Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Le poste de Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

38H30 Autre

Ponctuels Zone départementale

Nous recherchons une secrétaire administrative (H/F) à temps plein sur un poste vacant au sein de l'Unité de Recherche Clinique.

Tous les profils correspondant aux compétences demandées seront étudiés

• Assistanat Administratif : Gestion de l'agenda de la directrice : organisation des rendez-vous, réunions et événements internes et externes. Traitement du courrier et des échanges électroniques. Préparation et suivi des dossiers administratifs. Organisation logistique des réunions (convocations, comptes rendus, suivi des actions). Rédaction de notes, veille des appels à projets avec planification des échéances, commandes de matériel, de fournitures, bons de travaux, rédaction/gestion des conventions, etc.
• Gestion des annuaires notamment celui du personnel hospitalier publiant sur l'établissement (mise à jour annuelle avec relance des validations des publications scientifique sur une plateforme nationale -SIGAPS)
• Gestion des devis et facturations en lien avec le service financier. Suivi des procédures de marché public. Assistance pour les bilans d'activité divers.
• Soutien Organisationnel : Recherche/gestion documentaire : classement, archivage, mise à jour des bases de données. Assistance dans le suivi des indicateurs de performance et des tableaux de bord. Participation active à l'amélioration des processus internes. Organisation de la logistique des missions extérieures.
• Communication : Création et mise à jour de supports de communication internes et externes (affiches, newsletters, etc.) et diffusion. Participation à l'organisation des événements (conférences, séminaires, portes ouvertes, etc). Assistance dans la gestion des réseaux sociaux.
• Soutien à l'animation de réseaux : Ex : Gestion administrative et accompagnement à la communication et à l'organisation d'événement pour le réseau RICH1.

Profil: Bac +2 (souhaité)

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils collaboratifs. Maîtrise de l'outil Canva (minimum), voire d'outils de gestion de projets type TRELLO/MS Project ; utilisation de logiciels photo, vidéo, audio serait un plus.
• Capacité à rédiger et structurer des documents clairs et professionnels.

• Excellent relationnel, sens de l'organisation, grande rigueur, autonomie et gestion des priorités. Aptitude à travailler en toute discrétion et à respecter la confidentialité. Capacité à interagir avec divers interlocuteurs (internes et externes). Faire preuve de réactivité, proactivité, créativité, dynamisme, efficience, adaptabilité, ouverture d'esprit, sens du travail en équipe (solidarité, sens du service.), savoir anticiper les besoins.
• Avoir une sensibilité pour comprendre les sujets techniques, intérêt et curiosité pour la recherche en santé, l'innovation et la communication.
• Aimer apprendre de nouvelles choses chaque jour.

• Poste basé au Puy-en-Velay, au sein du Centre Hospitalier Émile Roux avec des déplacements possibles sur la Haute-Loire. Déplacements occasionnels possibles en dehors du département.
• Horaires globalement fixes mais flexibles selon les besoins de l'activité.
• Repos fixes les samedi, dimanche et jours fériés. Participation occasionnelle à des événements hors horaires habituels selon les besoins et le profil (soirées, week-ends).
• Temps de travail : Temps plein

Le profil recherché

Bac+2 ou équivalents Souhaité

Avantages

Autre

À savoir

• 1
• Niveau d'études : bac+2
• Expérience : 0
• 2 ans (débutant)

Référence : 12509172