ASSISTANTE / SECRETAIRE DE DIRECTION - RESSOURCES HUMayNES
IDENTIFICATION DU POSTE
Position dans la structure :Liaison hiérarchique : Directrice des Ressources Humaines, cadres de la DRH
Liaisons fonctionnelles : au sein de la DRH, avec les cadres de la DRH responsables de secteurs (Gestion des carrières-rémunération / Politiques sociales, gestion temps de travail et formation) et leurs adjoints ainsi qu'avec l'ensemble des services utilisateurs du GHNE (chefs de pôle, cadres supérieurs et cadres de santé, directeurs fonctionnels)
Présentation du service et de l'équipe :La Direction des Ressources Humaines est constituée de 2 secteurs :
- Recrutement, Gestion des carrières et rémunérations,
- Politiques sociales, Gestion du temps de travail et formation
La Direction des Ressources Humaines est regroupée sur le site d'Orsay depuis mai 2024. Une permanence RH (hors secrétariat) est prévue sur le site de SACLAY et les instances (CSE, F3SCT et CAPL) se tiendront alternativement dans les salles de réunion des 3 sites.
Présentation du service et de l'équipe : 1 Directeur responsable du Pôle Ressources Humaines non médicales 1 directeur fonctionnel
1 secrétaire 1 Attachée d'Administration Hospitalière et 1 Cadre de santé1 Contrôleur de gestion dédié au personnel non médical
Secteur Gestion des carrières : 1 ADCH - 11 adjoints administratifs
Secteur Formation et stages : 2 adjoints administratifs
Secteur Gestion du temps de travail, actions sociales et absentéisme : 1 ADCH - 4 adjoints administratifs
Horaires de Travail : 9 h 00 17 h 00, sur la base de 35 heures
MISSION DU POSTE
MISSIONS PERMANENTES :
Gestion et pilotage du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines : Accueil physique et prise en charge des agents et/ou public
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniquesClassement et archivage des documents : courriers, notes, rapports
Gestion de l'agenda et secrétariat du Directeur des Ressources Humaines ainsi que des cadres de l'équipe, prises de rendez-vous, réservations de sallesTraitement et mise en forme de documents, rapports, courrier, réponses aux demandes d'emploi
Suivi des annonces relatives aux vacances de poste
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau
Secrétariat du Comité Social d'Etablissement (CSE) :Préparation de l'ordre du jour, organisation matérielle, préparation et envoi des documents aux différents membres, prise de notes aux cours des séances, rédaction des procès vernaux.
Gestion des demandes d'Intérim :Recensement des besoins des services après validation par la Direction des Soins, traitement des demandes auprès des agences d'intérim selon les procédures de marché, confirmation des retours des intérimaires auprès des cadres, gestion des factures et des bons d'interventions, transmission auprès du référent liquidation des factures d'intérim, pour mandatement.
Mise à jour quotidien du tableau de suivi.
MISSIONS PONCTUELLES OU SPECIFIQUES :
Organisation des concours :Planification annuelle des concours et examens professionnels sous supervision de la Responsable du pôle gestion des carrières à la DRH et en relation avec le CHSF qui peut organiser des concours et des examens professionnels communs à plusieurs établissements du département.
Etude des textes relatifs aux concours à organiser, publication des avis de concours/examen professionnel, vérification de la capacité à concourir des candidats (en lien avec les gestionnaires carrière de la DRH pour les concours internes et examens professionnels), recherche des membres pour composer les jurys, organisation matérielle (réservation de salle, convocation du jury et des candidats), préparation des PV d'admissibilité/admission, affichage des résultats, rédaction de tous les courriers liés à cette activité.
Commission Administratives Paritaires Locales :Collaboration avec les adjoints administratifs du bureau gestion des carrières pour la préparation de l'ordre du jour, des courriers de convocation, rédaction du Procès-verbal de l'instance.
Suivi des grèves : envoi des tableaux recensant les grévistes à chaque responsable de service, transmission des données à l'ARS, ainsi qu'au cadre en charge de la Gestion du Temps de travail pour l'enregistrement de la position sur le logiciel AGILETIME.
Rédaction et publication des avis de vacances de postes et offres d'emploi en interne GHNE (intranet) et sur les sites officiels (Place de l'emploi public et FHF ou sites spécialisés le cas échéant)Réalisation des publications d'avis de vacance de postes et offres d'emplois (hors emplois relevant de la Direction des soins) et gestion de la réception/transmission des candidatures aux responsables des services concernés, réponse aux demandes d'emploi.
Organisation des Journées d'Accueil des agents nouvellement recrutés :Planification des sessions (biannuelle), communication des dates aux cadres, convocations des agents nouvellement arrivés (extraction de la liste des agents à réaliser par le responsable du pôle Recrutement/gestion des carrières), organisation matérielle (cf procédure), mise à jour du programme en lien avec le DRH et le Directeur des Soins, mise à jour du livret d'accueil des nouveaux arrivants, élaboration des dossiers à remettre aux agents, dépouillement du questionnaire de satisfaction
Gestion du retour des CR d'entretiens professionnels annuels :Réception des CR signés par les évalués, retournés par les responsables d'équipes (évaluateurs) pour classement dans les dossiers individuels des agents.
COMPETENCES REQUISES
Compétences techniques de base :Maîtrise du statut général et du statut de la fonction publique hospitalière, des dispositions législatives et réglementaires régissant le personnel hospitalier
Connaissance du fonctionnement de l'hôpital
Connaissance des outils bureautiques mis à disposition WORD, EXCEL, OUTLOOK, AGILETIME, C-PAGE, Business Object, Internet
Compétences liées à l'emploi : Savoir planifier et organiser l'activité en fonction
Savoir lire et interpréter un texte législatifSavoir synthétiser les idées
Savoir rédiger les courriers, des rapports, des décisions, des attestations en utilisant les outils bureautiques CPAGE
Savoir transmettre, expliquer, former
Qualités nécessaires à l'emploi :Savoir s'adapter et communiquer avec les différents secteurs et interlocuteurs, Avoir une très grande capacité d'écoute et de grande qualité organisationnelle.
Esprit d'initiative, d'analyse et de synthèse
Savoir déceler les urgences et les priorités et en référer à sa hiérarchie
Savoir travailler en équipe
Savoir être : Etre rigoureux, discrète
Sens de l'accueilFaire preuve de discernement
Etre disponible, dynamique.
FORMATION ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISES
Formation :Formation de secrétaire administrative ou de direction et/ ou expérience professionnelle sur poste de type administratif comparable
Formation et ou pratique des outils bureautiquesExpérience professionnelle : Expérience dans le domaine du secrétariat de Direction