Gestionnaire administratif au Secrétariat Général (F/H)

Détails de l'offre

Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Descriptif de l'emploi

MORLAIX, Ville dynamique de 15 000 habitants située à 1 heure 30 de RENNES, 3 heures de PARIS en TGV, à 35 minutes de la métropole de BREST et de son aéroport international bénéficie d'une notoriété croissante avec la qualité de vie en Baie de Morlaix - Monts d'Arrée et les nombreux projets qui l'animent : restructuration du quartier gare, aménagement du centre-ville et ouverture de la rivière, prise en compte des enjeux environnementaux (transition énergétique des bâtiments, mobilité douce, ...) recrute selon conditions statutaires ou à défaut contractuelles :

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion du courrier et des courriels :

• Tri et ouverture du courrier
• Lecture pour attribution par service
• Enregistrement et diffusion
• Gestion journalière des mails
• Suivi du courrier sur le logiciel Maarch
• Vérification avant dématérialisation
• Impulser la dématérialisation des courriers et l'actualisation du parcours du courrier
• Effectuer des relances, par mail, aux services concernant les courriers non rattachés
• Affranchissement du courrier, en l'absence du vaguemestre

1. Conseils municipaux :

• Élaboration des dossiers des séances du conseil municipal et de la commission Affaires Générales et financières (envoi des convocations dématérialisées, de l'ordre du jour, note de synthèse et délibérations)
• Envoi électronique des délibérations au contrôle de légalité
• Suivi des PV détaillés des conseils municipaux
• Publicité des actes administratifs réglementaires

1. Bureaux municipaux :

• Préparation de l'ordre du jour et des pièces annexes
• Rédaction des relevés de décision

1. Arrêtés et décisions du Maire :

• Rédaction des arrêtés
• Réception par mails des arrêtés permanents et attributions de tous les services
• Numérotation, vérification du format et mise en signature
• Dématérialisation (contrôle de légalité)
• Tenue du registre des délibérations, décisions et arrêtés

1. Réalisation des travaux de bureautiques :

• Mise en forme, saisie des courriers, documents et notes
• Réalisation de travaux de classement et duplication de documents

1. Accueil téléphonique et physique :

• Filtrer et orienter les appels, prendre de messages

1. Autres Missions :

• Gestion de la réservation de 4 salles de l'Hôtel de ville
• Gestion du pool de véhicule de l'Hôtel de Ville
• Tenue d'un dossier, délivrance d'un récépissé et envoi des statuts et toutes modifications au Tribunal de Grande Instance de Brest
• Régie d'avances
• Commande de médailles pour les agents
• Gestion et suivi des contraventions (parc automobile ville)
• Registres annuels
• Déclaration de syndicats professionnels

Profils recherchés

• Expérience en collectivité appréciée
• Permis B
• Capacités d'organisation, d'anticipation, d'autonomie et de rigueur
• Adaptabilité
• Ponctualité, disponibilité, réactivité
• Sens du service public

• Poste à temps complet (39 heures)
• Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + CNAS (primes : mariage, pacs, naissance, adoption, rentrée scolaire, Noël des enfants, médailles...réductions : séjour vacance enfant et jeune et séjour sans enfant à charge, billetterie pour les loisirs, les sorties, les spectacles, les parcs...des prêts à taux avantageux : amélioration de l'habitat, études supérieures...)
• Possibilité d'adhésion : Titres restaurant + Contrat groupe Prévoyance.

MORLAIX, Ville dynamique de 15 000 habitants située à 1 heure 30 de RENNES, 3 heures de PARIS en TGV, à 35 minutes de la métropole de BREST et de son aéroport international bénéficie d'une notoriété croissante avec la qualité de vie en Baie de Morlaix - Monts d'Arrée et les nombreux projets qui l'animent : restructuration du quartier gare, aménagement du centre-ville et ouverture de la rivière, prise en compte des enjeux environnementaux (transition énergétique des bâtiments, mobilité douce, ...) recrute selon conditions statutaires ou à défaut contractuelles :

cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux

1. Gestion du courrier et des courriels :

• Tri et ouverture du courrier
• Lecture pour attribution par service
• Enregistrement et diffusion
• Gestion journalière des mails
• Suivi du courrier sur le logiciel Maarch
• Vérification avant dématérialisation
• Impulser la dématérialisation des courriers et l'actualisation du parcours du courrier
• Effectuer des relances, par mail, aux services concernant les courriers non rattachés
• Affranchissement du courrier, en l'absence du vaguemestre

1. Conseils municipaux :

• Élaboration des dossiers des séances du conseil municipal et de la commission Affaires Générales et financières (envoi des convocations dématérialisées, de l'ordre du jour, note de synthèse et délibérations)
• Envoi électronique des délibérations au contrôle de légalité
• Suivi des PV détaillés des conseils municipaux
• Publicité des actes administratifs réglementaires

1. Bureaux municipaux :

• Préparation de l'ordre du jour et des pièces annexes
• Rédaction des relevés de décision

1. Arrêtés et décisions du Maire :

• Rédaction des arrêtés
• Réception par mails des arrêtés permanents et attributions de tous les services
• Numérotation, vérification du format et mise en signature
• Dématérialisation (contrôle de légalité)
• Tenue du registre des délibérations, décisions et arrêtés

1. Réalisation des travaux de bureautiques :

• Mise en forme, saisie des courriers, documents et notes
• Réalisation de travaux de classement et duplication de documents

1. Accueil téléphonique et physique :

• Filtrer et orienter les appels, prendre de messages

1. Autres Missions :

• Gestion de la réservation de 4 salles de l'Hôtel de ville
• Gestion du pool de véhicule de l'Hôtel de Ville
• Tenue d'un dossier, délivrance d'un récépissé et envoi des statuts et toutes modifications au Tribunal de Grande Instance de Brest
• Régie d'avances
• Commande de médailles pour les agents
• Gestion et suivi des contraventions (parc automobile ville)
• Registres annuels
• Déclaration de syndicats professionnels

• Expérience en collectivité appréciée
• Permis B
• Capacités d'organisation, d'anticipation, d'autonomie et de rigueur
• Adaptabilité
• Ponctualité, disponibilité, réactivité
• Sens du service public

• Poste à temps complet (39 heures)
• Rémunération statutaire + Régime indemnitaire + CNAS (primes : mariage, pacs, naissance, adoption, rentrée scolaire, Noël des enfants, médailles...réductions : séjour vacance enfant et jeune et séjour sans enfant à charge, billetterie pour les loisirs, les sorties, les spectacles, les parcs...des prêts à taux avantageux : amélioration de l'habitat, études supérieures...)
• Possibilité d'adhésion : Titres restaurant + Contrat groupe Prévoyance.

Renseignements : Marina JESTIN (chargée de recrutement) 02.98.63.10.78

Merci d'adresser votre candidature (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation administrative) jusqu'au 18 mars 2025 inclus à : Monsieur Le Maire de MORLAIX

29671 MORLAIX Cedex

Ou par mail à : ressourceshumaines@villedemorlaix.org

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.