Adjoint en gestion administrative de la formation et des études (H/F) - Université de Poitiers - réf. x87117123
Le poste de Adjoint en gestion administrative de la formation et des études (H/F)
35H Autre
Contexte et missions
Dans un laboratoire de recherche en gestion dynamique avec 50 enseignants chercheurs et 50 doctorants, vous serez en chargedu secrétariat et de l'accompagnement des doctorants.
Métier pivot dans l'organisation afin de fluidifier la communication interne et faciliter la prise de décision : relaye l'information, prépare et organise les dossiers d'aide à la décision, assure l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes).
Activités principales : Appliquer et/ ou faire appliquer une réglementation du domaine d'activité
Appliquer les procédures, modes opératoires liés à l'activité du service et participer à leur mise à jourClasser et archiver des documents
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes : organisation de colloques et journées de recherche, organisation des soutenances de thèse.
Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité : gérer les inscriptions en doctorat, en thèse, préparationdes dossiers pour le comité des thèses et vérification avant envoi à l'école doctorale.
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : transmettre les attestations de présence aux séminaires et ateliers à l'école
doctorale, répondre aux enquêtes de recensement des thèses.
Profil recherché :
SavoirsConnaissance de l'environnement administratif
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Savoir-êtreRéactivité
Sens de la confidentialité
Sens de l'organisation
Savoir-faireConcevoir des tableaux de bord
Accueillir les publics concernés
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Diplôme : BaccalauréatDomaine de formation souhaité : secrétariat administration
Expérience : Débutant(e) accepté(e) (expérience inférieure à 2 ans)
Contraintes de calendrierEn fonction de l'organisation des colloques ou journées recherche.
Contraintes horaires
Le profil recherché
Expérience souhaitée : Débutant acceptéBac ou équivalent secrétariat assistanat communication Exigé
Avantages
Autre
À savoir
Nombre de poste :- 1
- Niveau d'études : bac
- Expérience : 0
- 2 ans (débutant)
Référence : 12480924