans les dossiers techniques, tant à l'écrit qu'à l'oral, en veillant à maintenir une communication claire et transparente ;
• Suivre l'avancement des dossiers techniques, à effectuer les mises à jour nécessaires et à assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes concernés ;
• Respecter les procédures administratives et des normes en vigueur dans le domaine concerné, afin d'assurer la conformité des dossiers techniques aux exigences légales et réglementaires.

• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures.

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les organismes sociaux ;
• Identifier les sources de documentation.

• Rédiger et préparer les pièces administratives nécessaires aux consultations et marchés à procédure adaptée (MAPA) ;
• Veiller au respect des procédures internes et des réglementations en vigueur ;
• Organiser les consultations, suivre les devis en collaboration avec les services demandeurs ;
• Travailler en étroite coordination avec le service des finances pour garantir le respect du budget et des règles comptables.
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
• Technicité/expertise requise par le poste : Faible.

• Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers confiés (projet, mission, démarche qualité ;
• Organiser l'agenda du responsable de service.
• Activités et tâches :
• Traitement de dossiers et saisie de documents ;
• Gestion et suivi administratif des dossiers confiés ;
• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Gestion de l'information, classement, archivage de documents Planification de réunions et suivi.
• Positionnement avec les autres services ou directions/services extérieurs :
• Relations directes et permanentes avec les services en interne au CCAS et/ou partenaires ;
• Participation aux réunions du service ;
• Relation avec les élus communaux et autres services sociaux communaux, départementaux, etc..
• Quotité de travail : Temps complet.
• Sujétions particulières liées à l'emploi :
• Travail en bureau ;
• Horaires réguliers fixes ;
• Risques de tension dans la relation au public ;
• Formation/tutorat de stagiaires ;
• Devoir de confidentialité.
• Compétences professionnelles :

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
• Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
• Gérer et actualiser une base d'informations ;
• Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
• Vérifier la validité des informations traitées ;
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
• Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
• Rédiger des compte rendus et procès-verbaux de réunion.

• Rédiger des documents administratifs de manière claire, précise et professionnelle, en respectant les normes et les procédures en vigueur ;
• Collecter, traiter et archiver les informations pertinentes pour chaque dossier technique, en veillant à leur confidentialité et leur accessibilité ;
• Analyser les informations recueillies, à en extraire les éléments essentiels et à les synthétiser de manière à faciliter la prise de décision ;
• Communiquer efficacement avec les différents intervenants impliqués dans les dossiers techniques, tant à l'écrit qu'à l'oral, en veillant à maintenir une communication claire et transparente ;
• Suivre l'avancement des dossiers techniques, à effectuer les mises à jour nécessaires et à assurer un suivi régulier auprès des parties prenantes concernés ;
• Respecter les procédures administratives et des normes en vigueur dans le domaine concerné, afin d'assurer la conformité des dossiers techniques aux exigences légales et réglementaires.

• Recevoir et orienter les demandes ;
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité ;
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures.

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
• Photocopier et assembler des documents ;
• Trier, classer et archiver des documents ;
• Synthétiser et présenter des informations ;
• Rechercher et diffuser des informations ;
• Préparer les dossiers pour les organismes sociaux ;
• Identifier les sources de documentation.

• Rédiger et préparer les pièces administratives nécessaires aux consultations et marchés à procédure adaptée (MAPA) ;
• Veiller au respect des procédures internes et des réglementations en vigueur ;
• Organiser les consultations, suivre les devis en collaboration avec les services demandeurs ;
• Travailler en étroite coordination avec le service des finances pour garantir le respect du budget et des règles comptables.
• Expérience exigée sur le poste ou équivalent : Faible.
• Technicité/expertise requise par le poste : Faible.

L'intitulé du poste ainsi que le numéro de l'offre doivent obligatoirement figurer dans l'objet de votre lettre de motivation.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.