Cadre administratif pole hu adis et psypa (h/f) - Pontoise
Descriptif
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole est un établissement de référence nationale en psychiatrie. Son campus hospitalier, situé sur la commune de Bron, aux portes de Lyon, est un des plus grands ensembles hospitaliers, universitaires et de recherche dédiés à la santé mentale d'Europe.
Il déploie son activité à la fois sur son site principal mais également sur de nombreux sites extra-hospitaliers, au cur de la Métropole de Lyon, situés au plus près du lieu de vie du patient. Organisé autour de 10 Pôles de Soins, l'établissement dispose de l'ensemble des niveaux d'intervention, des soins courants aux activités de recours et d'expertise.
Le Vinatier Psychiatrie Universitaire Lyon Métropole défend un projet de santé globale, soucieux de l'implication des usagers comme des professionnels. Il porte un modèle d'organisation durable dans lequel les professionnels sont accompagnés dans leur montée en compétences et reconnus dans leur pouvoir d'agir.
Notre établissement est devenu en quelques années un acteur de premier plan de l'innovation en santé mentale. La transformation systémique de son offre de soins fait aujourd'hui du Vinatier un modèle pouvant faire référence pour les soins psychiatriques en France et en Europe.
Rejoindre Le Vinatier, c'est aussi bénéficier de nombreux avantages sociaux : crèche hospitalière, service de conciergerie, self ou chèques déjeuner, association sportive, prise en charge partielle de l'abonnement TCL, forfait mobilité durable et CGOS.
Dans le cadre de la politique handicap, les postes sont ouverts à toutes les candidatures professionnelles.
Activités principales- 1. Gestion administrative et financière
Le cadre administratif de pôle :
- Contribue à la formalisation des éléments administratifs et financiers du contrat et du projet de pôle ;
- Assiste le chef de pôle dans l'élaboration, la mise en uvre, le suivi et l'évaluation du contrat et du projet de pôle ;
- Effectue le suivi de l'ensemble des budgets délégués au pôle, en lien avec le chef de pôle, le cadre supérieur de santé de pôle, et les directions fonctionnelles, au regard des objectifs contractualisés dans le cadre du suivi de l'exécution de l'eprd ;
- Contribue au suivi budgétaire du pôle en participant au plan d'action visant à réguler les dépenses et optimiser les recettes du pôle ;
- Assure la fonction de sous-régisseur sous la responsabilité du régisseur titulaire de la direction des achats pour le règlement de menues dépenses des structures internes ;
- Contribue à la mise à jour du fichier structure en lien avec la direction des finances et informe celle-ci de tout changement dans l'organisation du pôle (capacité d'accueil ou autre) ;
- Participe au renseignement des enquêtes réalisées par le pôle ou qui lui sont demandées ;
- Elabore et suit les conventions du pôle ;
- Contribue à la constitution des dossiers d'autorisation d'activité
- 2. Suivi de l'activité
Le cadre administratif de pôle :
- PartIcipe au montage et au portage administratif et financier des projets du pôle en lien avec le chef de Pôle et à la réalisation des études médico-économiques nécessaires à ces projets ;
- Participe au suivi et à l'analyse de l'activité avec le concours du DIM et du contrôle de gestion.
- 3. Gestion du personnel et développement des compétences
Le cadre administratif de pôle :
- Assiste le chef de pôle, en lien avec le cadre supérieur de santé de pôle, dans ses réflexions sur l'évolution qualitative et quantitative des effectifs du pôle, sur son incidence en termes statutaire et financier, sur l'affectation des effectifs au sein des services du pôle en fonction des objectifs prévus au contrat et de l'activité constatée ;
- Coordonne les demandes de remplacement pour le personnel non médical et médical en lien avec le cadre supérieur de santé de pôle et/ou le chef de pôle, et en assure le suivi auprès des directions concernées ;
- Participe au suivi des dépenses des personnels permanents médicaux et non médicaux affectés dans le pôle, les mensualités de remplacement allouées au pôle, de mise à disposition, le suivi les comptes epargnes temps, les dépenses d'intérim, d'heures supplémentaires et tta (plages additionnelles), engagées par le pôle, en lien avec la drh et la dam ;
- Contribue, en lien avec le cadre supérieur de santé de pôle, à la préparation du plan de formation en cohérence avec le projet du pôle, à suivre son exécution ;
- Veille à la bonne application des statuts et des règles d'emploi du personnel au sein du pôle ;
- Analyse les indicateurs sociaux concernant le personnel du pôle : effectifs, absentéisme, gpmc participe à la réalisation des enquêtes relatives aux personnels du pôle. ;
- A en charge l'encadrement des personnels administratifs ;
- Assure le suivi administratif courant des personnels médicaux affectés dans le pôle, participe à la tenue et à la coordination des tableaux de service et d'astreinte.
- 1. Achats et approvisionnement, équipement et travaux
Le cadre administratif de pôle recense annuellement les besoins d'achats :
- De « classe 2 » : équipements hôteliers, médicaux, informatiques et travaux dans le cadre de l'élaboration des programmes annuels d'investissement ;
- De « classe 6 » : petits matériels et/ou prestations en vue de l'élaboration des procédures de marché.
Le cadre administratif de pôle :
- Veille au respect des règles d'engagement des dépenses allouées ou déléguées au pôle (règles comptables, procédures d'achat, fournisseurs et catalogues agréés par la direction des achats, etc.) ;
- Participe à la priorisation de ces besoins dans le cadre des enveloppes d'investissement et d'exploitation attribuées ou déléguées au pôle et participe à la définition qualitative des besoins en collaboration avec le chef de pôle et le cadre supérieur de santé de pôle ;
- Coordonne et suit la prise en charge de prestations ;
- Organise et suit l'inventaire des équipements du pôle en lien avec le pôle achats et ingénierie, et notamment transmet les demandes de mise à la réforme d'équipement ;
- Assure la coordination et le suivi des déménagements selon les projets du pôle avec tous les corps de métiers ;
- Participe aux réunions de travaux et au suivi des dossiers travaux et sécurité.
- 2. Communication, relations intra et extrahospitalières
Le cadre administratif de pôle :
- Contribue à la réalisation des souhaits des acteurs du pôle dans le respect des contraintes institutionnelles ;
- Assure un rôle d'interface entre les responsables médicaux, paramédicaux et l'ensemble des directions fonctionnelles (drh, daf, dai, etc.) Qui sont sollicitées par son intermédiaire pour toutes les questions relatives à la gestion opérationnelle du pôle ;
- Favorise la transmission de l'information au sein du pôle ;
- Entretient des relations avec les autres pôles d'activité clinique et services des directions fonctionnelles de l'établissement ;
- Participe à
- La création et le développement de réseaux ;
- La communication interne et externe du pôle ;
- La compréhension, à l'appropriation et à l'utilisation des différents outils de gestion par les professionnels du pôle.
- Contribue à l'élaboration du rapport d'activité annuel du pôle afin de valoriser les réalisations de son pôle.
- 3. Qualité et gestion des risques
Le cadre administratif de pôle :
- Elabore et met à jour les process, procédures et consignes spécifiques à son chmp d'activité ;
- Participe aux réunions organisées par le département qualité ou internes au pôle (notamment les comités opérationnels et/ou stratégiques) ;
- Promeut le développement de la qualité au sein du pôle.
De manière générale, le cadre administratif - assistant du chef de pôle peut se voir confier par le chef de pôle toute tâche non explicitement précisée ci-dessus à la condition qu'elle relève de la définition générale de ses fonctions et qu'elle ne soit pas contraire à une disposition législative, réglementaire ou institutionnelle.
Exigences du poste- COMPETENCES ET QUALITES REQUISE
- 1. Profil recherché
- 1.1. Prérequis pour le poste
- Agents titulaires : Attaché d'Administration Hospitalière, Adjoint des Cadres Hospitaliers ;
- Non titulaires : Formation juridique, droit public, droit hospitalier (RH et/ou finances, commande publique), de niveau licence ;
- Intérêt prononcé pour le milieu hospitalier si formation de base non hospitalière ;
- Maîtrise des logiciels bureautiques courants.
- 1.2. Compétences professionnelles
- Capacités à anticiper, à organiser, à s'adapter et à se positionner dans un environnement complexe et en forte évolution ;
- Capacité à développer une vision institutionnelle et une stratégie managériale dans le cadre de la mise en uvre du projet de pôle en cohérence avec le projet d'établissement, dans le respect du contrat de pôle et de l'EPRD ;
- Capacité à négocier et à argumenter dans un environnement pluri professionnel ;
- Capacité à informer, à prévenir, à rendre compte ;
- Capacité à s'exprimer en public et à rédiger des écrits ;
- Capacité à manager (animation d'équipe, gestion de conflits, etc.) ;
- Capacité à mettre à jour ses connaissances et se former régulièrement.
- 1.3. Qualités professionnelles
- Rigueur et souci de la recherche de solution dans le respect des échéances fixées ;
- Esprit d'initiative, sens des responsabilités et disponibilité ;
- Sens de la communication et du relationnel ;
- Discrétion, diplomatie, maîtrise de soi ;
- Capacité à travailler en équipe.
Une formation à la fonction de cadre administratif de pôle pourra être proposée.
Une formation au management sera également proposée