Responsable du service secrétariat général - Meyzieu - réf. e51054815

La ville attend de ses futurs agents une implication forte autour de cet engagement environnemental.

Détails de l'offre

Attaché hors classe

Ouvert aux contractuels

Descriptif de l'emploi

Vos futures missions

Assister le directeur général des services :

• Assurer une fonction de conseil auprès du directeur général des services et des services dans le domaine juridique,
• Rédiger des notes préparatoires à son intention en vue de réunions,
• Préparer et suivre les dossiers du directeur général des services,
• Assurer des missions thématiques qui pourront être confiées par le directeur général des services,
• Vérifier et faire appliquer les procédures relatives au circuit de validation et de sécurisation des actes ou tout autre document mis à la signature du maire ou de ses adjoints, établir les délégations des élus et des agents.

Piloter sur le plan administratif les instances municipales (conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions et diverses réunions préparatoires) :

• Programmer, recueillir des informations, établir les ordres du jour et suivre les actes
• Contrôle des notes préparatoires et des projets de rapports,
• Intervenir au sein de ces instances le cas échéant sur demande du directeur général des services pour rédiger un compte rendu, une synthèse, …
• S'assurer de la diffusion des informations en amont (des réunions) et après les réunions des instances,
• Garantir la sécurisation juridique des actes, de leur publication et communication, (délibérations, arrêtés, PV de séances., tenue des registres…),
• Veiller à la bonne conservation des documents (classement et archivage) avec la plus grande rigueur,
• -S’assurer de la mise en œuvre des décisions de l’équipe municipale en lien avec les directeurs concernés.

• Encadrer l’assistante de direction du DGS et la gestionnaire administrative et comptable dont les missions sont le secrétariat : assistance auprès du DGS, l’assistance administrative pour l'organisation des instances, la gestion du courrier, le classement archivage, la gestion des fournitures, la gestion des congés, la gestion des fêtes et cérémonies, la gestion de la téléphonie mobile et des copieurs, la mise à jour des fichiers d’adresses, le suivi des marchés publics (reliures des registres, téléphonie, copieurs, affranchissement du courrier),…
• Prioriser les activités,
• Assurer la continuité du service,
• Piloter les dossiers structurants portés par le service comme les logiciels de gestion du courrier, du conseil municipal, les outils informatiques proposés,
• Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent télérecours, etc.,
• Elaborer le budget du secrétariat général et assurer son suivi,
• Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
• Elaborer des tableaux de bord et des outils de planification.

Animer les partenariats :

• Coordonner et animer un partenariat actif d’assistance et de conseil avec les directions (notamment faire vivre le réseau des assistantes de direction et de service, ...),
• Echanger régulièrement avec l’ensemble des directions et les services municipaux ainsi que le cabinet du Maire,
• Travailler en réseau avec d’autres collectivités telles que la Métropole de Lyon, ainsi qu’avec le service de la Préfecture en charge du contrôle de légalité.

Le profil idéal

Attaché territorial, Bac + 3 à 5 en droit public, Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité, Connaissances appréciées du fonctionnement des instances et de l’environnement territorial, Capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe, Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l’information et de la communication en général, Qualités rédactionnelles, Esprit d'analyse et de synthèse, Sens de l’accueil et du service public, Rigueur, discrétion et respect des règles de confidentialité, capacité à hiérarchiser les priorités, Réactivité, autonomie et disponibilité, Qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi, Force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu.

• Temps de travail :
• 25 jours de congés annuels – 37h30 hebdomadaires
• 15 jours de R.T.T.
• Compte Epargne Temps,
• Horaires : travail en journée sauf lors des réunions se déroulant en soirée comme les conseils municipaux,
• Accès possible avec le réseau TCL, la collectivité est située à 15 kilomètres du centre de Lyon :

• Véhicule de service pour les déplacements y compris des vélos pour les courtes distances,
• Téléphone mobile, ordinateur portable,
• Parc de stationnement souterrain.

• 13ème mois (versé en novembre, au prorata lors de la première année),
• RIFSEEP : prime "IFSE" mensuelle + prime "CIA" annuelle (versée en juin).

• Possibilité d’adhésion au Comité d’œuvres sociales pour les agents (2 euros par mois) et à l’Amicale du personnel (2 euros par mois),
• Possibilité de bénéficier du contrat groupe de la mutuelle avec participation employeur ainsi que pour la prévoyance,
• Remboursement des frais de transports en commun domicile-travail à hauteur de 75 % ;
• Forfait mobilité durable,
• Restaurant municipal avec tarification avantageuse.

• Formation prise en charge par la collectivité pour la préparation aux concours et autorisation d'absence pour suivre les cours,
• Autorisation d'absence pour se présenter aux concours,
• Remboursement des frais de transport pour se présenter aux épreuves,
• Formations CNFPT favorisées par la collectivité.

Il ou elle pilotera le secrétariat général, encadrera deux assistantes et s'assurera de la continuité du service.

Vos futures missions

Assister le directeur général des services :

• Assurer une fonction de conseil auprès du directeur général des services et des services dans le domaine juridique,
• Rédiger des notes préparatoires à son intention en vue de réunions,
• Préparer et suivre les dossiers du directeur général des services,
• Assurer des missions thématiques qui pourront être confiées par le directeur général des services,
• Vérifier et faire appliquer les procédures relatives au circuit de validation et de sécurisation des actes ou tout autre document mis à la signature du maire ou de ses adjoints, établir les délégations des élus et des agents.

Piloter sur le plan administratif les instances municipales (conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions et diverses réunions préparatoires) :

• Programmer, recueillir des informations, établir les ordres du jour et suivre les actes
• Contrôle des notes préparatoires et des projets de rapports,
• Intervenir au sein de ces instances le cas échéant sur demande du directeur général des services pour rédiger un compte rendu, une synthèse, …
• S'assurer de la diffusion des informations en amont (des réunions) et après les réunions des instances,
• Garantir la sécurisation juridique des actes, de leur publication et communication, (délibérations, arrêtés, PV de séances., tenue des registres…),
• Veiller à la bonne conservation des documents (classement et archivage) avec la plus grande rigueur,
• -S’assurer de la mise en œuvre des décisions de l’équipe municipale en lien avec les directeurs concernés.

• Encadrer l’assistante de direction du DGS et la gestionnaire administrative et comptable dont les missions sont le secrétariat : assistance auprès du DGS, l’assistance administrative pour l'organisation des instances, la gestion du courrier, le classement archivage, la gestion des fournitures, la gestion des congés, la gestion des fêtes et cérémonies, la gestion de la téléphonie mobile et des copieurs, la mise à jour des fichiers d’adresses, le suivi des marchés publics (reliures des registres, téléphonie, copieurs, affranchissement du courrier),…
• Prioriser les activités,
• Assurer la continuité du service,
• Piloter les dossiers structurants portés par le service comme les logiciels de gestion du courrier, du conseil municipal, les outils informatiques proposés,
• Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent télérecours, etc.,
• Elaborer le budget du secrétariat général et assurer son suivi,
• Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
• Elaborer des tableaux de bord et des outils de planification.

Animer les partenariats :

• Coordonner et animer un partenariat actif d’assistance et de conseil avec les directions (notamment faire vivre le réseau des assistantes de direction et de service, ...),
• Echanger régulièrement avec l’ensemble des directions et les services municipaux ainsi que le cabinet du Maire,
• Travailler en réseau avec d’autres collectivités telles que la Métropole de Lyon, ainsi qu’avec le service de la Préfecture en charge du contrôle de légalité.

Le profil idéal

Attaché territorial, Bac + 3 à 5 en droit public, Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité, Connaissances appréciées du fonctionnement des instances et de l’environnement territorial, Capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe, Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l’information et de la communication en général, Qualités rédactionnelles, Esprit d'analyse et de synthèse, Sens de l’accueil et du service public, Rigueur, discrétion et respect des règles de confidentialité, capacité à hiérarchiser les priorités, Réactivité, autonomie et disponibilité, Qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi, Force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu.

• Temps de travail :
• 25 jours de congés annuels – 37h30 hebdomadaires
• 15 jours de R.T.T.
• Compte Epargne Temps,
• Horaires : travail en journée sauf lors des réunions se déroulant en soirée comme les conseils municipaux,
• Accès possible avec le réseau TCL, la collectivité est située à 15 kilomètres du centre de Lyon :

• Véhicule de service pour les déplacements y compris des vélos pour les courtes distances,
• Téléphone mobile, ordinateur portable,
• Parc de stationnement souterrain.

• 13ème mois (versé en novembre, au prorata lors de la première année),
• RIFSEEP : prime "IFSE" mensuelle + prime "CIA" annuelle (versée en juin).

• Possibilité d’adhésion au Comité d’œuvres sociales pour les agents (2 euros par mois) et à l’Amicale du personnel (2 euros par mois),
• Possibilité de bénéficier du contrat groupe de la mutuelle avec participation employeur ainsi que pour la prévoyance,
• Remboursement des frais de transports en commun domicile-travail à hauteur de 75 % ;
• Forfait mobilité durable,
• Restaurant municipal avec tarification avantageuse.

• Formation prise en charge par la collectivité pour la préparation aux concours et autorisation d'absence pour suivre les cours,
• Autorisation d'absence pour se présenter aux concours,
• Remboursement des frais de transport pour se présenter aux épreuves,
• Formations CNFPT favorisées par la collectivité.

Vous êtes intéressé(e) par notre offre ?

Adressez-nous votre candidature (lettre de motivation et CV, au format PDF, en rappelant la référence 4110-03_PT : à monsieur le Maire de Meyzieu, dans les meilleurs délais, en vous connectant sur notre plateforme de recrutement : Candidatures: http://candidatures.meyzieu.fr

Contact : https://mon.meyzieu.fr/teleservices

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.