Agent d'accueil et administratif - Service vie assosciative
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Chargé ou chargée d'accueil
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Direction du service vie associative et sportive vous réalisez les missions d'accueil et d'assistanat administratif.
Missions / conditions d'exerciceVous réalisez l'accueil physique et téléphonique du service , renseigner, orienter les usagers et administrés.
Vous suivez la réservation des salles municipales et des infrastructures sportives.
Vous suivez la réservation des minibus.
Vous traitez et assurez le suivi de demandes associatives avec les services concernés de la ville.
Vous traitez et suivez avec l'équipe l'administratif liés à la mise en œœuvre des manifestations ; les autorisations (débits de boisson, occupation du domaine public, ...). Rédaction des conventions, arrêtés, gestion des courriers (logiciel Elise).
Vous préparez des actes et suivi en lien avec les missions confiées (conventions, récurrences, minibus…)Vous réalisez le secrétariat administratif du service : photocopies, courriers, reliures, classement, archivage, remise des clés…
Vous communiquez avec les associations sur les informations à transmettre (mise à jour des informations, rappel de la réglementation, envoi de justificatifs…)
Profils recherchés- Vous possédez un diplôme/formation et/ou une expérience significative dans le domaine de l'administratif, secrétariat, en collectivité et dans le secteur associatif.
- Vous connaissez le fonctionnement, les procédures et l'organisation d'une collectivité. Vous possédez des aptitudes au traitement des demandes, à l'organisation.
- Vous connaissez l'environnement associatif (sportif, social, culturel..), la réglementation du secteur, loi 1901...
- Vous savez communiquer à l'écrit, rédiger des courriers et comptes rendus. Vous savez communiquer à l'oral, prendre la parole en réunion, accueillir et échanger avec les associations, collègues et partenaires.
- Vous maitrisez l'outil informatique, Word, messagerie Outlook, Excel, la reprographie... Vous êtes capable d'appréhender des logiciels métiers (GMA, Elise)
- Vous savez rendre compte à vos collègues et votre hiérarchie, vous travaillez en équipe et en autonomie.
- Impliqué.e, vous êtes disponible, participation aux manifestations du service ( forum associations,) diplomate et à l'écoute. Vous êtes en relation permanente avec les associations et partenaires et participez à l'image de la collectivité.
Sous l'autorité de la Direction du service vie associative et sportive vous réalisez les missions d'accueil et d'assistanat administratif.
Vous réalisez l'accueil physique et téléphonique du service , renseigner, orienter les usagers et administrés.Vous suivez la réservation des salles municipales et des infrastructures sportives.
Vous suivez la réservation des minibus.
Vous traitez et assurez le suivi de demandes associatives avec les services concernés de la ville.
Vous traitez et suivez avec l'équipe l'administratif liés à la mise en œœuvre des manifestations ; les autorisations (débits de boisson, occupation du domaine public, ...). Rédaction des conventions, arrêtés, gestion des courriers (logiciel Elise).
Vous préparez des actes et suivi en lien avec les missions confiées (conventions, récurrences, minibus…)Vous réalisez le secrétariat administratif du service : photocopies, courriers, reliures, classement, archivage, remise des clés…
Vous communiquez avec les associations sur les informations à transmettre (mise à jour des informations, rappel de la réglementation, envoi de justificatifs…)
- Vous possédez un diplôme/formation et/ou une expérience significative dans le domaine de l'administratif, secrétariat, en collectivité et dans le secteur associatif.
- Vous connaissez le fonctionnement, les procédures et l'organisation d'une collectivité. Vous possédez des aptitudes au traitement des demandes, à l'organisation.
- Vous connaissez l'environnement associatif (sportif, social, culturel..), la réglementation du secteur, loi 1901...
- Vous savez communiquer à l'écrit, rédiger des courriers et comptes rendus. Vous savez communiquer à l'oral, prendre la parole en réunion, accueillir et échanger avec les associations, collègues et partenaires.
- Vous maitrisez l'outil informatique, Word, messagerie Outlook, Excel, la reprographie... Vous êtes capable d'appréhender des logiciels métiers (GMA, Elise)
- Vous savez rendre compte à vos collègues et votre hiérarchie, vous travaillez en équipe et en autonomie.
- Impliqué.e, vous êtes disponible, participation aux manifestations du service ( forum associations,) diplomate et à l'écoute. Vous êtes en relation permanente avec les associations et partenaires et participez à l'image de la collectivité.
Recrutement par voie statutaire, à défaut contractuel (CDD).
Temps de travail completRémunération statutaire / régime indemnitaire / chèques-déjeuner.
expérience en secteur associatif demandé.CV / lettre de motivation/ arrêté de situation administrative OBLIGATOIRES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.