Gestionnaire administratif et juridique H/F

Le groupe Pro Noïa recherche pour son siège basé à Pau, un Gestionnaire administratif et juridique H/F

Rattaché(e) à la Directrice Finances et organisation, le Gestionnaire administratif et juridique H/F accompagne la Directrice Finance et Organisation afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il, elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

Etendue des activités :

• Réaliser la gestion administrative du courrier
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège de la société
• Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
• Élaborer, rédiger des documents : comptes rendus, notes de synthèse, procès-verbaux d’assemblée, rapports annuels, présentations professionnelles.
• Gérer la flotte d’ordinateurs, de téléphones et de véhicules d’entreprise (commande, dotation, retours et suivis)

• Veiller à l’entretien général des locaux
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables, vérifier la conformité des livraisons et assurer le suivi des stocks.
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Organiser des déplacements professionnels des collaborateurs
• Gérer les réservations de salles et de véhicules
• Contrôler et valider les notes de frais

• Gérer et déclarer les sinistres.
• S’assurer du lien avec les bailleurs (envoi des déclarations de CA, attestations d’assurances…)
• Préparer la mise en forme des formalités administratives et des procédures juridiques.
• Assurer ou suivre ces formalités (par exemple : annonces légales, créations d’entreprises …).
• Rassembler, classer les éléments constitutifs des dossiers juridiques et assurance (par exemple : dépôt de brevet, risque sanitaire, rupture de contrat de travail, modification de contrat commercial), archiver.
• Suivre les dossiers (cohérence, progression, conclusion), en référer aux intéressés.
• Contrôler les enregistrements des documents légaux : procès-verbaux d’assemblées, …

• Gestion des fournisseurs : Assurer le suivi des documents obligatoires des prestataires de service
• Participer à la réalisation des budgets de fonctionnement du siège
• Assister de façon générale et plus large la Direction Finance et Organisation

Type d'emploi : Poste à pourvoir en CDI au siège de Pau.

Pas de télétravail possible

Profil recherché :

Compétences :

• Maîtrise des outils bureautiques et notamment du pack Office
• Concevoir des tableaux de bord et de suivis
• Maîtrise de la gestion administrative
• Maîtrise des outils de communication et collaboratifs (plannings partagés, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissance des méthodes rédactionnelles des rapports professionnels (normes rédactionnelles)
• Maîtrise de l’organisation d’événements

Qualités requises :

• Avoir le sens des priorités
• Rigueur et organisation
• Polyvalence
• Sens de la Discrétion et de la confidentialité
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Sens du service et de l’écoute
• Capacités rédactionnelles
• Autonomie / capacité d’adaptation

Expérience :

• Une expérience préalable en qualité d’assistant juridique ou polyvalent avec gout pour le juridique de 2 ans à minima est souhaitée.