Villefranche-de-Rouergue - Encadrant(e) des secrétariats médicaux

Descriptif

Horaires de travail, Cycle de 39h00 hebdomadaires, répartis du lundi au vendredi soit 7h48 par jour ; variable en fonction des besoins, avec ouverture de droit à congés de récupérateur de temps de travail (RTT), calculés au prorata du volume d'heures travaillées dans l'année (19 RTT/an pour un agent à temps complet sans arrêt de travail) du lundi au vendredi.

Ni gardes, ni astreintes.

• Mettre en oeuvre et ajuster les organisations nécessaires au bon fonctionnement des secrétariats médicaux afin de garantir l'atteinte des objectifs fixés.
• Le coordonnateur définit et évalue le travail et les tâches qui relèvent de chaque secrétaire médicale compte tenu de leur affectation ;
• Fixer les objectifs à l'équipe, élaborer le programme de travail et en assurer la coordination afin d'optimiser l'efficacité et la qualité du travail ;
• Assurer la diffusion aux secrétaires médicales de toutes les informations indispensables au fonctionnement du secrétariat médical ;
• Organiser l'arrivée des nouveaux agents, de stagiaires ;
• Gérer quotidiennement les équipes ;
• Gérer les effectifs (gestion des candidatures, entretiens de recrutement, suivi des effectifs) ;
• Organiser le planning compte tenu des droits à congés, formation et autres absences de telles sorte que les tâches définies soient réalisées dans le temps imparti ;
• Assurer le recrutement et la gestion des mobilités des secrétaires médicales ;
• Évaluation annuelle des agents (recueil des besoins en formation des personnels des secrétariats.
• Participer aux audits, enquêtes, EPP (Evaluation Pratiques Professionnelles), CREX (Comité Retour Expérience), RMM (Revue Mortalité Morbidité) et différents traceurs, s'impliquer dans la gestion des risques ;
• Appliquer les procédures et protocoles institutionnels ;

• S'investir dans la préparation de la certification HAS et participer à la certification HAS ;
• S'assurer de la formalisation et de la diffusion aux usagers des plages de consultations publiques et privées ;
• Assurer la gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux des patients.

• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité. Proposer les organisations cibles ;
• Contrôler et suivre la qualité des prestations, dans son domaine d'activité ;
• Participer à la formation des personnes aux techniques et procédures de son domaine et à leur application
• Organiser le suivi opérationnel des activités/projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes ;
• Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration ;
• Contribuer à toutes les réflexions, démarches et groupes de travail pour la bonne mise en oeuvre des organisations des secrétariats médicaux.