Adjoint administratif
Descriptif
L'ÉTABLISSEMENT : Le Centre Hospitalier "Ferdinand Grall" est un établissement public de santé situé à Landerneau dans le Finistère (29).
En direction commune avec le CHRU de Brest, il se compose de 3 pôles de soins :
1/ Un pôle EHPAD situé au centre-ville de Landerneau accueillant 190 résidents. En tant que professionnel vous ferez partie d'une équipe dynamique et pluridisciplinaire (médecins, IDE, AS, psychologue, ergothérapeute, APAS, animateurs..).
2/ Un pôle de médecine, chirurgie et obstétrique comprenant un service d'urgences et un plateau technique (imagerie, pharmacie, laboratoire).
3/ Un pôle de psychiatrie adulte couvrant le secteur 13.
Ce dernier dispose de plusieurs sites : des CMP, un hôpital de jour, un CATTP et une unité d'hospitalisation.
Un pôle logistique et économique (informatique, achat, cuisine, bio-nettoyage, technique) et un pôle administratif (DRH, bureau des entrées, finances, direction générale) aident les pôles de soins à répondre aux besoins de la population du nord Finistère.
L'établissement fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire de Bretagne Occidentale qui regroupe les établissements suivants : CHRU de Brest, CH des Pays de Morlaix, CH de Lesneven, CH de Saint-Renan, CH de Lanmeur et CH de Crozon, LE POSTE :En qualité d'adjoint administratif, vous assurerez des missions de secrétariat au sein :
de la Direction des soins, de la qualité et gestion des risques, des relations avec les usagers et des affaires juridiques.
Horaires de travail : 9h00 -17h00 ou 8h30 -16h30 en alternance avec l'assistante de direction de la coordinationVous principales missions seront les suivantes :
Accueil et prise en charge des personnes (stagiaires, agents, patients, usagers, etc.), Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, Gestion du courrier : frappe, enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage, Gestion documentaire : archivage des documents selon le plan de classement, reprographie dont reproduction
des dossiers à adresser à la direction des Affaires Juridiques, Gestion électronique de documents à l'aide du logiciel Ennov (mise en forme, diffusion ...), Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, Traitement d'enquêtes/questionnaires à l'aide du logiciel SHINX dont les questionnaires de satisfaction, Recueil/collecte de données et tenue à jour des fichiers relatifs au domaine d'activité dont suivi des plaintes et
réclamations, Gestion de réunions ou d'instances (CRUQ-PC, CSIRMT, CLUD, CLAN, CODIRISQ, COPIL Sillage, réunion
d'encadrement, etc.) : organisation matérielle, ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptesrendus, Préparation du rapport annuel d'activité de la CRUQ-PC et diaporama, Gestion des stages relevant de la direction des soins sous la responsabilité du directeur de soins (réception et
réponse aux demandes, conventions, liens avec la DRH, planification, suivi), Gestion d'agendas, Administration du site internet.
Activités spécifiques en cas d'absence de la secrétaire de la direction de la coordination- Participation à la préparation des dossiers médicaux à la demande des usagers en collaboration avec le DIM,
- Modification du tableau de garde médicale
- Gestion de la messagerie et du courrier,
- Réalisation de tâches prioritaires en fonction des demandes de la directrice déléguée.
PROFIL RECHERCHÉ : Pré requis indispensables pour exercer le métier
Connaissance des outils bureautiques et logiciels.Connaissance des techniques de communication ou gestion administrative.
Savoir-faire :
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur : étude de faisabilité, solutions, programme, Classer des données, des informations, des documents de diverses natures, Evaluer la pertinence, la véracité des données ou informations, Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel, Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence, Travailler en équipe, Utiliser les outils bureautiques / technologies de l'information et de la communication, Utiliser une procédure, un code, un langage, une réglementation spécifique à son domaine, Organiser une réunion : convocations, publicité, signalisation, matériel, accueil,