Assistant(e) de Direction - Direction des Ressources HuMaynes

Descriptif

Letapos;Assistant(e) de Direction assiste le Directeur des Ressources Humaines pour optimiser la gestion de son temps et ses activités (gestion detapos;agenda, prise de rendez-vous, mise en place de réunions, suivi du courrier et des parapheurs élaboration de dossiers de travail...). Il/elle peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou detapos;évènements spécifiques.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil physique des personnes (information, orientation, gestion des appels, filtrage, évaluation du degré detapos;urgence, prise de rendez-vous) ;
• Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques vers les personnes et/ou secteurs detapos;activités compétents.

• Gestion de letapos;agenda du Directeur des Ressources Humaines en lien avec les secrétariats des autres sites de la direction commune ;
• Organisation des réunions (convocations, réservation et préparation des salles) ;
• Préparation des dossiers du Directeur des Ressources Humaines ;
• Prise de note, frappe et mise en forme de tous documents, rapports, courriers ;
• Suivi des dossiers en cours du Directeur des Ressources Humaines et des échéances associées, relance auprès des correspondants ;
• Participation et rédaction du compte-rendu des réunions de service ;
• Réception, traitement et orientation des courriers et des mails vers les personnes et/ou secteurs detapos;activités compétents (ouverture, enregistrement) ;
• Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports ;
• Gestion et diffusions des notes detapos;information relevant de la DRH ;
• Mise à jour du site intranet de la Direction des Ressources Humaines ;
• Reproduction de documents ;
• Gestion des fournitures du service et du matériel de bureau.

• Comité Social detapos;Etablissement (CSE) et Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et Conditions de Travail (F3SCT) : mise en forme de letapos;ordre du jour, réservation de la salle, préparation et envoi des documents afférents, participation aux séances, prise de notes, rédaction et envoi des procès-verbaux, réception des questions sollicitées par les partenaires sociaux

• Traitement et suivi des grèves ; préparation des notes detapos;information, suivi des assignations, remontée statistiques, mise à jour du tableau de service minimum

• Relais entre le personnel de letapos;établissement et le CGOS, information de premier niveau dans le domaine des prestations du CGOS et les démarches à accomplir pour bénéficier des prestations, actions ou aides financières du CGOS
• Suivi des situations administratives des agents bénéficiant des compléments de salaire sur des situations detapos;absentéisme : constitution des dossiers (collecte des pièces et décisions administratives, relevé de carrière, envoi des documents au CGOS)
• Diffusion des actions proposées par le CGOS
• Mise à disposition des formulaires et supports detapos;information fournis par le CGOS

• Enregistrement, suivi et archivage des conventions ; tenue du tableau de bord associé

ACTIVITES PONCTUELLES

Polyvalence attendue et remplacements mutuels en letapos;absence de la gestionnaire formation qui assure notamment les missions suivantes :

• Gestion et suivi des ordres de missions et des demandes de remboursement de frais de déplacement associées

• Gestion des demandes de stage et évaluations en milieu de travail
• Instruction des demandes de stage, coordination avec les cadres de services et/ou la Direction des Soins pour letapos;organisation du stage, gestion et suivi des conventions de stage

• Filtrage des demandes, renseignement et/ou orientation des personnes (en présentiel/par téléphone ou mail)
• Organisation, priorisation et planification des tâches confiées ; suivi rigoureux des dossiers en cours et des échéances
• Définition detapos;un plan de classement des dossiers en cours et à archiver
• Aisance rédactionnelle
• Capacités à prioriser et à transmettre des messages de façon synthétique
• Connaissances généralistes sur le statut de la Fonction Publique Hospitalière
• Techniques de prises de note

• Disponibilité
• Rigueur, méthode
• Loyauté, discrétion et sens de la confidentialité
• Capacité à anticiper et à prendre des initiatives
• Esprit detapos;analyse et de synthèse
• Sens des relations humaines
• Capacité à travailler en équipe

• Télétravail possible, dans le respect des dispositions institutionnelles ;

Profil de formation recherché : niveau 5 (BTS Assistant de Direction) ou expérience significative et confirmée sur des fonctions similaires.