Adjoint en gestion administrative - SCUIO-IP (H/F)
Le poste de Adjoint en gestion administrative - SCUIO-IP (H/F)
37H55Travail en journée
Le Scuio-IP développe et anime la politique d'information, d'orientation et d'insertion professionnelle des différents publics. Il contribue aux missions d'information, d'orientation et d'insertion professionnelle de l'UT2J.
Il est un appui à l'organisation d'actions d'information des publics sur les formations et leurs débouchés professionnels, à l'organisation des UE Projet Professionnel de l'Etudiant, au développement des relations avec les milieux socio-économiques et à la politique d'insertion des UFR et des diplômés.
Vous intégrerez une équipe de 20 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement à la Responsable administrative et financière et le responsable du pôle communication, documentation et finances.
Vos missions consisteront à :
1/Participer à l'accueil et à l'information des publics et des partenaires et participer aux activités du service :
Dans le centre de ressources, assurer des permanences de premier accueil des usagers.Lors des événements et manifestations, types salons, forums, journées d'intégration, etc. organisés par le Scuio-IP, accueillir les publics et présenter les ressources et activités du service, participer à l'accueil des intervenants et partenaires.
Dans le cadre du projet ACORDA (notamment actions Premier campus et Destination campus), accueillir les stagiaires, les accompagner vers les salles de cours, installer et désinstaller le stand
2/ Contribuer à la gestion administrative et logistique du service et gérer la plateforme Premier campus :
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
Gérer la boite mél générique du service
Traiter le courrier électronique : diffusion en interne, redirection en externe aux interlocuteurs pertinents, Réponse à une partie des demandes d'information des services et usagers (réponse type)Diffuser les informations relatives au service : affichage dans les composantes sur le campus et lien avec les gestionnaires de scolarité, diffusion des modifications d'horaires d'ouverture du service au public
Faire les demandes d'interventions, de travaux et réparations via les tickets (Looma) et les suivre.
Réserver les salles via l'outil CELCAT interne à l'UO.
Suivre les stocks de consommables et fournitures (papier et cartouches d'encre) : préparer, réceptionner et ranger les commandes.Participer à la mise en œuvre et au déroulement des actions et manifestations du service : INFOSUP, JPO, La Tête de l'Emploi, etc.
Dans le cadre du projet ACORDA : suivre les inscriptions sur la plateforme, vérifier les pièces déposées : certificat de scolarité, convention, générer et mettre à jour le tableau de suivi des stagiaires présents.
3/ Participer aux activités documentaires/de communication :
Dans le cadre du salon INFOSUP : montage des supports d'information : dossiers documentaires licence et master à destination des participants.Dans le cadre du développement de la plateforme Horizon Pro : saisie des informations dans les onglets "Actualités", "Evénements", recherche et saisie d'offres de stage et d'emploi
Le profil recherché
Expérience souhaitée : 1 An(s)
Bac ou équivalent SouhaitéCAP, BEP et équivalents Souhaité
Avantages
Pc portable, Autre
À savoir
Nombre de poste : 1 - Niveau d'études : bacRéférence : 12293388