Assistant de direction F/H
Description du poste
Au sein de la Direction de Cabinet du Siège de l'EFS et dans une équipe de trois assistant(e)s, l'assistant(e) de direction sera chargé(e) d'assister principalement la Personne Responsable de l'EFS et la Directrice Générale adjointe de la Chaîne Transfusionnelle, Thérapie et Développement (CTTD) et d'effectuer certaines tâches pour la Personne Responsable MTI / PP ainsi que pour le Conseiller du Président.
Dans ce cadre, vous aurez pour missions de :
- Assurer la gestion des agendas ;
- Assurer l'assistance téléphonique de la Direction ;
- Assurer la rédaction de courriers, de notes, de comptes rendus, la finalisation et mise en forme de documents et le suivi du courrier ;
- Organiser des réunions, gérer la logistique et préparer des dossiers ;
- Gérer et organiser les missions de déplacement et saisir les notes de frais ;
- Procéder à la vérification des factures liées aux déplacements et déjeuners ;
- Assurer le classement, la mise à jour de fichiers (annuaires spécifiques, chrono courriers), l'archivage ;
- Assurer diverses missions spécifiques en fonction des besoins de la Direction.
Vous serez également amenez ponctuellement à :
- Suppléer l'assistanat du Président, du Directeur Général, de la Directrice de Cabinet, du Directeur Général adjoint Ressources et Performance ;
- Gérer occasionnellement la logistique des instances de gouvernance : documents mis à disposition, préparation des dossiers.
Description du profil
Titulaire d'un Bac + 2 minimum (BTS Bureautique, etc.), vous avez une expérience professionnelle de 5 ans minimum sur un poste similaire.
Vous êtes autonome, organisé(e), rigoureux (se) et consciencieux (se). Vous avez une bonne capacité d'adaptation et un très bon relationnel. Vous avez l'esprit d'initiative. Vous appréciez le travail en équipe et vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion.
Vous maitrisez les outils Microsoft et Outlook.