[réf. d6667600] Agent-e de l'unité démarches administratives et citoyennes
Que vous soyez passionné-e par les sports de montagne, l'art et la culture, ou simplement en quête d’une vie urbaine et citoyenne animée, Grenoble a tout pour vous séduire.
C’est grâce aux 4 000 femmes et hommes qui travaillent au sein de la Ville de Grenoble que le service public se déploie en proximité chaque jour auprès des enfants, des aîné-e-s, des citoyennes et citoyens, des personnes les plus fragiles. Dans les quartiers comme au cœur de la ville, dans nos équipements culturels et sportifs, dans nos parcs et nos rues, c’est grâce à ces femmes et ces hommes que se concrétisent les projets écologiques et sociaux qui font de Grenoble une ville avec un temps d’avance.Rejoignez-nous pour contribuer à ce projet collectif !
La VILLE DE GRENOBLE : c’est plus de 150 MÉTIERS, IL Y EN A FORCÉMENT UN POUR VOUS!
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le service Relations aux usagers est en charge de la délivrance de prestations régaliennes (État civil, Élections, Formalités administratives, Cimetières). Il s’inscrit dans une démarche d’évolutions, de transformations et de modernisation dans le cadre du projet de direction et du projet de gestion de la relation usagers.
Au sein de ce service, l’unité démarches administratives et citoyennes est composée de 21 agents.Missions / conditions d'exercice
Missions principales
Dans le domaine électoral
II / Elle accueille, informe les usagers (carte électorale, inscription sur les listes électorales, vote par procuration…) et réceptionne les dépôts de demandes d’inscription en mairie, Il / Elle contrôle la conformité des demandes d’inscription sur les listes électorales et des procurations, Il / elle saisit les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ainsi que les procurations dans le logiciel métier, II / Elle prépare la logistique pour la bonne tenue des scrutins, Il / Elle installe les bureaux de vote les week-end de scrutins, Il / Elle participe à la bonne tenue des élections les journées de scrutins.Dans le domaine du recensement de la population :
Il / Elle vérifie sur site les listes des communautés et des adresses à enquêter, Il / Elle contrôle les divergences avec le RIL (Répertoire des Immeubles Localisés), Il / Elle recense et traite les problématiques d’accès aux immeubles à recenser.
II I Elle coordonne plusieurs agents recenseurs pour suivre, contrôler et les accompagner dans leur travail de collecte, Il / Elle traite les données du recensement : enregistrement des imprimés, suivi et réponses aux réclamations, opérations de clôture du recensement.Dans le domaine de la démocratie participative :
II I Elle participe à la mise en œuvre des votations citoyennes, Il / Elle contrôle le droit à voter pour le budget participatif.
Missions spécifiques
Accueil du public :II / Elle accueille des usagers pour la réalisation des titres d’identité sécurisés : carte nationale d’identité et passeport
II / Elle accueille des usagers pour diverses formalités administratives, dont les plus courantes : attestations d’accueil, légalisations de signatures, copies conformes de documents, etc.Activités Back Office, sans contact direct avec le public => 15 % du temps de travail environ :
Elle assure le suivi des démarches administratives réceptionnées à l’accueil ou par mail (certificat de résidence, livre à parapher, etc)
II / Elle instruit les dossiers relatifs à la réglementation : ventes au déballage, syndicats professionnels, meublés de tourisme, etc.
II / Elle assure le traitement et le suivi des demandes entrantes usagers dématérialisées ou physiques (gestion des demandes par téléphone, courriers, etc)Activités ponctuelles
II I Elle, dans le cadre du tirage au sort des jurés d’assises, envoie des courriers, réceptionne des réponses, et transmet au Tribunal les formulaires de réponse et les NPAI, II I Elle peut être amené·e à apporter un appui aux missions menées au sein du service et contribuer à la vie de ce dernier.Profils recherchés
Savoir-faire
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques
Connaissance de l’environnement professionnel
Savoir-être : Vous savez gérer et suivre une procédure, être méthodique
Vous savez gérer les situations de stress dans les périodes de pics d’activités
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et êtes en mesure de garantir la confidentialité des informations collectées ou instruites, Vous savez communiquer avec tout type de public et vous avez le souci d’un accueil de qualitéVous avez une capacité avérée à gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et constructive
Vous utilisez l’outil informatique (internet, intranet, utilisation logiciels métier, messagerie, outils bureautiques et de dématérialisation, Vous avez le goût du travail en équipe
Le service Relations aux usagers est en charge de la délivrance de prestations régaliennes (État civil, Élections, Formalités administratives, Cimetières). Il s’inscrit dans une démarche d’évolutions, de transformations et de modernisation dans le cadre du projet de direction et du projet de gestion de la relation usagers.
Au sein de ce service, l’unité démarches administratives et citoyennes est composée de 21 agents.
Missions principales
Dans le domaine électoral
II / Elle accueille, informe les usagers (carte électorale, inscription sur les listes électorales, vote par procuration…) et réceptionne les dépôts de demandes d’inscription en mairie, Il / Elle contrôle la conformité des demandes d’inscription sur les listes électorales et des procurations, Il / elle saisit les inscriptions et changements d’adresse sur les listes électorales ainsi que les procurations dans le logiciel métier, II / Elle prépare la logistique pour la bonne tenue des scrutins, Il / Elle installe les bureaux de vote les week-end de scrutins, Il / Elle participe à la bonne tenue des élections les journées de scrutins.Dans le domaine du recensement de la population :
Il / Elle vérifie sur site les listes des communautés et des adresses à enquêter, Il / Elle contrôle les divergences avec le RIL (Répertoire des Immeubles Localisés), Il / Elle recense et traite les problématiques d’accès aux immeubles à recenser.
II I Elle coordonne plusieurs agents recenseurs pour suivre, contrôler et les accompagner dans leur travail de collecte, Il / Elle traite les données du recensement : enregistrement des imprimés, suivi et réponses aux réclamations, opérations de clôture du recensement.Dans le domaine de la démocratie participative :
II I Elle participe à la mise en œuvre des votations citoyennes, Il / Elle contrôle le droit à voter pour le budget participatif.
Missions spécifiques
Accueil du public :II / Elle accueille des usagers pour la réalisation des titres d’identité sécurisés : carte nationale d’identité et passeport
II / Elle accueille des usagers pour diverses formalités administratives, dont les plus courantes : attestations d’accueil, légalisations de signatures, copies conformes de documents, etc.Activités Back Office, sans contact direct avec le public => 15 % du temps de travail environ :
Elle assure le suivi des démarches administratives réceptionnées à l’accueil ou par mail (certificat de résidence, livre à parapher, etc)
II / Elle instruit les dossiers relatifs à la réglementation : ventes au déballage, syndicats professionnels, meublés de tourisme, etc.
II / Elle assure le traitement et le suivi des demandes entrantes usagers dématérialisées ou physiques (gestion des demandes par téléphone, courriers, etc)Activités ponctuelles
II I Elle, dans le cadre du tirage au sort des jurés d’assises, envoie des courriers, réceptionne des réponses, et transmet au Tribunal les formulaires de réponse et les NPAI, II I Elle peut être amené·e à apporter un appui aux missions menées au sein du service et contribuer à la vie de ce dernier.
Savoir-faireMaîtrise des outils informatiques et bureautiques
Connaissance de l’environnement professionnel
Savoir-être : Vous savez gérer et suivre une procédure, être méthodique
Vous savez gérer les situations de stress dans les périodes de pics d’activités
Vous faites preuve de rigueur, de discrétion et êtes en mesure de garantir la confidentialité des informations collectées ou instruites, Vous savez communiquer avec tout type de public et vous avez le souci d’un accueil de qualitéVous avez une capacité avérée à gérer les situations complexes ou conflictuelles avec le public de manière calme et constructive
Vous utilisez l’outil informatique (internet, intranet, utilisation logiciels métier, messagerie, outils bureautiques et de dématérialisation, Vous avez le goût du travail en équipe
Temps de travail hebdomadaire : 35h35, ouvrant droit à 4 jours de reposOrganisation de la semaine de l’agent : 35 h 35 sur 4,5 jours
et 25 jours de congés annuels et 2 jours de congés dit de fractionnementHoraires avec plages de permanences obligatoires entre 12 h 30 et 13 h 30, à 8 h et à 17 h 50.
Ouverture du service : 8 h à 17 h 50
Port de chargesTravail les week-ends de scrutins
Travail en extérieur
Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale, Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses, Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance, Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% (dans la limite de 101€/mois) sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités Durables montant maximum de 300 € / an, Sport au travail : 1 heure hebdomadaire fixe comprise dans le temps de travail parmi les activités proposées par la collectivité
Pour les contrats supérieurs à 6 mois : Prime fin d’année (13ème mois proratisé au nombre de mois du contrat)
Comité des Œuvres Sociales (chèques vacances, tarifs réduits voyages et spectacles)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.