Gestionnaire administratif (h/f)
Détails de l'offre
Famille de métiersCitoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Métier(s)Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-14 du code général de la fonction publique)Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Nice, la direction Ressources Techniques, Immobilières et Moyens Généraux a pour mission d'apporter une expertise technique pour l'ensemble des directions du CCAS, de veiller au maintien des conditions d'utilisation du patrimoine bâti de la collectivité et de garantir les ressources immobilières du CCAS.
Vous serez en charge d'assurer le suivi administratif de la direction, d'assister administrativement le responsable du service technique, de réceptionner l'ensemble des demandes d'interventions techniques et les orienter vers le pôle technique concerné en fonction de la nature de la demande, d'enregistrer et de renseigner la base de données ASTECH, ainsi que de contribuer à assurer la sécurité, la qualité et la pérennité des bâtiments du CCAS.
Missions / conditions d'exerciceVos missions principales seront :
- Le suivi administratif de la direction :
- Vous participerez aux réunions de service (prises de note, compte-rendu) en accompagnement du directeur et/ou de l'adjoint ;
- Vous gérerez les courriers de la direction (entrants et sortants) ;
- Vous assurerez le rôle de référent informatique : gestion des photocopieurs (commandes de cartouches d'encre, demandes de réparations, tickets informatiques, etc) :
- en lien avec l'adjoint, vous serez le référent archives de la direction : organisation du tri, destruction, classement et archivage de documents ;
- Vous programmerez des réunions en organisant la logistique et préparerez les dossiers préalables.
- Le suivi administratif du service technique :
- Vous assisterez le responsable du service technique ;
- Vous produirez ou corrigerez des écrits (courriers, notes, comptes-rendus, etc) ;
- Vous préparerez et suivrez des réunions avec les mainteneurs et autres prestataires ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique du service avec prise et transmission de messages ;
- Vous assurerez le suivi des déclarations de sinistres en lien avec le pôle assurances ;
- Vous suivrez et mettrez à jour des tableaux de bord (suivi des chantiers/opérations, etc) ;
- Vous assisterez le responsable du service lors de l'élaboration du rapport annuel d'activité du service ;
- Vous tiendrez à jour le répertoire des agents, des entreprises, des sites et des responsables d''établissements.
- Le suivi des demandes d'intervention :
- Vous mettrez en oeuvre la procédure de gestion et de suivi des demandes des établissements ;
- Vous réceptionnerez l'ensemble des demandes d'intervention adressées au service technique ;
- Vous ferez compléter et orienterez les demandes vers le pôle concerné en fonction de sa nature et de son importance (pôle travaux, pôle entretien / maintenance, ou ateliers) et mettrez à jour la base de données Astech en conséquence ;
- Vous alerterez le chef de service en cas d'urgence et assurerez les relations avec les demandeurs et le pôle comptable le cas échéant ;
- Vous enregistrerez et numériserez les bordereaux de commande, les bons de commande, les bons de livraisons, les procès-verbaux de réception et les factures ;
- Vous procéderez au regroupement des pièces comptables pour les enregistrer sur le logiciel dédié ;
- Vous transmettrez les informations de progression des demandes au site demandeur (prise en charge, demande rejetée, bon de commande en cours, etc) :
- en lien avec le responsable du service, vous programmerez des réunions hebdomadaires de suivi des demandes en cours et vous assurerez de la prise en charge des demandes dans les meilleurs délais,
- Vous établirez des bordereaux de commande sur la base des devis fournis et validés par les techniciens ;
- Vous transmettrez les bordereaux au service comptable après signature du chef de service ;
- Vous traiterez les fiches d'intervention (enregistrement et valorisation des heures de travail des agents après intervention).
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BEP/CAP ou Bac à Bac+2 en gestion administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle du CCAS et ses établissements ;
- Vous possédez des notions en logistique et travaux du bâtiment ;
- Vous vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels métiers ;
- Vous connaissez la réglementation en matière de comptabilité publique.
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous possédez un bon sens relationnel ;
- Vous êtes réactif(ive) et disponible.
Au sein du Centre Communal d'Action Sociale de la Ville de Nice, la direction Ressources Techniques, Immobilières et Moyens Généraux a pour mission d'apporter une expertise technique pour l'ensemble des directions du CCAS, de veiller au maintien des conditions d'utilisation du patrimoine bâti de la collectivité et de garantir les ressources immobilières du CCAS.
Vous serez en charge d'assurer le suivi administratif de la direction, d'assister administrativement le responsable du service technique, de réceptionner l'ensemble des demandes d'interventions techniques et les orienter vers le pôle technique concerné en fonction de la nature de la demande, d'enregistrer et de renseigner la base de données ASTECH, ainsi que de contribuer à assurer la sécurité, la qualité et la pérennité des bâtiments du CCAS.
Vos missions principales seront :- Le suivi administratif de la direction :
- Vous participerez aux réunions de service (prises de note, compte-rendu) en accompagnement du directeur et/ou de l'adjoint ;
- Vous gérerez les courriers de la direction (entrants et sortants) ;
- Vous assurerez le rôle de référent informatique : gestion des photocopieurs (commandes de cartouches d'encre, demandes de réparations, tickets informatiques, etc) :
- en lien avec l'adjoint, vous serez le référent archives de la direction : organisation du tri, destruction, classement et archivage de documents ;
- Vous programmerez des réunions en organisant la logistique et préparerez les dossiers préalables.
- Le suivi administratif du service technique :
- Vous assisterez le responsable du service technique ;
- Vous produirez ou corrigerez des écrits (courriers, notes, comptes-rendus, etc) ;
- Vous préparerez et suivrez des réunions avec les mainteneurs et autres prestataires ;
- Vous assurerez l'accueil téléphonique du service avec prise et transmission de messages ;
- Vous assurerez le suivi des déclarations de sinistres en lien avec le pôle assurances ;
- Vous suivrez et mettrez à jour des tableaux de bord (suivi des chantiers/opérations, etc) ;
- Vous assisterez le responsable du service lors de l'élaboration du rapport annuel d'activité du service ;
- Vous tiendrez à jour le répertoire des agents, des entreprises, des sites et des responsables d''établissements.
- Le suivi des demandes d'intervention :
- Vous mettrez en oeuvre la procédure de gestion et de suivi des demandes des établissements ;
- Vous réceptionnerez l'ensemble des demandes d'intervention adressées au service technique ;
- Vous ferez compléter et orienterez les demandes vers le pôle concerné en fonction de sa nature et de son importance (pôle travaux, pôle entretien / maintenance, ou ateliers) et mettrez à jour la base de données Astech en conséquence ;
- Vous alerterez le chef de service en cas d'urgence et assurerez les relations avec les demandeurs et le pôle comptable le cas échéant ;
- Vous enregistrerez et numériserez les bordereaux de commande, les bons de commande, les bons de livraisons, les procès-verbaux de réception et les factures ;
- Vous procéderez au regroupement des pièces comptables pour les enregistrer sur le logiciel dédié ;
- Vous transmettrez les informations de progression des demandes au site demandeur (prise en charge, demande rejetée, bon de commande en cours, etc) :
- en lien avec le responsable du service, vous programmerez des réunions hebdomadaires de suivi des demandes en cours et vous assurerez de la prise en charge des demandes dans les meilleurs délais,
- Vous établirez des bordereaux de commande sur la base des devis fournis et validés par les techniciens ;
- Vous transmettrez les bordereaux au service comptable après signature du chef de service ;
- Vous traiterez les fiches d'intervention (enregistrement et valorisation des heures de travail des agents après intervention).
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité publique ou en établissement public.
Compétences :- Vous connaissez l'organisation fonctionnelle du CCAS et ses établissements ;
- Vous possédez des notions en logistique et travaux du bâtiment ;
- Vous vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels métiers ;
- Vous connaissez la réglementation en matière de comptabilité publique.
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous possédez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ;
- Vous possédez un bon sens relationnel ;
- Vous êtes réactif(ive) et disponible.
Envoyer CV et lettre de motivation à : Monsieur le Président
4 Place Pierre Gautier06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.