Assistant de direction H/F - ref. 24CA018

Description du poste :

DÉFINITION

L’assistant de direction H/F travaille en lien avec la direction et les services de l’Eau et de l’Assainissement. Il sera amené également à travailler avec les services supports de la Communauté d’Agglomération et sur des missions plus ponctuelles.

• Lieu : Notre Dame des Millières
• Contrat : Poste pérenne ou CDI de droit privé
• Temps de travail : Temps complet, 35 heures hebdomadaires
• Conditions de travail : Travail de bureau sur poste informatique

• Relations internes : Collaboration forte avec la directrice du service de l’Eau et les responsables de services – Collaboration en transversalité avec l’assistant(e) exploitation, les responsables de services de la Communauté d’Agglomération Arlysère – Relations avec les élus
• Relations externes : Collaboration avec les partenaires et réseaux de la Communauté d’Agglomération et les services des autres collectivités (services techniques, services municipaux…) – Relations avec les entreprises et les artisans

1. Travailler en lien direct avec la direction du service Eau et Assainissement

• Assister et tenir le secrétariat du service en binôme avec l’assistant(e) exploitation du service
• Piloter l’ensemble de la partie institutionnelle du service Eau et Assainissement (Commissions Opérationnelles, Conseils d’Exploitation des régies Eau et Assainissement)
• Gérer et suivre le budget de la direction (PPI, investissement et fonctionnement, recettes et tarification)
• Aider à la mise en oeuvre et coordonner les politiques d’achat de la direction
• Accompagner la passation des marchés publics – (DCE- OS
• EXE - PV Réception
• DGD) – contrats – conventions – DM…
• Accompagner à la rédaction de documents techniques, administratifs, juridiques et financiers sur des projets à enjeux majeurs sur le plan de mandat
• Piloter le Rapport d’Activités et des RPQS

1. Travailler en support avec les services de l’Eau et de l’Assainissement

• Assurer le pilotage, en lien avec les coordinateurs, des engagements comptables (Logiciel Berger-Levrault, et tableau de bord de la direction) y compris la gestion des facturations, rattachement et report le cas échant
• Aider à l’uniformisation des documents et pratiques
• Accompagner et suivre les projets techniques (principalement sur les aspects administratifs et juridiques) en lien avec les coordinateurs et les différents assistants
• Accompagner sur les dossiers de subvention du service Eau et Assainissement
• Préparer des projets de conventions, délibérations, en lien avec le service Assemblées

1. Travailler en lien avec les services supports de la Communauté d’Agglomération

• Assurer le pilotage et la mise en oeuvre des procédures de fonctionnement interne avec tous les services de la Communauté d’Agglomération Arlysère
• Faire le lien dans la construction budgétaire des budgets Eau et Assainissement avec le service Finances

1. Missions ponctuelles

• Assurer le traitement de réclamations
• Réaliser et suivre les engagements comptables
• Assurer des missions d’accueil

Profil recherché :

• Avoir des aptitudes à transmettre l’information
• Veiller à l’application des règles de sécurité
• Connaître l’outil informatique et savoir l’utiliser
• Avoir des qualités rédactionnelles (compte-rendu, rapports, courriers…)
• Maîtriser les tableaux de bord et le suivi financier
• Faire preuve de créativité
• Savoir rendre compte régulièrement à la hiérarchie
• Connaître l'environnement, les services et les liens avec les principaux partenaires externes
• Utiliser les logiciels bureautiques (tableur, diapo, traitement de texte)
• Utiliser le logiciel de gestion financière (pour le suivi des opérations et l'analyse financière)

• Savoir mener divers dossiers en parallèle
• Être force de proposition, savoir arbitrer et être réactif en anticipant les situations et les problématiques
• Être rigoureux dans la conduite des projets et posséder un bon degré d’autonomie
• Savoir écouter ses interlocuteurs.
• Réagir avec tact et diplomatie
• Avoir la maîtrise de soi et la capacité à prendre du recul
• Avoir le sens des responsabilités et du Service Public

• Souhaité : Bac à Bac +2 – une expérience professionnelle en collectivité territoriale est souhaitée
• Requis : Permis B