Assistant administratif H/F

A COMPTER DU 03 MARS 2025

Le CHU de Poitiers recrute un assistant administratif H/F à temps partiel 50% (17,5h) au sein de la Direction de la recherche et de l'innovation sur le site de Poitiers.

Présentation générale du CHU

Composé d'environ 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s'étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l'ensemble du territoire de la Vienne.

Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d'appel régional et de recours pour les 1,8 million d'habitants du Poitou-Charentes.

Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d'activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.

Description du poste

En tant qu'assistant administratif H/F, vous seconder le chef de projets dans la mise en place et le suivi des projets de recherche promus par le CHU de Poitiers. Vos responsabilités comprendront notamment :

• Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
• Rédiger les conventions hospitalières avec les centres hospitaliers participant aux recherches
• Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
• Assurer le suivi documentaire (réception des conventions financières, CV, différents documents en provenance des centres, scan, envoi des documents et classement, mise à jour du réseau informatique)
• Archivage en continu des classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
• Créer et mettre à jour des tableaux de suivi : administratif, traitements expérimentaux, inclusions des patients dans l'étude, visites de suivi des centres (monitorings), tubes de prélèvements,
• Envoyer les documents, kits et tubes de prélèvements aux centres hospitaliers participant aux recherches
• Assurer le suivi des stocks des traitements expérimentaux dans les centres
• Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
• Faire le lien avec le Data Management pour créer les codes de connexion au cahier électronique du patient (e-CRF)
• Etablir la liste des surcouts pour la facturation des centres associées avant validation par le chef de projet
• Participer aux mailings, envoi des Newsletters
• Être l'interlocuteur privilégié des centres pour toute demande administrative ou pour réapprovisionnement en documents, kits de prélèvement, tubes, etc.
• Organiser les réunions de suivi (Attachés de Recherche Clinique, Investigateur Coordonnateur)
• Mettre à jour des outils informatiques des partenaires (sites web ou fichiers EXCEL)
• Assurer l'archivage de l'étude
• Votre profil :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 minimum (BTS, DUT, etc.) et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et internet. Des notions médicales et d'anglais sont indispensables.

Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre esprit d'initiative et votre dynamisme ? Vous savez rendre compte à votre hiérarchie et possédez d'excellentes compétences relationnelles ? Alors rejoignez notre équipe !

Informations complémentaires

Nous vous proposons un CDD de 3 mois renouvelable 9 mois à temps partiel (50% soit 17,5h par semaine) à partir du 03 mars 2025.

Poste uniquement en présentiel sur le site du CHU de Poitiers.

• Faire preuve d'un engagement fort au sein d'une structure hospitalière publique
• Réputation : le CHU de POITIERS est reconnu pour ses services de haute qualités et ses avancées dans divers domaines médicaux.
• Localisation : Situé à Poitiers, une ville avec un riche patrimoine historique et culturel, le CHU offre un cadre de vie agréable, avec un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Accompagnement personnalisé des agents durant leur carrière (prévention des RPS, service social du personnel.)
• Accès à l'ensemble du plan de formation institutionnel
• Offre diversifiée de restauration (Food truck, self)
• Jardins et espaces verts/ parking gratuit/ réseau covoiturage
• Accès au CE/CGOS : vacances à prix réduits, tarifs préférentiels sur des spectacles, places de cinéma, chèques cultures, CESU, prestations sociales, chèques vacances
• Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, Coordonnatrice administrative de la Maison territoriale de la recherche en santé par téléphone au 05.49.44.46.65.

La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/assistant administratif recherche] est le 16 février 2025.