Assistante de coordination - H/F
Descriptif
Descriptif du poste :
Unité Adolescents et Jeunes Adultes Arc Alpin [AJA] 40%
Lieu d'exerciceLocaux de l'unité AJA, Porche de l'Hôpital Couple Enfant.
Missions du service
L'unité AJA est une équipe mobile et pluridisciplinaire qui a pour mission d'améliorer la qualité de la prise en charge globale des AJA atteints de cancers résidents dans l'Arc AlpinTous les membres de l'unité AJA travaillent en étroite collaboration avec les divers professionnels de santé, hospitaliers et libéraux, intervenant auprès des patients pris en charge au sein de l'unité.
Les activités spécifiques au poste
L'assistante de coordination assiste les membres de l'unité dans la réalisation de leurs missions. Elle participe à : Accueil physique et téléphonique de l'unité
Gestion des dossiers patients et la tenue des indicateurs d'activité de l'unitéStaff AJA dédié aux patients et au fonctionnement de l'équipe et des projets tous les jeudis 9h-13h
Gestion des plannings
Commandes bureautiques
Rapports d'activité de l'équipe et projets spécifiques (locaux, régionaux ou nationaux)
Soutien secrétariat pour les groupes de travail, actions de communication, recherche de fond et formations de l'unité
Participation au travail social
Consultations Gynécologie-Obstétrique 50%
Lieu d'exerciceLocaux des consultations de gynécologie-obstétrique, rez-de-chaussée de l'Hôpital Couple Enfant.
Missions du service
La Clinique Universitaire de Gynécologie Obstétrique (CUGO) accueille les patientes enceintes qu'elles soient adressées par un médecin, une sage-femme ou qu'elles se présentent spontanément.Par ailleurs, la clinique accueille toutes les patientes présentant des pathologies gynécologiques.
Les activités spécifiques au poste
Ouverture et fermeture du secrétariat
Accueil physique des patientes
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
Gestion des mails / fax
Frappe des synthèses médicales, mise en validation et envoi aux différents correspondants
Frappe et envoi de courriers types (frottis, résultats de T21, )
Numérisation des examens médicaux des patientes
Réception, ouverture et distribution des courriers dans les différents casiers des médecins et sages-femmes des consultations
Cotations des actes de consultation
Vérification du tableau de bord des rendez-vous en ligne
Renfort de frappe sur les autres secteurs du pôle à hauteur d'une journée/semaine (20%)
Profil recherché :
Compétences
Formation spécifiques requisesSecrétaire administrative et/ou expérience probante dans les tâches détaillées
Qualités organisationnelles et maîtrise des principaux outils informatiques et logiciels utilisés
Qualités relationnelles, capacité de travail en autonomie et en lien avec de multiples interlocuteurs.
Qualités requises pour acquérir ces compétencesEsprit d'équipe et d'initiative
Sens des responsabilités
Rigueur dans l'organisation du travail
Adaptabilité et souplesse
Sens du contact et du service public
Compétences en informatique : Logiciels Easily, Cristal Net, Outlook, Word, Internet
Rapidité dans l'exécution des tâchesBonne vitesse de frappe
Intérêt pour l'accompagnement des patients jeunes (ados) et des patients atteints de pathologies lourdes.
Les relations professionnelles spécifiques au poste
Avec les médecins, cadres de santé, secrétariats, attachés de recherche clinique, les psychologues, les assistants sociaux, les éducateurs et professeurs de l'école hospitalière, les différentes associations et les intervenants du projet PASS'AJA, les responsables médicaux d'unité, le Cadre supérieur sage-femme et les Cadres de santé.