Assistant-e administratif-ve (H/F)
Le poste de Assistant-e administratif-ve (H/F)
35HTravail en journée
Ponctuels Zone nationale
La mission du poste d'assistant(e) de gestion opérationnelle au sein du service exploitation vise à apporter un appui administratif quotidien au service, notamment au chef de projet et aux managers de centres commerciaux.
Etablir des documents « type » opérationnels : baux, courriers, ..
Faciliter la recherche, les requêtes, les mises à jour et classement de fichiers informatiques et papier (entreprises, locataires, prospects.) nécessaires au suivi des dossiers et à la gestion de la base immobilière.
Réponses aux courriers et appels entrants des interlocuteurs du service (locataires, prestataires, collectivités.)
La mission comporte également un volet administratif consacré à la commercialisation, là aussi en soutien des managers de centres commerciaux, sur la production d'éléments de communication et sur le suivi des baux, sous la responsabilité du chef de projet.
Les missions principales seront les suivantes : Administratif
Mise en place et administration d'un outil de gestion locative et/ou du patrimoine
Veille et suivi administratif de l'arborescence dans le cadre des livraisons de sites (tuilage administratif interservices)Contribution à la rédaction de courriers dans le cadre du suivi des locataires (documents type, courriers de relance, d'avenants, reprise d'abonnement/résiliations, etc.)
Constitution au fur et à mesure de documents « type » (courriers, dossier, appui du n+1 dans la constitution du suivi financier du service...)
Montage de réunion avec les partenaires - assistanat administratifRéponse aux appels entrants avec renseignement de la base contacts et prospective.
Assister quotidiennement le n+1 dans les tâches administratives : courriers, mise en forme de tous type de documents..Gestion locative
Alimentation de l'outil de gestion locative en collaboration avec la Responsable de gestion locativeCréation d'un outil d'alerte sur les renouvellements de baux
Appui administratif à la gestion des filiales
Commercialisation
Base prospects à élaborer en lien avec l'outil de gestion locativeContribution aux mises à jour des annonces de locaux vacants (site ANCT, Le Bon Coin.)
Préparation des documents pour mise en place des communications opérationnelles (fiche de commercialisation, appel à candidatures..).Relecture des baux et mise en forme avant validation par le chef de projet (un contrôle juridique est réalisé a postériori).
Suivi des annexes des baux (pièces manquantes, mises à jour des documents en lien avec l'équipe technique).
Relais d'information externe et interne en cas d'absence d'un manager.
Le profil recherché
Expérience souhaitée : Débutant accepté
Salaire et avantages
Mensuel, de 1 800 € à 1 900 €
Pc portable, Restauration
À savoir
Nombre de poste : 1 - Expérience : 0 - 2 ans (débutant)Référence : 12327987