Gestionnaire administratif(ve) du personnel

Descriptif

• Un Directeur des Ressources Humaines, en responsabilité de l'ensemble des Directions des Ressources Humaines des établissements hospitaliers qui composent la direction commune ;
• Un(e) Attaché(e) d'Administration Hospitalière ;
• Quatre gestionnaires ressources humaines.
• Un(e) secrétaire des ressources humaines.

**MISSION**

Traiter tout ou partie des éléments administratifs afférents au domaine de la protection sociale et du temps de travail, relatifs à la gestion des dossiers individuels du personnel.

• Accueil physique et téléphonique :
• Information et conseil à des tiers (agents, cadres des services) dans son domaine d'activité
• Réception et traitement des demandes téléphoniques et/ou des messages électroniques
• Gestion administrative et suivi spécifique relatif au domaine de la protection sociale :
• Application des règles, procédures relatives aux déclarations d'accident de service/Maladies professionnelles, CLM, CLD, MO
• Saisie et mise à jour des situations administratives des personnels (maladie, AT, maternité, paternité, CLM, CLD, autorisations d'absences),
• Recueil/collecte et traitement des données ou informations spécifiques : enquête administrative, préparation et reproduction des documents et pièces réglementaires pour la constitution des dossiers AT/MP, CLM, CLD, IPP
• Envoi des dossiers aux administrations compétentes (CPAM, Conseil Médical)
• Suivi auprès du conseil médical de situations administratives spécifiques : rechutes, expertises médicales, maladie ordinaire > 6 mois, IPP.
• Rédaction de courriers et/ou attestations, archivage des courriers et documents administratifs.
• Production, édition et classement des décisions administratives.
• Tenue à jour des données: suivi des remboursements d'indemnités journalières, calcul et suivi des congés maternité et paternité.
• Gestion du temps de travail :
• Gestion des demandes d'autorisation d'absence exceptionnelles, contrôle des droits et recueil des pièces justificatives
• Conseil et support administratif du logiciel de temps de travail, clôture annuelle du temps de travail.
• Contrôle et gestion des droits à congés annuels, des CET et des autorisations d'absence en tenant compte de la règlementation applicable et du protocole interne.
• Suivi des autorisations d'absence syndicales : tenue à jour et suivi des compteurs de droits syndicaux.
• Traitement des demandes de décharge d'activité de service pour exercice d'un mandat syndical, réponse aux intéressés et responsables de service, édition des décisions.
• Gestion administrative et suivi des temps partiels :
• Saisie et mise à jour des situations administratives des agents.
• Suivi et envoi des renouvellements de temps partiels.
• Suivi statistique de l'activité d'absentéisme :
• Extraction de données.
• Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux de bord.
• Traitement des informations relatives au bilan social.
• Gestion et suivi du contrat de couverture des risques statutaires (frais médicaux) :
• Enregistrement des déclarations de frais médicaux sur la plateforme assureur.
• Suivi des remboursements.

• Accueillir et orienter les personnes
• Expliquer aux agents les situations administratives relevant du domaine de l'absentéisme,
• Conseiller et orienter les personnes pour les questions relevant du domaine de l'absentéisme
• Evaluer la pertinence, la véracité des données et/ou informations
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d'activité
• Rédiger, mettre en forme des notes, documents et /ou rapports
• Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation
• Utiliser les outils bureautiques et les technologies de l'information et de communication
• Analyser les données et/ou informations

** Connaissances particulières requises : **

• Connaissances générales : Organisation et fonctionnement interne de l'établissement, classement et archivage, accueil téléphonique, droit de la fonction publique hospitalière, bureautique
• Connaissances détaillées : gestion administrative, logiciel dédié à la gestion administrative des personnels, droit de la protection sociale

niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.

Télétravail possible, dans le respect des dispositions institutionnelles ;