Assistant d'accueil et de secrétariat en hébergement H/F

Le Crous de Bordeaux Aquitaine intervient dans le cadre de ses missions de service public pour l’amélioration des conditions de vie matérielle des 132.000 étudiant.e.s de l’académie de Bordeaux. Etablissement public doté de la personnalité morale et financière, le Crous gère les aides financières (32.000 boursiers.ères sur critères sociaux), une offre de restauration à tarification sociale équivalent à 3.000.000 de repas par an et un parc de 10.500 logements. Doté d’un budget de 80 M€ (hors bourses sur critères sociaux), le Crous de Bordeaux Aquitaine emploie 700 personnels permanents et gère un patrimoine immobilier de plus de 300.000 m² de surfaces bâtis localisé sur la métropole bordelaise et les agglomérations d’Agen, Côte Basque-Adour, Dax, Mont-de-Marsan, Pau et Périgueux.

Avantages :

• Contribution à la mutuelle
• Forfait mobilité durable (sous conditions)
• Prise à hauteur de 75% de l'abonnement transport (domicile / travail)
• Action sociale attractive (sous conditions)
• Un carrière dynamique (mobilité interne, possibilités d'évolutions,

• Bonne conciliation vie personnelle et professionnelle

Le Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute un.e agent.e de service pour son site hébergement campus centre!

Mission: accueillir le public et participer à l'administration et à la gestion de la structure.

• Accueil physique et téléphonique (Contact, information, orientation, formalités administratives…)
• Traitement des courriers postaux et électroniques
• Gérer les situations d’urgence et de conflit
• Vérification de la complétude des dossiers locatifs pour toutes les campagnes de logement
• Participer à la gestion des tâches courantes liées à la gestion locative grâce aux applicatifs métiers : arrivées et départs en résidence, facturation de prestations, etc …
• Sous la responsabilité de la Régisseuse du site et après formation en interne l’agent est habilité à prendre et saisir des encaissements numéraires (Régie et Izly) et cartes bancaires ;à ce titre l’agent est amener à procéder à des dégagements de fonds (Régie et Izly) et des remboursements en numéraire.
• Lors des absences de ses collègues, l’agent sera amené à les remplacer sur des missions liées à l’optimisation du taux de remplissage des résidences
• Collaboration avec les différents services du Crous (Division de la Vie de l’Etudiant.e, Service Social, etc…) et les différents partenaires Crous (Etablissements d’enseignements supérieurs, CAF, Visale, Garant Me, etc …)
• Former et accompagner les assistants d’accueil et secrétariat contractuels sur les missions liées à l’accueil et à la gestion locative

• Assurer le suivi des demandes de réparation du public et des agents du Crous ; en fonction du retour des agents techniques, l’agent sera amené à les orienter vers des prestataires.
• Etre l’interlocuteur. rice privilégiée sur le nouvel outil de demandes de réparation (Open GST) ; elle a ce titre elle devra participer à tous les groupes de travail afférents.
• Gérer et suivre les groupes accueillis sur toute l’année universitaire pour lesquels nous proposons des prestations hôtelières ;; à ce titre l’agent devra coordonner les différents interlocuteurs dans cette gestion.

Horaires du poste

Afin d’assurer la continuité de service, des agents sont présents sur toute l’amplitude d’ouverture

du secrétariat (Hors vacances universitaires : 08h00 – 18h00, vacances universitaires : 08h00 -

16h00) soit :

• Hors vacances universitaires – Périodes basses : 7h45 – 15h15 ou 10h45 – 18h15
• Hors vacances universitaires – Périodes hautes : 7h45 – 16h15 ou 09h45 – 18h15
• Vacances universitaires – Périodes basses : 7h45 – 15h15 ou 09h00 – 16h30
• Vacances universitaires – Périodes hautes : 7h45 – 16h15 ou 08h00 – 16h30

Travail envisageable sur le week-end de rentrée universitaire

Compétences attendues:

• Investissement
• Sérieux
• Rigueur
• Bienveillance

Qualités requises:

• Maîtrise de l’expression écrite et orale,
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel et Outlook)
• Connaissance souhaitée d’une deuxième langue,
• Connaissance des problèmes du milieu étudiant,
• Connaissance des techniques d’accueil et de communication.
• Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité en vigueur.