Gestionnaire des assemblées F/H
Le.a gestionnaire des assemblées assiste le.a directeur.rice de l'administration générale en assurant le suivi administratif nécessaire à la préparation des conseils municipaux ou communautaires ; la relecture et les formalités de mises en oeuvre des actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés) et le suivi des représentations des élus.Interlocuteur.rice privilégié.e des services producteurs d'actes administratifs, le.a gestionnaire des assemblées est également garant.e de la sécurité et de la fluidité des activités des assemblées.
A ce titre vos missions sont les suivantes :Préparer des assemblées AVANT - PENDANT - APRÈS :Collecte des projets de délibérations, réponse et accompagnement des services y compris dans l'utilisation de l'application métier, relecture et corrections des projets d'actes,Co-pilotage avec la N+1 du processus de préparation des conseils jusqu'à la convocation,Participation à certaines assemblées (réunion en soirée),Préparation des documents après séances (délibérations, procès-verbaux, registres) et accomplissement des formalités d'exécution.Suivi des représentations des élus (es) : Actualisation des outils de suivi des représentations des élus .es dans les commissions et instances extérieures, en collaboration avec les secrétariats des élus.esAssurer la continuité de service des assemblées et faire face aux pics d'activités :Traitement des décisions du Maire et du Président et supervision des processus de prise d'arrêtés.Travail en polyvalence entre les agents des assemblées pour assurer la continuité de service.Réaliser et mettre en forme divers travaux bureautiques.Classement et archivage des dossiers :Réalisation des registres.Préparation des versements et éliminations en collaboration avec le service archives.