Adjoint administratif
Liens hiérarchiques et fonctionnels
Rattachement hiérarchique :- N+2 Cadre supérieur Socio-éducatif
- N+1 Cadre Socio-éducatif
- Equipe éducative, thérapeutique, ASHQ
- Service support CHPL
Contenu du poste
Mission générale (principale) : Le titulaire du poste a pour mission d'organiser pour le cadre socio-éducatif, le traitement et la circulation de
l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,).
Activités principales :Accueil physique des familles, des enfants et des partenaires : Vous assurez un accueil chaleureux et professionnel des familles, des enfants et des partenaires au sein du SESSAD.
Gestion du standard téléphonique et mail : Vous répondez aux appels téléphoniques, gérez les messages et emails et orientez les correspondances vers les interlocuteurs concernés.
Circulation des informations : Vous notez et transmettez les informations, appels téléphoniques, messages et mails reçus.Saisie, relecture et mise en forme de documents, rapports, courriers
Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
Préparation, suivi et archivage de dossiersGestion des fournitures du service et matériels de bureau
Activités administratives et Gestion des Dossiers
Traitement, rédaction et diffusion : vous réalisez diverses activités administratives : rédaction, traitement et diffusion de documents, courriers/courrielsMise à jour des dossiers administratifs : Vous assurez la tenue à jour des dossiers administratifs numériques (dossier unique) des enfants accompagnés par le SESSAD.
Classement et archivage : Vous classez et archivez les dossiers administratifs en respectant les procédures internes.Préparation des dossiers pour la MDPH : Vous préparez les dossiers nécessaires pour la prise en charge, le renouvellement, ou la fin des prises en charge des enfants
Gestion des Plannings
Élaboration des plannings : Vous participez à l'élaboration des plannings des prises en charge des enfants, des plannings des professionnels et des transports.Gestion des plannings : Vous gérez le planning des enfants et des professionnels en cas d'imprévus ou d'absences : annulation des suivis, information aux partenaires etc.
Suivi des Activités et RapportsRédaction des comptes rendus : Vous rédigez les comptes rendus des réunions hebdomadaires.
Préparation des rapports d'activité : Vous rassemblez et organisez les éléments nécessaires aux rapports d'activité et aux indicateurs de performance.
Gestion Comptable et FacturationFacturation : Vous gérez la facturation des séances à la CPAM.
Vérification des factures fournisseurs : Vous contrôlez les factures des fournisseurs, préparez-les chèques/Bons administratifs, et rédigez les courriers associés.
Compétences requises
Savoirs (connaissances) : en lien avec la fiche métier citée ci-dessusAccueil physique et téléphonique : 2
Bureautiques : 3
Classement et archivage : 2
Communication / Relation interpersonnelles : 2
Organisation et fonctionnement interne du dispositif : 3
Secrétariat : 3
Maitrise des outils bureautique (Word, Excel) : 3
- Connaissances générales : connaissance des principes fondamentaux, pratique courante,
- Connaissances détaillées : maitrise de la pratique et des principes fondamentaux, ou à acquérir dans les 6 mois suivants la prise de poste.
- Connaissances approfondies : expertise de la pratique et des principes fondamentaux permettant leur modélisation, ou à acquérir dans les
12 mois suivants la prise de poste.
Savoir-faire (en lien avec les activités décrites au point 3-2) :- Hiérarchiser les activités à réaliser (organisation des priorités)
- Capacité rédactionnelles solides
- Travailler en équipe
- Savoir rendre compte de son activité
- 3 Savoir-être (qualités professionnelles) :
- Respect du secret professionnel : Discrétion, tact
- Savoir communiquer : écoute, empathie, maîtrise de soi et de ses émotions
- Être Autonome
- Être rigoureux
- Savoir s'adapter à la charge de travail
Exigences du poste
Diplôme(s) : Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Formation(s) d'adaptation au poste requise(s) :- Formations institutionnelles : formation aux logiciels institutionnels utilisés.
-Formations spécifiques souhaitées dans l'unité : connaissances du fonctionnement médico-sociale
Modalités et contraintes du poste :- Poste à temps plein sur 5 jours d'une durée hebdomadaire de travail à 38h