Assistant ou assistante de gestion administrative - réf. d94602023

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Il se situe à quelques kilomètres de Ploërmel , qui est sur l'axe Rennes-Vannes.

1. Accueillir, informer, rassurer les résidents,
2. Observer le résident et savoir alerter au besoin,

1. Accueillir, informer, rassurer les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires extérieurs en respectant la confidentialité (secret professionnel)
2. Travailler en équipes pluridisciplinaires

1. Activités du secrétariat
2. Organiser des activités administratives en lien avec l’échéancier (suivi des entrées et sorties des résidents, factures d'hébergement, APL, APA, Aide sociale, attestations de droits, transmission des arrêtés et délibérations en Préfecture, intégration des factures dans le logiciel, transmissions des feuilles de soins),
3. Gestion et Suivi des invitations (repas des familles, commission menus, etc...)
4. Gérer le standard téléphonique,
5. Filtrer les personnes indésirables,
6. Ouvrir et distribuer le courrier,
7. Gérer les invitations et tout courrier administratif
8. Réceptionne les marchandises et colis, vérifie et signe les bons de livraison,
9. Gérer la liste d’attente (attentum, préparation des dossiers pour la commission d’admission, visite de l’établissement...)
10. Accueillir tout nouveau résident dans son lieu de vie, accueillir sa famille et ses amis et leur faciliter les démarches administratives
11. Nourrir le projet de vie personnalisé
12. Participer à gérer les stocks de fournitures administratives et de timbres postaux
13. Imprimer des étiquettes et enveloppes pré-imprimées
14. Gérer les remplacements du personnel, en cas d’absence des référents plannings

• Utilisation de base de traitement de texte, tableur, la messagerie électronique, Internet, et les logiciels partagés de l’EHPAD (Netsoins, messagerie) ou spécifique au métier du secrétariat (Connaissance des logiciels suivants serait un plus : Berger Levrault : Milord, Planiciel, NetSoins, DOMATEL, Téléservice RESID-ESMS)
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Maîtriser l’orthographe française et sa conjugaison
• L’organisation et les méthodes du travail relatif aux services de l’établissement
• Les procédures et protocoles de l’établissement
• L’utilisation des appareils informatiques et de communication (standard téléphonique, fax, photocopieur, scanner, portable, imprimante, ordinateur …)

• Savoir communiquer avec l’ensemble des résidents, familles et personnels
• Respecter les consignes écrites
• Utiliser correctement les appareils courants de communication
• S’adapter aux diverses situations de travail et rythme d’activités
• Travailler avec dignité et sens humain en présence des résidents
• Accompagner les résidents dans une relation d’aide et d’apaisement

• Avoir le sens de l’organisation et des priorités,
• Sens de l'accueil et amabilité,
• Capacité à écouter, à communiquer, à argumenter et à mobiliser,
• Honnêteté, loyauté, adaptabilité, disponibilité, bienveillance,
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel,
• Respect des résidents, leur culture, leurs libertés, leur sécurité, leur domicile et leur entourage (famille, proches),
• Être dynamique, patient(e), polyvalent,
• Rigueur et organisation du travail,
• Sens aigu des initiatives et de l’innovation spontanée,
• Rapidité et qualité d’exécution, efficacité, souci d’économie, se conformer à des processus rigoureux de traitement des données chiffrées,
• Maîtrise de soi, prise de recul, capacité à affronter des situations émotionnelles difficiles,
• Être constructif, motivé et positif (promotion de l’établissement ; soutien moral des résidents, des familles et des autres agents…),
• Respect des consignes hiérarchiques, du travail en équipe, de l’intérêt commun,
• Respecter la déontologie du fonctionnaire P.T. : responsabilité, discrétion, obéissance, probité.

Il se situe à quelques kilomètres de Ploërmel , qui est sur l'axe Rennes-Vannes.

Le poste est à pouvoir au 01/05/2025, à temps non complet.

1. Accueillir, informer, rassurer les résidents,
2. Observer le résident et savoir alerter au besoin,

1. Accueillir, informer, rassurer les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires extérieurs en respectant la confidentialité (secret professionnel)
2. Travailler en équipes pluridisciplinaires

1. Activités du secrétariat
2. Organiser des activités administratives en lien avec l’échéancier (suivi des entrées et sorties des résidents, factures d'hébergement, APL, APA, Aide sociale, attestations de droits, transmission des arrêtés et délibérations en Préfecture, intégration des factures dans le logiciel, transmissions des feuilles de soins),
3. Gestion et Suivi des invitations (repas des familles, commission menus, etc...)
4. Gérer le standard téléphonique,
5. Filtrer les personnes indésirables,
6. Ouvrir et distribuer le courrier,
7. Gérer les invitations et tout courrier administratif
8. Réceptionne les marchandises et colis, vérifie et signe les bons de livraison,
9. Gérer la liste d’attente (attentum, préparation des dossiers pour la commission d’admission, visite de l’établissement...)
10. Accueillir tout nouveau résident dans son lieu de vie, accueillir sa famille et ses amis et leur faciliter les démarches administratives
11. Nourrir le projet de vie personnalisé
12. Participer à gérer les stocks de fournitures administratives et de timbres postaux
13. Imprimer des étiquettes et enveloppes pré-imprimées
14. Gérer les remplacements du personnel, en cas d’absence des référents plannings

• Utilisation de base de traitement de texte, tableur, la messagerie électronique, Internet, et les logiciels partagés de l’EHPAD (Netsoins, messagerie) ou spécifique au métier du secrétariat (Connaissance des logiciels suivants serait un plus : Berger Levrault : Milord, Planiciel, NetSoins, DOMATEL, Téléservice RESID-ESMS)
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Maîtriser l’orthographe française et sa conjugaison
• L’organisation et les méthodes du travail relatif aux services de l’établissement
• Les procédures et protocoles de l’établissement
• L’utilisation des appareils informatiques et de communication (standard téléphonique, fax, photocopieur, scanner, portable, imprimante, ordinateur …)

• Savoir communiquer avec l’ensemble des résidents, familles et personnels
• Respecter les consignes écrites
• Utiliser correctement les appareils courants de communication
• S’adapter aux diverses situations de travail et rythme d’activités
• Travailler avec dignité et sens humain en présence des résidents
• Accompagner les résidents dans une relation d’aide et d’apaisement

• Avoir le sens de l’organisation et des priorités,
• Sens de l'accueil et amabilité,
• Capacité à écouter, à communiquer, à argumenter et à mobiliser,
• Honnêteté, loyauté, adaptabilité, disponibilité, bienveillance,
• Respecter la confidentialité et le secret professionnel,
• Respect des résidents, leur culture, leurs libertés, leur sécurité, leur domicile et leur entourage (famille, proches),
• Être dynamique, patient(e), polyvalent,
• Rigueur et organisation du travail,
• Sens aigu des initiatives et de l’innovation spontanée,
• Rapidité et qualité d’exécution, efficacité, souci d’économie, se conformer à des processus rigoureux de traitement des données chiffrées,
• Maîtrise de soi, prise de recul, capacité à affronter des situations émotionnelles difficiles,
• Être constructif, motivé et positif (promotion de l’établissement ; soutien moral des résidents, des familles et des autres agents…),
• Respect des consignes hiérarchiques, du travail en équipe, de l’intérêt commun,
• Respecter la déontologie du fonctionnaire P.T. : responsabilité, discrétion, obéissance, probité.
• Bac + 2 requis
• Connaissance en RH et en comptabilité

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.