ASSISTANT DE DIRECTION POLE DES RESSOURCES HUMayNES - H/F
Descriptif
Descriptif du poste :
Le poste
Le poste est positionné auprès des Directeurs du pôle des Ressources Humaines, sous la responsabilité de la Responsable des affaires générales du pôle RH.Le professionnel, en collaboration avec une seconde assistante de direction, assure les missions dédiées au secrétariat central de la Direction du pôle des Ressources Humaines.
Les dossiers sont traités au sein de la Direction du Pôle des Ressources Humaines, en lien avec la direction générale, les directions fonctionnelles, l'ensemble des services du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.
Missions de secrétariat
Gérer les agendas du Directeur du Pôle des Ressources Humaines, de la Directrice de l'Organisation de l'Attractivité et de la Fidélisation et du Directeur des Carrières de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail ; Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique) en respectant les délais de mise en uvre, les échéances et la cohérence des réunions ; Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ; Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ; Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ; Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat du pôle ; Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements.
Missions spécifiques liées au poste
La préparation des instances organisées par le Pôle RH (CSE, FSCT et CSO) ; Le suivi et l'aide aux projets portés par les directions du Pôle RH ; L'appui administratif auprès des unités du Pôle RH.La continuité du poste est organisée avec la seconde assistante de direction du pôle RH. Les deux professionnels impliqués travaillent en 7h30 pour assurer la présence nécessaire aux activités du secrétariat et se remplacent lors des absences.
Profil recherché :
COMPETENCES REQUISES :TECHNIQUES :
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Travailler en équipe / en réseau
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Maitrise de l'accueil téléphonique
Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
Compétences de communication et relationnelles
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne de l'établissement
Une première expérience dans des fonctions similaires est impérative
Intérêt pour le secteur public et les ressources humaines