Gestionnaire administratif H/F - Mayenne - réf. q05614315

Description du poste :

Date d’entretien : Mardi 26 novembre 2024 (après-midi)

La direction de l’Aménagement, des Mobilités, de l’Environnement et des Services Techniques (DAMEST), composée de 17 services et de 134 agents, recherche son/sa futur.e gestionnaire administratif.ve, qui viendra en soutien de la responsable du pôle administratif DAMEST.

Placé sous l’autorité de la responsable du pôle administratif et en lien avec tous les services de la direction DAMEST, vous aurez pour objectifs de compiler les demandes des usagers qui arrivent selon de multiples canaux (téléphone, courrier, courriel, site internet, rencontre sur le terrain), de les traiter et de les archiver.

Vos missions :

Missions principales :

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du public de la DAMEST :

• Renseigner et diriger le public ;
• Hiérarchiser les appels téléphoniques ;
• Prendre les messages et les diffuser aux destinataires.

Vous assurez le suivi du courrier entrant de la DAMEST :

• Réceptionner et transmettre le courrier à la responsable du pôle pour tri et visa ;
• Enregistrer, envoyer et distribuer les courriers selon les services concernés ;
• Enregistrer les courriers spécifiques dans OpenGST (logiciel de gestion).

Vous assurez le suivi des courriers sortants :

• Rédaction des courriers et/ou mise en forme ;
• Après validation faire suivre le courrier pour visa (Maire/Élus/Directeurs/Responsables) ;
• Scanner, enregistrer et envoyer les courriers selon les procédures de la direction.

Vous assurez le suivi des comptes rendus et/ou des notes de service :

• Rédiger et/ou mettre en forme les éléments et les diffuser selon les listes de diffusion ;
• Assurer le classement.

Vous assurez le suivi des dossiers de dégradation des biens publics (dépôts de plaintes, constats) en lien avec les ASVP, le service en charge des assurances et les services techniques :

• Réceptionner les demandes et les enregistrer sur OpenGST ;
• Établir un devis en fonction des dégradations (en lien avec les services) ;
• Transmettre les devis à l’auteur des dégradations ou à la gendarmerie ;
• Faire le suivi sur OpenGST.

Vous assurez le suivi des conventions :

• Réceptionner les demandes et les enregistrer sous OpenGST ;
• Selon la nature de la demande, consulter les référents techniques et assurer le suivi (rédaction de la note pour le Conseil Municipal ou Communautaire, signature des documents, renvoi au demandeur) ;
• Assurer la diffusion et le classement.

Missions secondaires :

Vous suivez les abonnements et les propositions d’abonnements (revues spécialisées, magazines …) en lien avec les services de la DAMEST et le service Finances.

Vous suivez les demandes d’affichage libre en lien avec le responsable du service Propreté Urbaine.

Vous assurez le suivi du tableau des congés d’une partie des agents de la DAMEST.

Vous assurez mensuellement le suivi des chèques déjeuners d’une partie des agents de la DAMEST.

Vous assurez la prise en charge des missions nécessaires à la continuité de service de la DAMEST pendant les congés et/ou absences de l’assistante en charge des arrêtés de voirie ainsi que la gestion de l’agenda de la directrice DAMEST en l’absence de la responsable du pôle administratif.

Profil recherché :

SAVOIRS / CONNAISSANCES :

• - Capacité d'accueil, d'écoute et d'accompagnement
• Capacité d’organisation d’anticipation et de polyvalence
• Savoir recevoir et orienter les appels téléphoniques

SAVOIRS FAIRE / COMPETENCES TECHNIQUES :

• - Maîtrise des règles de base en orthographe et grammaire
• Maîtrise de l’outil informatique (Word-Excel)

SAVOIRS ETRE / APTITUDES :

• - Capacité à s'exprimer clairement, à gérer les situations de stress
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Capacité d'initiative et force de proposition
• Discrétion
• Sens de l'organisation et du service public
• Adaptabilité et polyvalence